О методических рекомендациях по составлению архивных описей в электронной форме

Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (заказчик - Росархив, исполнитель– ВНИИДАД) объёмом 111 страниц доступны на сайте Росархива по адресу http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf .

Предлагаю вниманию читателей свои «заметки на полях» этого документа.

Раздел «Основные термины и определения» (стр.4). Терминологический раздел – неисчерпаемый источник хорошего настроения при чтении нормативно-методических документов, особенно когда вино новых технологий пробуют наливать в старые меха бумажных представлений и терминов. Итак, определение:

Архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

В отношении электронных документов это звучит смешно. А во ВНИИДАД очередной раз правая рука не в курсе того, что делает левая. В только что опубликованных «Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» дано другое, более подходящее к условиям современной документной среды определение (стр.6):

Архивный шифр - обозначение единицы хранения в целях её учета и идентификации

Не удалось авторам двух документов согласовать и определение термина «конвертирование, конвертация»:

Методические рекомендации «Составление архивных описей …», стр.4

Конвертирование, конвертация (электронных документов) – процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, стр.7, а также Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, стр.4

Конвертирование (конвертация) – преобразование электронного документа из одного формата в другой;

Для сравнения - рекомендуемое определение ИСО из стандарта ISO 30300:2011 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Основные положения и словарь»

3.3.3 Конверсия - процесс преобразования документов из одного формата в другой

До этого использовалось определение, которое приведено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

3.7. Конвертирование (conversion): процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Как говорится, лучше пусть будет безобразно, но единообразно! :)

Автор следующего определения везде видит карточки, которых, напомню, в электронной среде, как правило, «физически» не существует - они являются виртуальными конструкциями, используемыми в интерфейсе пользователя:

Карточка описательной статьи описи дел, документов в электронной форме – запись в информационной системе, представляющая собой совокупность полей (элементов описания).

Да, трудно даётся коллегам смена парадигмы! :)

Предложено также нестандартное определение термина «копия документа» (стр.5):

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Для сравнения: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), ст.4

"Копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

29 Копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Серьёзная ошибка допущена в определении термина «метаданные» (стр.5):

Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Для сравнения: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»

3.10. Метаданные (metadata): данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», раздел 4.

…В контексте управления документами метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа.

Метаданные, что бы коллеги ни думали, сопровождают документ и обеспечивают управление им как в информационной системе (системах), так и вне её!

Забавная опечатка допущена в определении носителя документированной информации:

Носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Хотели, видимо, написать не «речевой», а «текстовой» - но даже с такой поправкой определение будет ошибочным, поскольку не будет охватывать базы данных и другие сложные объекты.

Следующий термин сразу же намекает на то, что предлагаемый документ до обеда читать не нужно:

Опись дел, документов в электронной форме – электронный архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и автоматизированного электронного учета архивных фондов.

С моей точки зрения, это определение неправильно ориентирует читателя. Современные системы способны формировать опись дел как отчет, используя информацию, имеющуюся в их базе данных. В таком случае опись уже некорректно рассматривать как отдельный архивный справочник. Первичным учетным документом является база данных информационной системы. Для сравнения, в банке выписка по счету клиента не считается банковским справочником! Думаю, «электронное» определение должно быть более гибким.

В следующем определении авторов подвела любовь к многословию:

Оцифровка (оцифрование) – процесс преобразования документа из традиционной, присущей ему формы (аналогового изображения – документ на бумаге, фотоотпечаток, документ на прозрачной пленке, стекле и т.п.) в цифровую (компьютерную) форму в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители, посредством специального устройства – сканера.

Ненужных слов здесь больше половины, и абсолютно неуместно упоминание «специального устройства-сканера». Оцифровать документ можно и вручную – более того, именно в архивном деле этот метод оцифровки применяется как нигде широко!

Есть хорошее правило – включать в терминологический раздел как можно меньше терминов, и никогда не включать те термины, которые являются общеизвестными, во избежание ненужной критики и конфузов. Следующие два определения мало того, что ненужные – они ещё и крайне неудачные (стр.6):

Текстовый редактор – прикладная программа обработки текстовых документов: служит для набора, редактирования, оформления документов, вывода на печать. Наиболее распространены текстовые редакторы Word.

Файл – поименованная совокупность записей, выступающая как целое при хранении и поиске данных средствами операционной системы, имеющая имя и одну из принятых в системе специфических структур.

Во Введении – как и следовало ожидать после чтения терминологического раздела – об описях снова говорится как о самостоятельных базовых архивных справочниках… Тем самым авторы заведомо отсекают большую часть современных методов управления архивными документами (они бы это, возможно, заметили, если бы познакомились с зарубежной литературой). Данный документ, соответственно, будет реально полезен лишь на самом первом этапе автоматизации деятельности архивов, когда традиционные процессы лишь автоматизируются.

Раздел 1 «Общие требования к составлению описей дел, документов государственных и муниципальных архивов в электронной форме и переводу бумажных описей в электронную форму». Тупиковый бумажный подход здесь представлен во всей своей красе:

При этом описи дел, документов на бумажной основе, составленные, оформленные и утвержденные в соответствии с нормативными требованиями Правил 2007 г., по-прежнему сохраняют свой статус оригинала (подлинника) описи дел, документов в качестве архивного справочника и основного (обязательного) учетного документа архива и составляются в 2-х экземплярах. В правовом отношении именно бумажные описи являются юридически значимыми документами, а учетная функция является для них главной.

Описи в электронной форме в правовом аспекте могут иметь лишь статус копии, являясь электронным архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации. Справочно-поисковая функция для описи в электронной форме является превалирующей.

Ну что же, в 2009 году аналогичные слова любили говорить представители практически всех государственных органов – ну и где же многие столь любимые ими бумаги сейчас? Думаю, наших архивистов тоже ждут в самое ближайшее время сюрпризы. Для сравнения приведу цитату из выступления Д.А.Медведева 14 февраля 2014 года:

Д.А.Медведев: «Основная задача – отойти от бумажного делопроизводства, чтобы именно электронный вариант документа, заверенный электронной подписью, стал юридически значимым, а бумажный документ приобрёл обратный статус – статус копии. Для решения этой задачи также необходимо совершенствование нормативно-правовой базы в области межведомственного электронного взаимодействия и архивного хранения электронных документов. Поручения на эту тему уже мною давались.»

В документе приведены подробные указания по оцифровке бумажных описей. Здесь я бы придралась к следующей фразе:

Так, файлы, содержащие графические образы листов дел, документов, могут быть записаны в двух форматах: JPEG, PDF.

Мне интересно, чем авторов рекомендаций не устраивает целый ряд других форматов, и в первую очередь TIFF? Почему они рекомендуют только JPEG (PDF в данном случае контейнерный формат, в который можно уложить графический образ), при использовании которого возможна существенная потеря информации – наперекор рекомендациям многих национальных архивов?

Умилила детски-наивная рекомендация:

Если в архиве проведение оцифровки описей дел, документов, а также архивных документов и их распознавание предполагается осуществлять собственными силами, то для этих целей должно быть создано специальное структурное подразделение, выделены помещения, штаты, приобретено необходимое оборудование.

Эх, хорошо быть здоровым и богатым… :) Ну а если говорить серьёзно, то редактор должен был заменить неуместное «должно быть» на корректное «рекомендуется».

Говоря о ручной оцифровке описей, авторы описывают только технологию, предусматривающую использование текстового редактора. Да, такая технология имеет право на существования, и, ввиду бедности наших архивов, используется очень широко. Но возможны и альтернативные варианты (данные, например, можно вводить непосредственно в базы данных посредством заполнения форм, или используя возможности специализированной архивной информационной системы).

Раздел 2 «Методика составления описей дел, документов в электронной форме и усовершенствования бумажных описей при переводе их в электронную форму» (стр.24). Авторы сходу забивают «кол»:

Состав описи дел, документов, принимаемых на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы РФ, утвержден Правилами 2007 г., в соответствии с которыми опись дел, документов состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Авторам даже в голову не приходит, что то, что хорошо и правильно в бумажной среде, может оказаться неподходящим в среде электронной! Ссылка здесь на бумажные Правила 2007 года – это отказ от возможности эффективно использовать возможности электронных технологий. Если такой подход закрепится, то перспективы автоматизации российского архивного дела будут очень печальные… Я уже не говорю о том, что традиционная структура описей вряд ли будет применима для управления многообразными и сложно структурированными фондами изначально-электронных архивных документов и информации.

Для формирования описей, кроме того, могут быть использованы полученные от источников комплектования оперативные электронные картотеки дел и документов, выгруженные из ведомственных СЭД.

Раздел 3 «Интеграция описей дел, документов в электронной форме в информационную инфраструктуру архива». Здесь режет глаз попытка выдать как общие рекомендации детальные правила работы конкретного архива (не единственно возможные и не обязательно оптимальные). Процитирую одно из положений на стр.72-73:

В связи с этим описи дел, документов в электронной форме (в формате PDF) должны быть переданы в отдел архива, занимающийся учетом архивных документов, для включения их в программный комплекс «Архивный фонд» версия 4.3 и выше. При этом файл каждой описи дел, документов в электронной форме в формате PDF должен быть прикреплен к карточке соответствующей описи в ПК «Архивный фонд» версия 4.3 и выше.

Выводы. Закончить свои комментарии я хочу на позитивной ноте. Данный документ на перспективу (даже краткосрочную), как мне кажется, не рассчитан, - он предназначен для работы сегодня и сейчас. В таком качестве он вполне хорош и, наверное, будет полезен архивному сообществу.

В то же время на подобной идейной основе невозможно выстроить современную концепцию автоматизации архивной отрасли, - поэтому нужно подумать о подготовке других документов, более высокоуровневых, обобщающих достаточно богатый мировой опыт как электронных архивов, так использования ИКТ в традиционных архивах.

С моей точки зрения, серьезным недостатком документа является то, что основное внимание в рекомендациях уделено процедуре оцифровке существующих в архивах бумажных описей. К сожалению, в нём практически ничего говорится о том, как изначально создавать описи в электронном виде, - как для бумажных документов, так и дляизначально-электронных (и это, вероятно, будут разные технологии).