Специалисты по управлению документами разрабатывают указания по срокам хранения и утверждают уничтожение ненужных документов, в то же время продвигая плановое обеспечение долговременной сохранности тех документов, которые необходимо сохранять в течение длительного времени.
Для специалистов по управлению документами, термин «архивный» означает долговременное, но не обязательно постоянное хранение. Эти специалисты могут считать, что их архивные данные имеют «долговременную ценность», заменяя ею в ряде случаев «постоянную ценность» при описании «архивной ценности».
Общие проблемы
Тем не менее, архивисты и специалисты по управлению документами сталкиваются со схожими проблемами, когда речь идет об обеспечении сохранности цифровых объектов. И те, и другие признают, что не существует окончательного решения проблемы обеспечения электронной сохранности, и что наиболее надёжным подходом для решения проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов является последовательное использование ряда среднесрочных решений.
Ключевым моментом является поддержание путей миграции от одного метода или платформы обеспечения сохранения к другим. Пути миграции могут принимать многообразные формы. Миграция носителей информации обеспечивает простой способ переноса документов с их текущего носителя на другой. Ключом к успеху здесь является приверженность использованию непроприетарного программного и аппаратного обеспечения, и использование только тех форматов, у которых имеется устоявшаяся доля на рынке, чтобы имелось достаточная поддержка рынка для перехода от старого носителя информации к новому.
Долговременное хранение
Те же концепции применимы и к форматам для долговременного хранения. Архивисты, насколько это возможно, должны добиваться от организации стандартизации и сокращения количества документов, требующих использования форматов для долговременного хранения. Например, многие организации для долгосрочного хранения неструктурированных данных используют форматы PDF и PDF/A. Формат PDF является проприетарным (это утверждение не вполне соответствует действительности; самая новая версия PDF 2.0 представляет собой открытый формат, стандартизированный ИСО – Н.Х.) , и его использование сопряжено с рисками, однако он настолько широко используется, что стал стандартом де-факто, - и если даже впоследствии возникнут проблемы, то будет множество инструментов для преобразования PDF в любой последующий формат.
Проблемы с программным обеспечением
Наиболее серьёзный вызов связан с программным обеспечением, поскольку присущие ему проблемы чрезвычайно усложняют обеспечение долговременной сохранности. И если архивисты смогут хотя бы сподвигнуть свои организации на использование ограниченного набора форматов, то эти организации уже будут гораздо лучше подготовлены к обеспечению долговременной сохранности электронных материалов. Опять же, те же проблемные вопросы возникают в зависимости от степени открытости программного обеспечения, его рыночной доли и степени совместимости с другим программным обеспечением - все эти факторы следует учитывать. Проблема в том, что программное обеспечение часто выбирается для удовлетворения текущих потребностей. Лучшее, что в большинстве случаев могут сделать архивисты, это обосновать необходимость путей миграции.
Долговременная сохранность стоит дорого
Одним из ключевых вопросов при обеспечении долговременной сохранности является вопрос затрат. В какой бы форме ни осуществлялась электронная сохранность, она стоит денег. Наиболее простой способ сократить эти расходы – это использовать программу регулярного уничтожения, которая позволяет избавиться от значительной части документов, которые не нужно сохранять.
Самый распространенный метод обеспечения сохранности - просто поддержание материалов путем перекопирования, что обходится дешево. Если документы впоследствии невозможно будет найти, получить к ним доступ или понять их, ИТ-служба скажет, что сделала всё, что могла. Многие ИТ-службы будут утверждать, что этот подход является достаточным, поскольку они все ещё способны обеспечить доступ к более старым документам.
Проблема с их аргументацией заключается в том, что электронные документы появились с середины 1980-х годов, и тогда большая часть данных поддерживалась централизованно с использованием коллективно используемых ЭВМ-мэйнфреймов, а важные документы организации хранились на бумаге. С тех пор вычислительная среда стала намного сложнее, и те, кто серьезно рассматривал проблему, полагают, что использовавшаяся до сих пор тактика обеспечения сохранности не обеспечит доступность документов в будущем.
Специфические проблемы обеспечения сохранности
Обеспечение долговременной сохранности некоторых типов цифровой информации требует решения уникальных проблем, поскольку документы сильно зависят от программного обеспечения, которое их создает. Например, специфические проблемы возникают вследствие того, что географические информационные системы, программы компьютерного моделирования, компьютерные игры и иное программное обеспечение и соответствующие документы неотделимы друг от друга. Кроме того, существуют сложности с обеспечением сохранности веб-сайтов, которые являются лишь одним из многих типов документов, требующих особого внимания при решении проблемы обеспечения долговременной сохранности.
Хотя архивисты и специалисты по управлению документами могут по-разному понимать, что такое «долговременная/постоянная сохранность», они сталкиваются со схожими проблемами и стремятся сохранить и защитить документы, имеющие непреходящую ценность.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-and-records-management-preservation/
Комментариев нет:
Отправить комментарий