«Архивное отношение»: Интервью Мари-Анн Шабен, часть I

Интервью известного французского специалиста в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin – на фото слева) было опубликовано на сайте «Conseils Infodoc» 26 ноября 2013 года. Интервью брала Надеж Делальё (Nadège Delalieu – на фото справа).

Надеж Делальё: Добрый день, Мари-Анн. Спасибо за согласие на это интервью.

Мари-Анн Шабен: Здравствуйте.

Н.Д.: Не могли бы Вы кратко рассказать о себе?

М.-А.Ш.: Если суммировать мои годы профессиональной деятельности, мою любовь к древним архивам и различные должности, на которых я работала, то у меня двадцатипятилетний опыт работы с архивными документами двадцати пяти столетий. Сейчас я работаю по четырем направлениям. Я руковожу компанией Archive17, консультирующей по вопросам архивного дела, которую я создала тринадцать лет назад. Я преподаю в Национальной консерватории искусств и ремесел (Conservatoire National des Arts et Métiers, CNAM, http://www.cnam.fr/ – одно из старейших учреждений такого рода в Европе, созданное в 1794 году, см. http://ru.wikipedia.org/wiki/Консерватория_искусств_и_ремёсел - Н.Х.), где отвечаю за сертификацию специалистов по управлению документами, которая стала ответом на «электронный беспорядок». Я один из основателей и генеральный секретарь Клуба ответственных за политику и проекты архивации (Club des Responsables de Politiques et Projets d’archivage, CR2PA, http://www.cr2pa.fr/ ). Наконец, я много пишу: статьи и заметки для моих двух блогов («Impressions, Expressions», http://www.marieannechabin.fr/ - для информирования широкой публики, и «Transarchivistique», http://transarchivistique.fr/ - для архивистов).

Н.Д.: Какие проблемы существуют в области управления документами и архивного дела?

М.-А.Ш.: Проблемы в этой области становятся всё сложнее. В прошлом слово «проблема» (enjeu) редко встречалось, когда речь шла об архивации. Учитывая объёмы создаваемой информации, разнообразие её носителей, количество авторов, сложность законодательства, сети, - сегодня существует огромное количество информации в самых разнообразных формах, и становится всё труднее решать, что из всего этого следует архивировать.

Архивирование означает «обеспечение защищённости» документов, которые будут необходимы завтра, при этом приходится учитывать два вида рисков: риск недоступности выделенной на хранение информации (из-за плохого физического состояния или вследствие плохого сохранения) и риск недокументирования, несохранения следов. Масса споров возникает вследствие отсутствия доказательств того, что мы что-либо (не) знали или сделали. Для того, чтобы завтра иметь возможность доказать, что что-либо (не) было известно или сделано, организация сегодня должна предвидеть и обеспечить сохранение свидетельств всего, что играет важную роль в деловой деятельности, что влечёт за собой ответственность.

Н.Д.: Так что же мы архивируем?

М.-А.Ш.:  Если не вдаваться в детали, то подлежащие архивации в качестве доказательств и культурно-исторического наследия документы, в зависимости от их характера, можно разделить на две основные группы:

• С одной стороны, это документы, которые, в соответствии с законодательством и устройством организаций, сегодня устанавливают права и ответственность, как, например, документы, фиксирующие обязывающие, договорные отношения с третьей стороной или наёмным сотрудником;


• С другой стороны, это документы, необходимые тем, кто в будущем придет продолжать определенный вид деятельности. Архивировать значит обеспечивать сохранность подлинных, аутентичных, надежных документов, а не только возможность использования содержащегося в документах информационного контента.

Н.Д.: В электронную эпоху есть стремление все переводить в электронный формат. Оправдано ли это в сфере архивации? Что Вы можете сказать об электронных цифровых подписях?

М.-А.Ш.:  Существует постулат: документы архивируются в том виде, в котором они были утверждены. Бухгалтер в Месопотамии архивировал глиняные таблички, средневековый нотариус документы на пергаменте ... Электронные документы допускаются в качестве доказательства во Франции и в Европе уже в течение тринадцати лет, при условии надежной идентификации автора и хорошего хранения. Поэтому сообщения электронной почты являются оригиналами, а их распечатки – всего лишь копиями. Мы все больше и больше движемся в направлении создания изначально-электронных документов, поэтому в скором времени архивация по умолчанию будет означать электронную архивацию, и добавлять прилагательное «электронный» станет уже избыточным.

В качестве реакции на легкость внесения изменений в электронные документы была разработана технология электронных цифровых подписей и система их использования. Эта система, основанная на сложных криптографических методах, гарантирует, как и собственноручная подпись, установление личности подписанта (посредством использования системы открытых и закрытых ключей), а также целостность документа (или, иными словами, отсутствие изменений, поскольку даже малейшие изменения, внесенные в оригинальный файл, выявляются при подсчете хеша файла, который дает другой результат при изменении даже одного байта).

Такая электронная подпись на основе асимметричной криптографии довольно мало распространена ввиду сложности её использования. Лично я не уверена, что она выдержит испытание временем. Мне кажется, что будут найдены основанные на биометрии более простые, оперативные и эффективные решения. Видна ограниченность возможностей применения сложной технологии для выполнения ежедневно совершаемого простого действия. В сравнении с этой сложноватой для пользователя технологией, мы видим, как ширится использование отсканированной собственноручной подписи, что является очень интересным явлением как с социологическом плане, так и с точки зрения архивного дела.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/ii.html )

Источник: сайт Conseils Infodoc
http://conseils-infodoc.fr/marie-anne-chabin-archivage-attitude/