Время от времени меня просят выступить с докладом об инновациях в управлении документами. Мне нравится это делать - потому что я искренне считаю, что сейчас самое захватывающее время в истории, чтобы работать в данной области.
Мне был задан вопрос о хранении и о том, как об этом говорить со своим руководством. Задавший вопрос коллега был заинтересованным лицом из ИТ-службы, но я также много обсуждал тему хранения со специалистами в области управления документами, - поэтому я подумал, что будет полезно поделиться своей точкой зрения.
С моей точки зрения, именно здесь во всём блеске показывает себя модель DIKAR - данные (Data), информация (Information), знания (Knowledge), действия (Action) и результаты (Results).
Мой комментарий: Сам Карл Мелроуз об этой модели в другом своём посте говорит так: «DIKAR - это как раз модель, которая подчеркивает проблемы, с которыми люди сталкиваются из-за плохой работы с документами в организации. Название представляет собой акроним, сформированный на основе пяти понятий: данные (Data), информация (Information), знания (Knowledge), действия (Action) и результаты (Results)», см. http://rusrim.blogspot.com/2020/12/dikar.html
Хранение является фактором качества информации.
Если информация записана на бумажных носителях, и эти бумажные документы находятся во внеофисном хранилище, до которого добираться 24 часа, то самое короткое время получения документов использующим их процессом будет составлять 24 часа.
Если к тому же стоимость возврата короба с документами составляет 15 долларов, то самый дешёвый результат, который Вы можете получить, будет 15 долларов – и это ещё до того, как кто-либо действительно что-либо начнёт делать.
В случае хранения в электронном виде всё одновременно и сложнее, и проще.
Как и в случае с электронной почтой, проблема заключается в том, что услуга используется многими процессами и выдаёт множество результатов.
Основная идея остаётся прежней: как эти инвестиции меняют нашу способность выдавать результаты? Если меняется качество Вашей информации, то меняется и качество результатов, которых Вы можете достичь. Остается лишь задать вопрос: оказывает ли изменение качества результатов существенное влияние на затраты?
Когда речь заходит о хранении в электронном виде, часто это просто не так. Иногда, однако, влияние перехода на электронное хранение может быть трансформирующим. Нам решать, когда такое происходит, и каким образом повышение качества информации может привести к улучшению результатов.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Мир изменился. Прошли те времена, когда нужно было убеждать возрастных руководителей, привыкшим к технологиям 20-го века, в том, что электронные документы и их хранение в электронном виде законны, возможны и эффективны. Сегодня, наоборот, всё чаще приходится убеждать руководство (об ИТ-специалистах я уже и не говорю) в том, что некоторые документы пока что лучше или оставить на бумаге или в иной аналоговой форме, или создавать одновременно бумажный и электронный экземпляры. Всё чаще использование бумажных технологий или прямо запрещается нормативно-правовыми документами. или становится технически невозможным и/или слишком затратным. К тому же стремительно «вымываются» специалисты, умеющие грамотно работать с бумагой … Последний бумажный «оазис» - это наши архивы, но и им, думаю, недолго осталось …
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-talk-to-it-and-your-executive
Комментариев нет:
Отправить комментарий