О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/1_20.html )

Раздел 5 «Организация хранения электронных документов» (стр.19) За основу этого раздела взяты стандартные требования к организации хранения бумажных документов, с некоторыми добавками, касающимися электронных документов. Всё бы ничего, если забыть о том, что серьёзный электронный архив – это не склад носителей информации, а полноценный вычислительный центр. Соответственно, к нему надо предъявлять также и требования, специфические для вычислительного центра – в первую очередь к резервному копированию информации.

Удивляет, честно говоря, та бюрократия, которую рекомендуется развести вокруг проверки состояния носителей, копирования и других процессов. Если эти указания воспринимать всерьёз, то работать будет некогда, всё время уйдёт на составление никому не нужных актов. Почему бы авторам не поинтересоваться, как документируется работа ведомственных вычислительных центров, и как им удается обходиться без вагонов разного рода бумаг?

В разделе 5.2 можно найти ряд очень сомнительных в правовом отношении положений. Электронные документы имеют свои особенности и, в отличие от бумажных, у них на байтах не написано, какой экземпляр является основным, а какой рабочим, какой оригиналом, а какой его побитно идентичной копией. Если документ снабжен усиленной электронной подписью, которая успешно проверяется, то никого не будет волновать, из какого комплекта он взят. Кроме того, сейчас пользователям электронные документы крайне редко выдают на носителях – проще и эффективнее использовать для этой цели информационную систему архива или интернет. В этой связи «бумажные» представления об основных и рабочих экземплярах желательно было бы пересмотреть.

Компьютерные технологии меняются каждые 5-7 лет, и именно за такой период времени документы могут стать недоступными вследствие устаревания даже совсем новой на момент их создания или сохранения технологии. Ещё больше риски для малораспространенных специфических форматов, поддерживаемых узким кругом продуктов, версии которых иногда обновляются и по два раза в год. Поэтому совет на стр.34:

«Экспертиза электронных документов на предмет их технологического устаревания должна проводиться перед модернизацией или сменой технологической платформы информационной системы архива, обеспечивающей организацию хранения электронных документов и управление ими, но не реже одного раза в 5 лет.»

мне кажется странным. Сейчас уже существуют разработанные архивным сообществом бесплатные инструменты, с использованием которых вполне можно вести чуть ли не непрерывный мониторинг устаревания форматов. Проверять раз в пять лет – значит сознательно идти на серьёзный риск утраты архивных документов.

Что касается миграции (или, если использовать рекомендуемую ИСО терминологию – конверсии) электронных документов, то считаю непродуманной рекомендацию (стр.34):

«Миграция электронных документов в архиве проводится по фондам с соблюдением систематизации электронных документов в описи электронных документов, дел».

В электронной среде, в отличие от бумажной, дела и фонды – виртуальные сущности, физически их не существует. В большинстве случаев не потребуется снимать носители с полок, все документы будут лежать в базе данных «боевой» архивной информационной системы. Так в чём смысл конверсии по фондам? Так почему не пойти тем путем (хотя бы допуская его в качестве альтернативы), который активно изучает международное сообщество – когда информационная система постоянно контролирует степень устаревания форматов в масштабе всей своей базы данных, автоматически выделяет документы на конверсию (безотносительно к фондам), и, желательно, автоматически её осуществляет?

Наконец, не может не порадовать жизнеутверждающий совет:

«Миграция электронных документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. По окончании миграции составляется акт проведения миграции электронных документов.»

Где они, эти «типовые технологические регламенты и другие действующие нормативно-технические документы»? Их нет, и не нужно обманывать читателя – следовало откровенно написать, что до появления этих документов спасение утопающих останется делом самих утопающих, и организации, желающей провести конверсию (миграцию) своих электронных документов, следует самой разработать для себя подобные регламенты.

По поводу раздела 5.3 «Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ» хочу отметить следующее. Да, разовые проверки на вирусы нужны, но 100% гарантии безопасности они не дают. Поэтому нужно, чтобы в рамках архивной информационной системы постоянно работало современное антивирусное программное обеспечение, и чтобы было как следует налажено резервное копирование информации, включая территориально-удаленное хранение как минимум одного комплекта резервных копий.

Замечу, что, говоря о зараженных вирусами документах, авторы рекомендаций забывают, что вследствие их лечения скорее всего перестанут проверяться усиленные электронные подписи, со всеми вытекающими отсюда последствиями. Кроме того, почему не подумать о таком варианте действий, как создание заверенной архивом «чистой» электронной копии зараженного документа (иногда, возможно, бумажной)?

Раздел 6 «Организация использования электронных документов» (стр.36) сохраняет все недостатки аналогичного раздела в Рекомендациях для архивов организаций. Кроме того, авторы, видимо, надеются, что архивы не будут подключены к федеральной и к региональным системам межведомственного взаимодействия, и не упоминают отдельно исполнение межведомственных запросов в числе основных форм использования архивных документов. Ну что же, поживём – увидим…

Заключительный абзац раздела я считаю насмешкой над читателями-практиками:

«Подтверждение подлинности архивных электронных документов обеспечивается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.»

Чтобы написать подобное, не нужно даже школу заканчивать. Однако для того, чтобы дать юридически грамотные рекомендации по подтверждению подлинности архивных электронных документов, а также по изготовлению имеющих юридическую силу копий и выписок из них (в том числе в электронной форме) – воз здесь уже нужна квалификация!

На месте заказчика работы - Росархива – я обязательно попросила бы авторов дополнить текст сведениями о том порядке, который сейчас установлен в этом отношении законодательством РФ :)

В заключение хочу сказать следующее: Документ, на мой взгляд, получился слабый – но ничего другого нельзя было и ожидать от попытки достаточно детально описать технологию архивного хранения электронных материалов (да ещё взяв за основу правила работы с бумажными документами). Хороший документ такого рода может быть создан только на основе опыта и набитых шишек; при этом его придётся постоянно модернизировать по мере изменения информационных технологий и законодательства.

В отсутствие солидного практического опыта и судебной практики лучшее, что можно сделать, – это сформулировать высокоуровневые принципы (говорящие, что именно архив должен обеспечить в процессе хранения электронных документов) и постараться внести поправки в законодательство с тем, чтобы зафиксировать в нём эти принципы, а также легализовать некоторые полезные технологии (замещающая оцифровка, отметки времени, переподписание и т.д.). Нужно как можно скорее создать государственный электронный архив РФ, который, в частности, занялся бы «обкаткой» различных вариантов обеспечения долговременной сохранности архивных документов и доступа к ним.

Впрочем, вполне вероятно, что решение проблемы придёт не со стороны Росархива, а – как в ряде зарубежных стран – от налоговой службы и Банка России, которые подумывают о том, чтобы сформулировать правила архивного хранения бухгалтерской и налоговой отчетности. Если это случится, то такие правила могут быстро стать образцом для подражания.