суббота, 15 ноября 2008 г.

Архивы и архитектура информационного общества

Тезисы доклада Маркку Ненонена (Национальные Архивы Финляндии) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Перечни документов с указанием сроков хранения являются источником необходимых метаданных, которые служат для управления жизненным циклом документов и используются в правилах обработки задач и в управлении потоками работ в организации. Их структура основывается на системе классификации задач, процессов обработки и типов документов организации. Перечни и обеспечение долговременной сохранности являются средствами для достижения целей информационного общества.

Управление документами следует рассматривать, с точки зрения архитектуры системы государственного управления, как инструмент для лучшего управления данными при оказании государственных услуг. Национальными Архивами Финляндии разработана централизованная архитектура концепции классификации и системы перечней документов, используемая во всех органах государственного управления Финляндии. Архитектура включает системы разработки перечней и правил обработки; оперативные системы, которые используются для оказания услуг гражданам; а также системы, обеспечивающие долговременную сохранность электронных данных.

Значение управления документами и долговременной сохранности для "электронного правительства" заключается в том, чтобы стимулировать кооперацию и реформирование структур государственного управления, в целях обеспечения доступности и качества государственных услуг. Большой вопрос заключается в том, как управление документами и долговременная сохранность могут повлиять на производительность в государственном секторе.

Благодаря разработке этой концепции, Национальные Архивы Финляндии могут обеспечить эффективный и неразрывный жизненный цикл электронных документов, гарантирующий долговременную сохранность подлинных и надежных документов в электронном формате. И мы можем добиться более эффективного управления данными, с целью улучшения процессов оказания услуг, и более быстрого предоставления клиентам более качественных услуг.

Маркку Ненонен (Markku Nenonen),
зам. Генерального директора Национальных Архивов Финляндии

Источник: сайт конференции DLM-форума

Дополнительная информация: презентация М.Ненонена на встрече DLM-форума в Любляне в апреле 2008 года (на английском языке), http://dlmforum.typepad.com/Slovenia_Nenonen.pdf

Дополнительный материал из доклада и презентации

Стандарт SÄHKE и его практическая реализация
  • Национальные Архивы Финляндии решали вопрос о требованиях к информационной архитектуре через стандарт SÄHKE1, действовавший с 2006 года по 2008год. В декабре 2008 г. одобрен новый стандарт SÄHKE2, который вступит в силу с начала 2009 года.

  • Стандарт SÄHKE1 установил требования к информационным системам, используемым в государственных учреждениях. Органы государственной власти Финляндии обязаны использовать соответствующие стандарту системы управления электронными документами, если они хотят хранить документы постоянного срока хранения только в электронном виде, и впоследствии передать их на хранение в Национальные Архивы

  • Соответствующее разрешение выдается Национальными Архивами. В 2008 году такое разрешение получили два агентства (железнодорожного транспорта и земельного кадастра). Еще два обращения будут рассмотрены в начале 2009 года.

  • Сохранность документов обеспечивается ИТ-системами агентства

  • К концу 2010 года должен быть введён в строй национальный электронный архив VAPA, который будет работать на основе SÄHKE2. У организаций будет возможность хранить свои электронные документы в VAPA.

  • В ближайшем будущем будут выпущены обновленные требования для получения разрешения на обеспечение постоянного хранения, на основе SÄHKE2. Они станут применяться, когда начнет работать VAPA
Основные элементы SÄHKE2
  • Одобрен в декабре 2008, введён в действие с января 2009 года на два года.

  • Управление всем жизненным циклом документа, от его создания до его повторного использования из электронного архива. Инструментом служит план по созданию государственного электронного архива.

  • План по созданию государственного электронного архива включает классификацию задач и процессов, которая учтена в SÄHKE2

  • Обязательные метаданные, одобренные Национальными Архивами, их сбор и пополнение в ходе жизненного цикла документа

  • Передача документов в электронный архив (на основе стандарта OAIS). При этом Национальные Архивы стремятся повлиять на то, что происходит до передачи документов на хранение, и на формирование сдаточных SIP-пакетов

  • Обеспечение простоты повторного использования электронных документов, сохраненных в электронном архиве VAPA

  • Обеспечение сохранности документов длительного и постоянного срока хранения; возможность хранения документов короткого срока хранения (пока что изучается)

  • Проблемный вопрос – электронное хранение баз данных в VAPA. Национальные архивы в начале 2009 года открыли соответствующий исследовательский проект.

  • SÄHKE2 ближе к MoReq2 чем SÄHKE1 был по отношению к MoReq1, но при этом SÄHKE2 устанавливает менее жёсткие требования к ИТ-системам, чем MoReq2, в нём не так много технических деталей.

  • Организации не обязаны использовать собственные ИТ-приложения для обеспечения долговременной сохранности

  • Национальный электронный архив дает возможность организациям использовать документы, созданные другими организациями

  • Кооперация с «Европеаной» (Europeana) через Национальную электронную библиотеку Финляндии

  • Вопросы, связанные с VAPA:
    • Опирается ли VAPA на законодательство? В данный момент создается электронный архив для здравоохранения, на основании законодательства, требующего от органов здравоохранения сдавать документы в этот архив.

    • Будет ли VAPA обслуживать весь государственный сектор, включая муниципальные учреждения? В последние годы в Финляндии продвигалась идея кооперации и использования общих ИТ-решений во всем государственном секторе, включая муниципальные учреждения. VAPA мог бы сыграть здесь ключевую роль.

    • Каков срок передачи документов в VAPA (для бумажных документов – 40 лет, что для ЭД неприемлемо)?

    • Кто будет обеспечивать ИКТ-инфраструктуру? Сами Национальные Архивы с этим не справятся, и нет смысла к этому стремиться. Можно использовать ИТ-решения, уже работающие в государственной администрации. Не стоит забывать и об услугах, предлагаемых частным сектором.
Проблема сертификации
  • На электронную архивацию электронных документов постоянного хранения требуется разрешение Национальных Архивов

  • Разрешение выдается организации, а не ИТ-системе или поставщику. Таким образом, Национальные Архивы оценивают, как деятельность организации и то, как организация использует имеющиеся у неё ИТ-приложения (поскольку наличие хорошего приложения ещё не гарантирует, что оно будет должным образом использовано).

  • В Финляндии отсутствует процедура сертификации ИТ-приложений

  • Национальные Архивы хотят быть ближе к верхним слоям информационного общества (операции, процессы), чем к третьему уровню ИТ-приложений; и особенно хотят быть экспертами на уровне информации

  • Существует потребность в тесной кооперации и распределении усилий с MoReq2, особенно с точки зрения ИТ-приложений

  • Уже есть система сертификации для нижнего уровня (технологии). Следующий уровень сертификации – уровень информационных систем.
Проблемы
  • SÄHKE1 широко поддерживается, но в основном с точки зрения решения задач долговременной сохранности

  • Потребности «электронного правительства» открывают для SÄHKE2 новые возможности для того, чтобы закрепить свою роль на уровне информации и приблизиться к уровню деловых процессов.

  • Чтобы играть заметную роль, Национальные Архивы должны найти стратегических партнёров. Важнейшим потенциальным партнером является министерство финансов (на которое замыкаются все органы государственной власти). В данный момент Национальные Архивы подчиняются министерству образования.

  • Потребности муниципальных учреждений, которые в Финляндии пользуются широкой автономией – открытое поле деятельности. В то же время муниципалитеты уже дали понять, что не рассматривают курс на общие ИТ-решения как угрозу их автономии.
Роль Национальных Архивов в информационном обществе
  • Совершенствование законодательства (не только закона об архивах)

  • Национальные Архивы могли бы предложить решение задачи по аудиту и сертификации информационных систем. В настоящий момент есть возможность сертифицировать организацию, использующую СЭД. Есть потребность в решении в области здравоохранения.

Комментариев нет:

Отправка комментария