О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, часть 1

Документ под названием «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (приложение к отчету о НИР по государственному контракту, исполнитель – Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела, ВНИИДАД) объёмом 52 страницы доступен по адресу http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-edoc-org-2013.pdf

Особенности новой редакции документа. Это вторая редакция данного документа. Первая редакция появилась в 2012 году, и о ней я писала здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2013/01/blog-post_1116.html .

Новая доработанная редакция, с моей точки зрения, стала хуже. Почти все принципиальные недостатки первой редакции сохранились, и повторно писать о них я не буду. Выбранный ВНИИДАД подход к формированию Рекомендаций мне представляется бесперспективным, и я по-прежнему считаю, что:

«Разработчикам проекта следовало учесть мировой опыт и подготовить небольшие по объёму высокоуровневые документы нормативного характера, в которых сформулировать основные принципы архивного хранения электронных документов и ключевые, по возможности технологически-нейтральные требования, обеспечивающие соблюдение принципов и позволяющие обеспечить сохранность и доступность целостных и аутентичных электронных документов в течение установленных для них сроков хранения.»

Однако если в первой редакции упор был сделан на использование морально устаревшей, но хорошо отработанной технологии хранения электронных документов на оптических дисках, которую хотя бы некоторые организации могли бы применить, то в новой редакции главной стала идея хранения электронных документов в контейнерных форматах.

Сама по себе эта идея известна и достаточно широко применяется в практике некоторых стран. Однако за рубежом введению контейнерных форматов как (реже) в делопроизводстве (примером служит Австрия, где универсальный контейнерный формат используется органами власти всех уровней, и в нём же документы передаются на архивное хранение и выдаются из архива), так и в архивном деле (их используют многие государственные электронные архивы) предшествует многолетняя детальная отработка концепции и её тестирование. При широком использовании контейнерных форматов в делопроизводстве, как в Австрии, разрабатывается, тестируется и свободно распространяется программное обеспечение, позволяющее всем желающим читать контейнерные форматы и преобразовывать собственные электронные документы в такие форматы.

У нас данная технология только-только начала осваиваться в рамках таких систем оперативного взаимодействия, как МЭДО, где вопрос архивного хранения документов в контейнерном формате пока даже не поднимался.

Структура предлагаемых в Рекомендациях контейнеров не зафиксирована и не стандартизована. В настоящее время Минкомсвязи готовит очередной нормативный документ, описывающий контейнерный формат для использования в ходе межведомственного электронного взаимодействия (причем несколько иначе, чем в данном документе, и не такой, как в МЭДО) – и, скорее всего, пройдёт немало времени, пока этот формат более-менее стабилизируется. Государственные архивы слыхом не слыхали про эти контейнеры. Всё это означает, что попытка прямо сейчас приступить к архивному хранению документов в контейнерных форматах была бы откровенной авантюрой – а ничего другого документ и не предлагает.

Теперь несколько замечаний по тексту документа.

В первой главе «Общие положения» (стр. 3) в качестве целевой аудитории документа названы государственные органы власти, органы местного самоуправления, государственные и негосударственные организации. Учитывая то, что многие проблемы длительного хранения электронных документов носят правовой характер, я не уверена, что это оптимальный путь. Я бы на месте разработчиков прямо адресовал бы документ, как максимум, организациям государственного сектора, отметив, что остальные могут использовать его по желанию. Это сразу сняло бы ряд претензий к документу, в первую очередь связанных с тем, что Росархиву никто не давал права что-либо предписывать негосударственным организациям, и приказной тон в таких рекомендациях неуместен.

Рекомендации касаются только управленческих документов и не распространяются на документы иных систем документации. В то же время неясно, как в этом контексте следует понимать положение о том, что «Правила хранения, комплектования, учета кинофотофоно- и видеодокументов (аудиовизуальных) в цифровых форматах, электронных научно-технических, картографических, телеметрических документов, специализированных баз данных, информационных ресурсов официальных сайтов организаций в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», устанавливаются специальными нормативными правовыми актами». Во-первых, управленческие документы могут быть созданы (и в настоящее время достаточно часто создаются) в аудио-, видео-, фотофонокинодокументов. Во-вторых, непонятно какие именно «специальные нормативные правовые акты имеются в виду». Далее, данное положение сформулировано так, словно «Рекомендации» являются нормативным правовым актом, а не методическим документом.

Режет глаз более чем сомнительное положение о том, что «Положения Рекомендаций не распространяются на электронные копии (электронные образы) документов». Согласно разработанным самим ВНИИДАД определениям, копии документов являются документами (ГОСТ Р 51141-98, п.29;  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477), ст.4); а заверенные копии и особенно нотариально заверенные копии – являются юридически значимыми документами (ГОСТ Р 51141-98, п.30), которым могут устанавливаться длительные и постоянные сроки хранения (не говоря уже о том, что организация вправе самостоятельно решать вопросы комплектования своего архива, исходя из деловой, правовой и исторической ценности документов). В качестве примера можно привести ст.ст.11, 97, 131, 152, 656, 790, 793, 938 Перечня типовых архивных управленческих документов 2010 года, в которых явным образом постоянные сроки хранения устанавливаются копиям документов.

Одновременно данный раздел, к сожалению, не содержит высокоуровневых принципов, на которые организациям следует ориентироваться при организации архивного хранения электронных документов вне зависимости от конкретных технологий.

Пример: В обязательном для государственных органов стандарте хранения государственных документов австралийского штата Виктория (PROS 11/01 Storage Standard, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2013/08/1101v1.1.pdf ), охватывающем документы на носителях всех видов, сформулированы следующие 8 технологически-нейтральных принципов:

• Авторизация. Все государственные документы, вне зависимости от формата, должны храниться в условиях, авторизованных руководителем архивной службы штата. Руководитель архивной службы штата авторизует условия хранения посредством выпуска стандарта хранения и спецификаций к нему, сертификации депозитарных хранилищ и поставщиков услуг внеофисного хранения.


• Инспекция. Зоны и помещения, используемые для хранения государственных документов, должны регулярно инспектироваться на соответствие стандарту хранения.


• Расположение и конструкция зданий: Государственные документы должны располагаться в хранилищах, удаленных от известных источников неприемлемых рисков.


• Обеспечение долговременной сохранности и защищённости: Государственные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их долговременную сохранность в течение установленного для них срока хранения, и безопасность работающего с документами персонала.


• Идентификация и контроль: Государственные документы должны храниться с использованием систем, обеспечивающих их поиск и извлечение.


• Безопасность: Государственные документы во время их хранения и транспортировки в/из зоны хранения должны быть защищены от кражи, утраты, неавторизованного использования, доступа или модификации.


• Техническая поддержка: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна быть внедрена программа поддержания их в надлежащем техническом состоянии, включающая регулярные инспекции и мониторинг, а также актуальный план технической поддержки.


• Защита на случай катастроф: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна иметься актуальная программа обеспечения готовности на случай непредвиденных ситуаций, действий в случае катастроф и восстановления деятельности по их окончании

Помимо такого рода принципов, было бы полезно явных образом рекомендовать и общие принципы всех систем менеджмента ИСО, предполагающие создание внутренней нормативно-методической базы, регламентирующей вопросы архивного хранения, работу строго в соответствии с этой базой и тщательное документирование всех операций, регулярное проведение аудита и выполнение корректирующих действий.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2_14.html )