О разработанных ВНИИДАД «Архивоведческих и документоведческих функциональных требованиях к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти», часть 1

Документ под названием «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» (отчет о НИР по государственному контракту, исполнитель – Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела, ВНИИДАД) объёмом 206 страниц доступен по адресу http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf

Объём документа. Объём впечатляет – он вполне соизмерим с объёмом таких авторитетных документов, как MoReq (134 стр.), MoReq2 (212 стр. основной части), MoReq2010 (525 стр. основной части), ISO 16175 (148 стр. все три части вместе).

Правда, возникает законный вопрос (особенно памятуя о дружно игнорируемых всеми требованиях к СЭД, выпущенных Минкомсвязи в 2011 году) – нужно ли сейчас выпускать столь объёмные требования? Не лучше ли было бы наметить план постепенного ужесточения требований к закупаемым государственными органами СЭД, и для начала предложить небольшой набор абсолютно необходимых требований, который уже реализован в имеющихся на рынке решениях?

Требовать прямо сейчас что-то такое, что не поддерживается существующими решениями, по большому счёту бессмысленно; а на добавление новых функциональных возможностей, как показывает практика, уходит порядка двух лет – за рубежом обычно примерно такой срок дают поставщикам на то, чтобы привести свои продукты в соответствие. Разрабатывать требования на перспективу тоже нужно, но в первую очередь сейчас нужны такие требования, соблюдение которых уже завтра можно было бы сделать обязательным условием при проведении госзакупок.

Терминология. Согласно известной поговорке, «пиво без водки – деньги на ветер». Следуя примерно той же логике, иным отечественным специалистам научный отчет не в радость, если в нем не удалось ввернуть какого-нибудь новоизобретенного термина – ну хотя бы для того, чтобы запутать потенциальных читателей :)

Знаете ли Вы, уважаемые коллеги, что такое «конвой» как термин в управлении документами и информацией? Если нет, читайте на стр.40:

«…процедуры, сопровождающие его [документ] на разных этапах жизненного цикла, и возникающие на этих этапах служебные документы, их реквизиты и метаданные («конвой») … объект (документ) и конвой неразделимы.»

Образ, в общем-то, ясен: документ в СЭД существует как зек на зоне – конвой всегда рядом :) Не знаю, нравится ли Вам такое словотворчество или нет, но лично меня вполне устраивает очень широко применяемый в мировой и отечественной литературе, да и к тому же более широко трактуемый термин «контекст».

Судя по тексту основных положений, использованных при разработке требований (стр.38, п.1), авторы документа не в курсе, что, согласно выпущенным самим же ВНИИДАД стандартам (и, что особенно важно, в соответствии с законодательством) копии документов также являются документами.

Знакомство с историей вопроса. При анализе существующих в мире требований к системам управления электронными документами не были приняты во внимание ключевые документы, опубликованные в последние годы. Авторы ограничились безусловно очень хорошими, но уже отчасти устаревшими требованиями MoReq2, которые вышли свет ещё в 2008 году и впоследствии были заменены спецификациями MoReq2010 (2011-2012 гг.).

В отчете также не упоминаются ставшие международным стандартом ИСО (ISO 16175 в трёх частях, 2010-2011 гг.) и внедряемые в некоторых странах Австралазии требования, разработанные Международным советом архивов, а также ряд аналогичных по содержанию документов, выпущенных национальными и региональными архивными службами ряда стран, в т.ч.  стран Евросоюза. Оказались забытыми и единственные широко применяемые на практике американские требования DoD 5015.2-STD, третья (действующая) редакция которых вышла в 2007 году. Как я понимаю, авторы отчета посмотрели только те немногие документы, которые были переведены на русский язык.

Требования MoReq2 и им подобные появились ещё до начала широкого распространения SharePoint, мобильных и облачных вычислений и осознания того, что многими документами необходимо управлять «по месту» в деловых информационных системах. С 2008 года по сути сменилось целое поколение информационных технологий, появились новые идеи и концепции, в том числе правовые («электронное раскрытие»).

Идеология. С моей точки зрения, авторы, следуя бумажной традиции, несоразмерно большой акцент делают на разделении документопотоков (входящие, исходящие и внутренние документы). В настоящее время значение такой классификации снизилось, а ряд электронных документов федеральных органов исполнительной власти вообще плохо в неё укладываются (например, базы данных).

Приведенное в документе описание «основных стадий» жизненного цикла документов (стр.34), как мне кажется, просто отстало от жизни. Авторы упорно держатся за традиционные «бумажные» представления и до сих пор не могут себе представить жизни без резолюций, без «древнегерманского» вертикального движения документов (чего законодательство, кстати говоря, в обязательном порядке не требует даже от государственных органов). Они до сих пор «не заметили» многочисленных требований законодательства, касающихся управления документами на сайтах, в социальных сетях, в базах данных и т.д.

ВНИИДАД упорно придерживается ошибочного и не соответствующего практике (хотя и зафиксированного в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и во многих других нормативных документах) представления о том, то документы государственных органов обязательно должны создаваться/поступать, храниться и регистрироваться именно в СЭД. Впрочем, все подобные положения игнорируются даже издавшими их органами :) Занятно, что наши зарубежные коллеги тем временем пришли к пониманию того, что собрать все документы организации в СЭД в большинстве случаев и невозможно, и не нужно.

Авторы документа даже не слышали о новых подходах к управлению документами и их архивному хранению (теория континуума, посткустодиальный подход и др.), которые учитывают специфику работы с электронными документами в сетевой распределенной среде и в облаке.

Россия – наверное, единственная страна, в которой ученые из ведущего научно-методического института всё ещё мыслят в понятиях регистрационно-контрольных карточек и их полей. Когда же им кто-нибудь расскажет наконец, что РКК – это виртуальные объекты, что это не более чем визуализация полей из базы метаданных документов? Не нужно путать требования к полям РКК (т.е. требования к пользовательскому интерфейсу СЭД) - и требования к метаданным документов, которые прямо связаны с функциональными возможностями СЭД.

Пытаясь описать логическую структуру СЭД, авторы никак не могут отойти от бумажного мышления. Мировая практика уже показала, что попытка выдержать при проектировании СЭД структуру типа показанной на стр.39 – тупиковый и неэффективный путь. Так, например, экспертизу ценности и установление сроков хранения во многих случаях можно (и желательно) проводить ещё до создания документа, принимая на этой основе в том числе и решения о выборе его формата. Номенклатура дел как отдельный нормативный документ вообще может в конечном счете умереть, поскольку структура электронного документального фонда может формироваться по факту путем размещения документов в папках СЭД.

Как показал и положительный, и отрицательный опыт наиболее авторитетных мировых требований к СЭД, нет более вредного занятия, чем предписывать какие-то низкоуровневые детали реализации системы. Именно это в конечном итоге погубило такой многообещающий и шумно разрекламированный проект, как MoReq2010 – ни один из поставщиков не решился, не имея твёрдой уверенности в возврате своих инвестиций (особенно в условиях сложной экономической ситуации) пойти на то. чтобы полностью переписать свои программные продукты.

Сами требования, которые начинаются со стр.45, сильно напоминают техническое задание, написанное не сильно передовым органом государственной власти, склонным работать с электронными документами точно так же, как отцы и деды работали с бумажной организационно-распорядительной документацией.

Требования, к сожалению, узко ориентированы на поддержку одной определенной технологии работы с документами (традиционных процессов, все участники которых работают в централизованной СЭД) одного вида (организационно-распорядительной документаций), которая не является обязательной по закону. Соответственно, их нельзя ни в коем случае рассматривать как универсальные требования к СЭД государственных органов. В то же время приведенный список требований, несомненно, может быть полезен тем организациям, которые устраивает эта технология.

Авторы документа, как мне кажется, не всегда понимают разницу между инструкцией по делопроизводству в конкретной организации и требованиями к СЭД. Она примерно такая же, как разница между требованиями к молотку и указаниями по сборке ящика конкретной формы. Примером подобных – ненужных и невыполнимых с точки зрения разработчика – требований служит, например, (см. стр.50) следующее:

«Для публикации документа, функциональные возможности системы должны соответствовать следующим требованиям: …

• учет действий, связанных с государственной регистрацией документа (в случаях, когда это является обязательным);»

СЭД – это инструмент, который сам за сотрудников работать не может. Поэтому непонятно появление, например, таких формулировок (ст.51-52):

«СЭД должна выполнять следующие функции:
− поддержание в актуальном состоянии нормативно-справочной информации, необходимой для организации электронного документооборота, в том числе следующей:

• организационная структура предприятия или организации;
• штатное расписание;
• справочник должностей;
• справочник сотрудников;
• номенклатуры дел.»

Напомню, что официальная «Цель работы: определить единые архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим юридически значимый электронный документооборот федеральных органов исполнительной власти и управление электронными документами на протяжении их жизненного цикла в делопроизводстве и их долговременное хранение в архивах организаций, государственных, муниципальных архивах.» (стр.3), а вовсе не создание заготовки для ведомственной инструкции по использованию СЭД!

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2.html )