О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, часть 5

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/4.html )

В главе 6 «Использование электронных документов архива» (стр.25) следует обратить внимание на то, что архив не всегда отказывает в предоставлении информации ограниченного доступа – а лишь в тех случаях, когда пользователь не имеет права на доступ к такой информации. В то же время к части поисковых данных доступ может быть закрыт, если в них содержится защищаемая законом тайна.

Некорректно однозначно указывать в «Рекомендациях» (стр.26), каким образом и с каких рабочих мест осуществляется доступ к документам, равно как и способ документирования доступа – такого рода решения находятся в компетенции самой организации.

Некорректным в правовом отношении является положение «По запросам органов власти и организаций электронные документы архива выдаются пользователям на физически обособленных материальных носителях в виде копии рабочего экземпляра электронных документов». Порядок представления информации органам власти устанавливается законодательством, и, в принципе, могут использоваться (и используются уже!) иные формы, такие, как передача информации по каналам связи, открытие доступа к информации или даже предоставление прямого доступа к «боевой» системе.

В главе 7 «Комплектование архива организации электронными документами» (стр.27) продолжается навязывание конкретной неопробованной технологии:

«Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы в формате архивного хранения.»

Заметьте, что здесь впервые всплыла новая сущность – контейнер электронных дел, о которой ранее не было сказано ни слова! Эта сущность встречается в тексте только дважды, ещё раз – на стр.30.

В разделе 7.2 об экспертизе ценности электронных документов (стр.27) полезно было бы подчеркнуть то, что в ряде случаев ценность документов в электронном виде, особенно при их концентрации в ресурсе с хорошими средствами поиска, может возрасти и оправдать установление им более длительного и даже постоянного срока хранения. Единство подходов к установлению сроков хранения документов независимо от вида носителя означает единство принципов проведения экспертизы ценности, а вовсе не одинаковость сроков хранения!

В разделе 7.3 «Подготовка электронных документов к передаче в архив организации» (стр.28) просто неудачно звучит рекомендация:

«Электронные дела передаются в архив организации в упорядоченном состоянии по описям электронных документов структурных подразделений (приложение 6) с сопроводительной служебной запиской структурного подразделения (!).»

Здесь вполне достаточно было бы сказать, что дела передаются в соответствии с требованиями в части форматов, структуры, описания/метаданных и т.д., установленными внутренними нормативными документами организации. Структурные подразделения обычно никаких описей сами не составляют, а формирование сдаточных пакетов находится в компетенции ИТ-службы (часто передача электронных документов в архив – это фактически передача информации внутри ИТ-подразделения).  Служебные записки – тоже в большинстве случаев ненужное бумажное излишество.

К сожалению, авторы «Рекомендаций» продолжают настаивать на своей идее, уже вызвавшей отторжение у большинства заинтересованных специалистов своей затратностью и непрактиченостью (стр.31):

«При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.»

В разделе 7.4 «Составление и оформление описей электронных дел» (стр.31) продолжается «продвижение» традиционной технологии подготовки описей, не слишком соответствующей условиям современной электронной среды. Совершенно игнорируется то, что современные информационные системы предоставляют целый ряд функциональных возможностей для описания дел и документов, и ручное составление описей не требуется.

В разделе 7.5 «Порядок передачи электронных документов в архив организации» (стр.33) трудно всерьёз относиться к сформулированным в императивном тоне рекомендациям типа:

«Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами»

Даже в сфере бумажного делопроизводства целый ряд регионов России установил совсем иные сроки для передачи государственных архивных документов, исходя из специфики своих условий (напомню, что Росархив не вправе указывать коммерческим организациям, как им комплектовать свои архивы – он может лишь вежливо дать им советы). Что касается электронных документов, то мнение зарубежных коллег единодушно – чем раньше они попадут в архив (порой даже до завершения активной работы с ними), тем лучше.

В разделе 8 «Передача документов архива организации на хранение в государственный (муниципальный) архив» (стр.35) попытки продвигать ещё не родившийся на свет контейнерный формат доходят до анекдота. Бессмысленно рекомендовать этот формат до того, как он будет взят на вооружение архивами. При этом не стоит забывать, что данные рекомендации ни для каких государственных и муниципальных архивов обязательными не являются, а если даже такие указания и поступят, то подавляющее большинство государственных и муниципальных архивов сейчас не имеет нужных ресурсов для того, чтобы не просто формально принять, но и реально обеспечить сохранность электронных документов.

Зарубежные архивы сначала сами осваивали определенные технологии, и уже только потом «выкатывали» соответствующие требования к источникам комплектования. Опыт показывает, что ни одна подобная технология в конечном итоге не работает так, как первоначально предполагалось – соответственно, все, что написано в «Рекомендациях» про контейнеры на уровне технологии можно рассматривать как беллетристику.

В заключение хочу отметить следующее. Я считаю, что документ получился неудачный, и с этим фактом Росархиву лучше смириться и ни в коем случае не пытаться превратить его в какой-нибудь нормативный документ. В то же время публикация «Рекомендаций» может привлечь дополнительное внимание к проблемам управления электронными документами и поспособствовать широкой дискуссии по этому вопросу, - тогда можно будет считать, что бюджетные средства были потрачены не совсем зря :)

С моей точки зрения, главным пороком документа являются не многочисленные отдельные огрехи, а то, что в его основу заложена морально устаревшая традиционная идеология бумажного архивного дела в удивительной смеси с неотработанной технологией электронного хранения.

Интересно будет проследить за дальнейшей судьбой «Рекомендаций», а также за тем, насколько серьёзно их воспринимает Росархив – в частности, за тем, будут ли организованы пилотные проекты по подготовке и сдаче на архивное хранение документов хоть в каких-нибудь контейнерных форматах.