О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, часть 3

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2_14.html )

В главе 3 «Организация работы архива» (стр.8) некорректно использован приказной тон, особенно неуместный в свете того, что «Рекомендации» адресованы в том числе и негосударственным организациям и организациям, не являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (кстати говоря, у организаций, не являющихся источниками комплектования, архив не выполняет функций  подготовки «документов постоянного срока хранения к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив в установленном порядке»).

Так, например, авторы «Рекомендаций» могут рекомендовать организациям дать архиву право определять порядок и график сдачи электронных документов подразделениями. Никто, однако, не давал им права предписывать такой вариант действий.

Этот дефект характерен для документа в целом, и я рекомендовала бы Росархиву как заказчику работы обратить на него внимание.

Далее следует очень строгое, хотя и не опирающееся на законодательство предписание:

При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1 (далее – формат архивного хранения).

Такую безоговорочную рекомендацию я считаю неразумной по следующим основаниям:

• Невозможно конвертировать документы, подписанные усиленными электронными подписями, без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы;


• Существуют виды документов, которые либо вообще не могут быть конвертированы в формат PDF, либо не могут быть конвертированы без ущерба для их пригодности к использованию. Примером могут служить аудиозаписи заседаний.


• В настоящее время существует три основных версии формата PDF/A, и у некоторых из них есть подверсии. Новые версии будут появляться и впредь.


• Рекомендуя безусловную конвертацию в формат PDF/A-1, авторам следовало бы также рекомендовать и программное обеспечение для этой цели, а также назвать средства, которые могут использоваться для проверки соответствия файлового формата спецификациям PDF/A-1. Известно, что многие программные средства конвертации не вполне соблюдают официальные спецификации.

Многие действующие государственные электронные архивы зарубежных стран просят источники комплектования преобразовать (либо делают это сами) документы в форматы, подходящие для длительного хранения, с соответствующим заверением полученных копий. Однако практически все они пока что предпочитают также сохранять оригиналы в их первоначальном формате – на всякий случай.

В четвёртой главе (стр. 10) рассматривается организация хранения электронных документов в архиве организации.

Нельзя признать сколько-нибудь разумным разделение электронных документов на документы со сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет (попытка «в лоб» перенести традиционный бумажный подход) и основанные на этом рекомендации. Принципиальным является не длительность сроков хранения самих по себе, а наступление момента времени, когда моральное устаревание документов потребует проведения конверсии для сохранения их пригодности к использованию. Учитывая среднее время обновления компьютерных технологий в 5 лет, большинство документов со сроками хранения свыше 5 лет мировым сообществом специалистов рассматриваются как длительные. В отдельных случаях проблемы могут появиться и значительно раньше.

Авторам не следует предписывать организациям, какие документы им передавать в архив, а какие нет – эти решения принимаются на основе деловых потребностей организации. Им было бы во всех отношениях полезно ознакомиться с немецкой практикой создания промежуточного электронного архива, когда государственные органы передают в такой архив свои электронные документы временного и постоянного срока хранения сразу по завершении активной работы с ними, а архив своими силами обеспечивает отслеживание сроков хранения и отбор на постоянное хранение и на уничтожение.

Авторам также следует помнить о том, что номенклатура дел не является обязательным инструментом и многие организации её не ведут. При переходе на использование электронных технологий функции традиционной номенклатуры дел начинают выполнять иные инструменты, обеспечивающие менее трудоёмкий и более гибкий учет, формирование и поиск электронных дел и документов.

В рекомендациях не учитываются особенности современной практики делопроизводства в организациях, когда в одно дело могут формироваться как электронные, так и бумажные документы (например, досье по счетам клиента в банке) – это так называемые «гибридные» дела. В этой связи я бы критически отнеслась к рекомендации вести отдельный учет количества электронных дел и вносить эти данные в итоговую запись в номенклатуре дел.

Именно в данной главе «всплывает» контейнер электронного документа. При этом изумляет ссылка на находящийся на ранней стадии разработки проект стандарта ISO/IEC CD 21320-1 «Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро» (Information technology - Document Container File - Part 1: Core), на данный момент ничего серьёзного не предлагающий, в чем можно убедиться, познакомившись с ним по адресу http://kikaku.itscj.ipsj.or.jp/sc34/open/1855.pdf . Сам контейнер описан крайне туманно, и в этой связи возникает вопрос – зачем тогда вообще было говорить о деталях его реализации (ZIP-файл), ведь имеют право на существование (и реально используются в ряде стран) и другие решения, например, XML-контейнеры?

Безоговорочная рекомендация:

«Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл»

является глупостью, связанной с непонимание того, что файлы, подписанные усиленной электронной подписью, модифицировать нельзя – по крайней мере до тех пор, пока в законодательство не будут включены положения, легализующие подобные действия.

Столь же спорной является рекомендация:

«Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив организации на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах – основном и рабочем.»

Если контейнер – это не физический носитель, а электронный объект, то передавать его в двух экземплярах в общем случае представляется очень странной идеей. Существует множество способов убедиться в целостности контейнера, не осуществляя его повторную передачу. Совершенно непонятно, почему для передачи (даже не для хранения!) нужно использовать непременно носитель однократной записи, а не, скажем, съёмный жёсткий диск или флеш-накопитель. Возможно, это желание поддержать производителей оптических дисков? :)

Постоянно проводимое в «Рекомендациях» различение основного (эталонного) и рабочих экземпляров осмысленно только при предоставлении доступа к информации с использованием съёмных носителей, что делается далеко не всегда. В случае, когда имеется рабочая копия информации в онлайн-системе и есть возможность убедиться в целостности объекта (например, с использованием хешей), рекомендация изготавливать рабочие копии только с эталона является нерациональной.

Ярким примером устаревшей точки зрения авторов служит заключительное высказывание п.4.1:

«Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.»

Современный специалист сказал бы иначе - например, так:

«Следует обеспечить учет, поиск, использование и долговременную сохранность и доступность электронных документов, для чего, например, могут быть использоваться средства систематизации, описания, тегирования и поиска. При использовании информационных систем имеющиеся в них функциональные возможности часто успешно заменяют традиционные описи и другие архивные справочники, позволяя, при необходимости, автоматически формировать такие справочники.»

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/4.html )