Касси Финдлей об обновлении методов управления документами и архивного дела

На днях был опубликован и уже привлек внимание общественности текст выступления руководителя проекта по созданию электронного архива австралийского штата Новый Южный Уэльс Касси Финдлей (Cassie Findlay) на проведенном 27 января 2014 года Национальными Архивами Голландии в Гааге круглом столе «Сдвиг парадигмы! Изменение представлений и практики в управлении документами?» (Paradigm shift! Shifting minds and practices in record keeping?), организованном в честь Ханса Хофмана (Hans Hofman). Этот документ доступен по адресу http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/nieuws/cassie_findlay_reinventing_archival_methods_the_hague_27jan_2014a.pdf  . Другие материалы семинара доступны на сайте Национальных Архивов Голландии на странице http://www.nationaalarchief.nl/actueel/nieuws/archivistische-aardverschuiving-seminar-%E2%80%98paradigm-shift%E2%80%99-blikt-terug .

Докладчики на семинаре (слева направо) Карлос Юргенс (Charles Jeurgens), Ханс Хофман, Барбара Рид (Barbara Reed), Джон Макдональд (John McDonald ), Касси Финдлей. Ведущий – руководитель Национальных Архивов Голландии и президент Международного совета архивов Мартин Берендсе (Martin Berendse).

Надо сказать, что интересна предыстория голландского семинара. Ещё в 1999 году авторы ежегодника, издаваемого Королевским обществом архивистов Голландии (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, KVAN) писали о смене парадигмы в архивной науке и о том, что существовавшие на тот момент теория, модели и терминология не подойдут при работе с электронными документами. Проведенный спустя 15 лет семинар с участием ряда ведущих международных специалистов ставил своей задачей сравнить предсказания, делавшиеся на рубеже веков, с текущим положением дел. На этом же семинаре объявил о своем уходе из Национальных Архивов Голландии в связи с достижением пенсионного возраста и о переходе в независимые консультанты ведущий специалист Ханс Хофман, особенно известный своей работой в Международной организации по стандартизации и в проекте InterPARES.

В своём выступлении «Пересмотр архивных методов» (Reinventing Archival Methods) Касси Финдлей в значительной степени подводит итоги дискуссий на ту же тему, которые австралийские архивисты вели в последнее время (см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/10/blog-post_775.html и http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/i.html). Поскольку текст доклада довольно объёмный, отмечу несколько важных, с моей точки зрения, моментов:

• Ещё в 1986 году Дэвид Беарман (David Bearman) впервые поставил вопрос о том, что ключевые методы архивной профессии – проведение экспертизы ценности, описания, обеспечение долговременной сохранности и доступа – в существующем виде принципиально не в состоянии справиться с подлежащими обработке объёмами информации. Беарман призвал полностью пересмотреть эти методы.
  
  Хотя за прошедшие с тех пор 25 лет многое было сделано, наши методы по-прежнему плохо подходят для работы с объёмными, хрупкими и сложными современными архивными документами.


• В последнее время слишком большой акцент был сделан на управление документами с помощью специализированных EDRMS-систем (т.е. СЭД и ECM-систем). В качестве примера Финдлей ссылается на данные проведенного британским экспертом Джеймсом Лепеном обследования крупной многонациональной корпорации с хорошо налаженным управлением документами. По объёму только 4%  документов и информации хранились в EDRMS, 33% - в деловых приложениях и системах, а 63% - в корпоративной электронной почте. EDRMS-системы в их нынешнем виде не обеспечивают ожидавшиеся от них условия для корпоративного доступа к информации и управления ею.
  
  Реальная работа выполняется с использованием иных инструментов, и в первую очередь – с помощью деловых систем, поддерживающих основную деятельность организации.


• Экспертиза ценности почти не используется в качестве стратегии управления и снижения рисков, нацеленной на то, чтобы ключевая информация создавалась и сохранялась, а более не нужная информация – регулярно уничтожалась.


• Мы забыли о том, что ключевую роль для выполнения нами своей миссии играет вопрос обеспечения доступа и возможности использования документов максимально широкой аудиторией.


• Следует отказаться от стратегии обязательного перемещения документов из деловых систем в специализированные системы для управления документами и информацией. Нужно идти туда, где документы «живут», и управлять ими на месте. В теоретическом плане, это означает внедрение на практике «посткустодиального» подхода (post-custodialism).
  
  Следует вместо акцента на уничтожение документов и информации вернуться к экспертизе ценности, разработать стандарты для доказательств, доступности, для взаимосвязей, необходимых для критически-важной деловой информации. Звучат даже такие радикальные предложения, как идея об отказе федеральных и региональных архивных служб от разработки перечней документов с указанием сроков хранения, с тем, чтобы доверить принятие решений об уничтожении или передаче на архивное хранение самим организациям, которые понимают условия, в которых они работают, и связанные с ними меняющиеся риски.
  
  Мой комментарий: Не думаю, что было бы правильно отказаться от составления архивными службами перечней документов, в обязательном порядке принимаемых на хранение в государственные архивы. В то же время наша отечественная практика показывает, что архивисты плохо ориентируются в вопросах деловой ценности документов и информации, права и рисков, и сплошь и рядом допускают грубые ошибки, пытаясь устанавливать сроки хранения – в том числе длительные – для документов временного срока хранения, которые никогда в государственные и муниципальные архивы не попадут.
  
  Кроме того, архивные служб, пользуясь традиционным правом архивов многие документы в конечном итоге принимать или не принимать по собственному усмотрению, всё чаще заставляют организации хранить никому не нужную макулатуру, тем самым нанося существенный ущерб экономике страны в целом. С моей точки зрения, если уж архивная служба установила длительный или постоянный срок хранения, то она должна нести за это материальную ответственность в случае отказа впоследствии принять документы на хранение.


• Архивам следует стремиться выйти за существующие рамки, преодолевая географические, физические и юрисдикционные барьеры. Нужно показать свою значимость для решения актуальных проблем сегодняшнего дня. Нужно сотрудничать с представителями других профессий, в том числе со специалистами, занимающимися исполнением законодательства о свободе доступа к государственной информации и о защите персональных данных.

Источник: сайт Национальных Архивов Голландии
http://www.nationaalarchief.nl/actueel/nieuws/archivistische-aardverschuiving-seminar-%E2%80%98paradigm-shift%E2%80%99-blikt-terug
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/nieuws/cassie_findlay_reinventing_archival_methods_the_hague_27jan_2014a.pdf