понедельник, 3 февраля 2014 г.

Утверждена примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой


Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. № 229 утверждена примерная номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов:
  • Организация нотариальной деятельности (43 пункта);

  • Совершение нотариальных действий (39 пунктов).
Сроки хранения управленческих документов определены по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.

Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлены в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации (ЦЭК Минюста России), Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК при Росархиве) (п.5).

Примерная номенклатура дел охватывает виды и разновидности документов, которые могут образоваться в деятельности государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой (п.6).

В индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся в процессе деятельности конкретной государственной нотариальной конторы или конкретного нотариуса, занимающегося частной практикой (п.9).

Индивидуальная номенклатура дел составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы, и вводится в действие с 1 января следующего года (п.11).

Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение хранятся у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе (п.19). Государственные нотариальные конторы и нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность и учет нотариальных архивов (п.20). Контроль за сохранностью и учетом нотариальных архивов будут осуществлять:
  • Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации;

  • Нотариальные палаты субъектов Российской Федерации.
Мне было интересно посмотреть, как отражены в примерной номенклатуре дел электронные документы (с учетом того, что если в конкретной статье номенклатуры вид документа не оговаривается, то она в равной степени относится как к бумажным, так и к электронным документам). В разделе «Совершение нотариальных действий» о специфике хранения документов в электронном виде ничего не сказано, а вот в разделе «Организация нотариальной деятельности» электронные документы явным образом упоминаются, но только там, где речь идет о переписке:


Мой комментарий: мне совершенно непонятна данная в примерной номенклатуре ссылка на статью 258-г Перечня 2010 года, которая никакого отношения к переписке не имеет. Согласитесь, сама переписка и журналы регистрации и контроля над ней – две большие разницы. В Перечне переписка по основным (профильным) направлениям деятельности организации выделена в четыре статьи (32-35), и было бы логично в деле 01-21 сослаться именно на них.

И совсем уж не стоило ссылаться на статью 258-г, предусматривающую срок хранения 5 лет ЭПК, в деле № 01-20, где для переписки по вопросам совершения нотариальных действий установлен постоянный срок хранения. Правильнее было бы сослаться на положения законодательно-нормативных актов, а в примечании разъяснить, почему этой переписке установлен именно такой срок хранения.

Очередной раз хочу обратить внимание на то, что устанавливая электронной переписке постоянный срок хранения, стоило бы одновременно дать и рекомендации или указания о том, как это требование выполнять.

При этом следует также учитывать, что срок хранения «постоянно», указанный в примерной номенклатуре дел, означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе. При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

Документ вступил в силу 26 января 2014 года.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=157455

Комментариев нет:

Отправка комментария