Штат Виктория, Австралия: Пересмотр стандарта VERS

11 февраля 2014 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) сообщило на своём сайте о том, что запланировано проведение пересмотра фундаментального для «Стратегии штата Виктории по управлению электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, http://prov.vic.gov.au/government/vers ) стандарта «Управление электронными документами» (PROS 99/007 Management of Electronic Records, http://prov.vic.gov.au/government/vers/implementing-vers/standard-2 ), известного как «стандарт VERS».

Для справки: VERS - это инициатива Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office of Victoria). Стандарт VERS состоит из 5 различных спецификаций. В основе его лежит стандарт формата, определяющий технических компоненты, необходимые для создания документов в виде VEO (VERS encapsulated objects - инкапсулированные VERS-объекты) средствами текущей программной системы для управления документами. Документы преобразуются в формат, который можно читать, экспортировать и импортировать, и который устойчив по отношению к изменениям в программных системах.

VERS первоначально был опубликован в 1999 году (таким образом, это были ранние, новаторские спецификации). Стандарт был пересмотрен в 2003 году, и была выпущена 2-я версия, которая остается действующей.

Стандарт VERS имеет программу соответствия, и возможна сертификация по любой из 5 спецификаций. Соответствующие VERS программные продукты перечислены на сайте VERS.

(из статьи Барбары Рид, см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/08/3.html )

На сайте опубликовано письмо старшего менеджера по вопросам стандартов и политики Управления Андрю Во (Andrew Waugh), в котором том пишет, обращаясь ко всем заинтересованным лицам:

Хочу пригласить Вас принять участие в проект обновления стандарта VERS.

В течение 2013-2014 годов Управление государственных документов штата (PROV) осуществляет проект по пересмотру стандарта VERS (PROS 99/007 «Управление электронными документами»). Задача проекта - сохраняя достигнутый уровень обеспечения сохранности электронных материалов, улучшить следующие характеристики стандарта:

• Упростить процесс создания VERS-объектов (и, соответственно, сделать его дешевле).
  
  Мой комментарий: речь идёт о преобразовании электронных документов в контейнерный формат для архивного хранения. Коллеги из Минкомсвязи и ВНИИДАД, это Вам на заметку!


• Сделать стандарт намного короче и проще для понимания;


• Сделать стандарт более подходящим для долговременного хранения своей информации органами исполнительной власти штата.

Для нас очень важны Ваши идеи относительно того, как можно улучшить стандарт. Мы были бы признательны, если бы Вы посмотрели прилагаемый документ («Предложения по обновлению стандарта VERS для публичного обсуждения»,  http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/02/VERSStdRevisionStrawmanPublicComments.doc , см. рис.) и прислали свои замечания и предложения.

К содержащимся в этом документе предложениям следует относиться как к «стартовой точке» обсуждения, а не как к готовым рекомендациям. Хотя документ содержит ряд конкретных вопросов, касающихся этих предложений, мы приветствуем любые Ваши замечания и предложения. Вы, в частности, можете:

• Предложить другие способы, с помощью которых мы могли бы достичь наших целей;


• Высказать своё мнение о том, будут ли сформулированные в документе предложения способствовать достижению наших целей, особенно если вы считаете, что их будет проще реализовать на практике, чем ныне действующий стандарт;


• Предложить свои улучшения этих предложений.

Имейте, пожалуйста, в виду, что реальные изменения, которые появятся в новой редакции стандарта, будут опираться на полученные отзывы и дальнейшее изучение вопросов. Они, скорее всего, будут значительно отличаться от тех, что приведены в предложениях.

Ваше мнение чрезвычайно ценно для нас. Пожалуйста, пришлите Ваш отзыв до 1 марта 2014 года Эндрю Во, старшему менеджеру по стандартам и политике, руководителю проекта обновления стандарта VERS.

Многие органы исполнительной власти и поставщики сделали значительные инвестиции в системы, соответствующие требования действующего стандарта.  Чтобы эти инвестиции не обесценивались, Управление будет продолжать принимать и сохранять объекты, соответствующие текущей редакции стандарта независимо от итогов процесса его обновления.

С уважением,

Эндрю Во (Andrew Waugh)
старший менеджер по стандартам и политике

Мой комментарий: На данном примере я хотела бы обратить внимание руководства Росархива на то, что попытки «сбацать» за несколько месяцев силами узкой группки специалистов готовые документы, которые должны кардинальным образом изменить практику управления документами и архивного дела – бесперспективная затея, даже если к этой работе будут привлечены лучшие силы отрасли.

Австралийцы работают над своим стандартом более 15 лет, они уже обкатали на практике две его редакции – и, тем не менее, считают необходимым консультироваться со всеми заинтересованными сторонами и думать об экономических последствиях изменений,

Коллеги из Росархива, учитесь – и сразу закладывайте в свои конкурсы проведение публичных обсуждений, пилотных проектов, а также доработку проектов нормативных документов и рекомендаций по их итогам. Так будет дороже, - но не дороже, чем выбрасывать деньги на ветер безо всякой пользы.

Источник: Сайт Управления государственных документов штата Виктория (Австралия)
http://prov.vic.gov.au/government/recordkeeping-standards-project/vers-standard-renewal