О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/1_13.html )

Во второй главе (стр.6) приведен ряд терминов и определений, при этом допущены отклонения (причём в ряде случаев в лучшую сторону, но тем не менее...) от терминологии используемой законодательством РФ. Отмечу лишь наиболее серьёзные из них.

Ключевой термин «архивный документ» определен иначе, чем в законодательстве (стр.6):

архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства
   
Для сравнения: «Закон об архивном деле», п.2 ст.3

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства

Такого рода изменения нельзя, с моей точки зрения, делать «по-тихому». Для не слишком хорошо знакомого с законодательством пользователя Рекомендаций в случае судебных споров иная трактовка данного понятия в законе может оказаться неприятным сюрпризом. Если определение нужно менять, то Росархив должен добиваться внесения соответствующих изменений в закон об архивном деле.

Совершенно по-новому определен ещё один важный термин:

единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела

Для сравнения: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, п.46; а также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», п.3.6

единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19, п.3.3.1

единица учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов

Интересно, а как быть с теми электронными документами, которые по какой-либо причине не включены в дела? Скажем, как быть с базами данных?

Ещё одно нетрадиционное определение, сразу же делающее Рекомендации заложниками одной-единственной и пока на практике не применяемой технологии:

единица хранения электронных документов – контейнер электронного документа;

Для сравнения: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19, п.3.3.1

единица хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов

Здесь, с моей точки зрения, потеряна логика. Традиционно единица хранения – это то, что можно взять в руки, т.е. отдельный носитель. Как быть, если контейнер окажется настолько большим по объёму, что его придется записать на нескольких физических носителях информации?

Инновационное определение термина «электронное дело» заставляет вернуться к вопросу о том, что первично, а что вторично – сами дела или справочник по ним, известный как «номенклатура дел»:

электронное дело – совокупность электронных документов (электронный документ), сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации;

Для сравнения: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, п.4

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти

Можно было бы привести и ещё целый ряд аналогичных примеров. Однако приз за самое неудачное определение я бы дала следующему:

контейнер электронного документа – упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;

Лишь намного позже читатель узнает, что под «упаковкой» понимается не пластиковая коробочка, а ZIP-файл :)

Думаю, что читатели также оценят и тонкий юмор следующего определения:

формат архивного хранения электронного документа – формат, установленный нормативным правовым актом и предназначенный для длительного и постоянного хранения электронных документов.

Сейчас таких нормативных правовых актов нет, и, соответственно, форматов архивного хранения, с точки зрения ВНИИДАД, в природе пока что не существует!

Кроме того, в правовом отношении совершенно непозволительно писать, что «Иные термины и их определения, которые используются в Рекомендациях, установлены национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - поскольку значительное количество терминов установлено непосредственно законодательством РФ, в том числе и по вопросам управления информацией, документами и архивным делом (не говоря уже о том, что упомянутый ГОСТ сильно морально устарел и в настоящее время пересматривается всё тем же ВНИИДАД).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/3.html )