Датская стратегия обеспечения долговременной сохранности электронных документов

Сейчас настал в нашей стране, как мне кажется, тот момент, когда уже недостаточно ругать неудачные документы, разрабатываемые уважаемыми, но растерявшими за последние годы свой потенциал учреждениями – теперь нужны конструктивные идеи и предложения. С моей точки зрения, нет смысла продолжать попытки создания детальных инструкций и регламентов; начинать нужно с определения стратегии и высокоуровневых требований, которые во многом можно списать с хороших зарубежных документов.

По этой причине я хотела бы привлечь внимание к опубликованной в январе прошлого года «Стратегии Датских Национальных Архивов в области архивации электронных документов» (Strategy for archiving digital records at the Danish National Archives, http://www.sa.dk/media%284826,1033%29/Strategy_for_archiving_digital_records.pdf , на английском языке). Это маленький 6-страничный документ, в котором архивная служба страны фиксирует принципиальные решения, определяющие дальнейшее развитие программ архивного хранения электронных документов.

В первую очередь формулируется главная задача: обеспечить долговременную сохранность электронных документов таким образом, чтобы сохранялась их аутентичность и чтобы их можно было находить и использовать.

Первым принципиальным выбором является выбор стратегии обеспечения долговременной сохранности – миграции либо эмуляции. Национальные Архивы Дании выбрали миграцию. Следствием такого выбора является обязанность создателей документов провести их миграцию в небольшое число четко специфицированных форматов для архивного хранения, выбранных Национальными Архивами. При этом Национальные Архивы понимают связанные с миграцией риски, и считают, что миграцию в архивные форматы желательно проводить как можно раньше после создания документов.

Далее, Национальные Архивы Дании идут по пути обеспечения сохранности независимо от информационных систем. При таком подходе возможность использования и интерпретации данных не должна зависеть от непрерывной доступности той системы, в которой данные были первоначально созданы – должна быть возможность всё это делать и в других системах. При этом датские архивисты понимают, что абсолютной независимости от систем и технологий быть не может и что рано или поздно электронные документы определенного периода становятся столь зависимыми от технологий своего времени, что становится необходимой их миграция.

В отличие от традиционного архивного дела, объектом сохранения являются не первоначальные артефакты (оригиналы), а содержащаяся в них информация – однако при этом должна обеспечиваться её аутентичность.

Конкретная реализация стратегии опирается на:

• Раннее выявление и отбор систем, данные из которых будут передаваться на архивное хранение. Органы власти обязаны информировать Национальные Архивы о новых ИТ-системах. Архивисты проводя экспертизу ценности данных в этих системах, и, если данные признаются заслуживающими длительного хранения, то система должна получить одобрение Национальных Архивов. Ключевым условием получения такого одобрения является возможность экспорта данных в формате, принимаемом Национальными Архивами.
  
  В Дании отсутствуют жёсткие нормативные требования о передаче определенных типов данных в архивы, поэтому архивисты могут проводить экспертизу гибко, принимая решения на основе реальной ценности этих данных.
  
  Кроме того, Национальные Архивы регулярно контролируют использование государственными органами их ИТ-систем.


• Частую передачу материалов в независимом от конкретной информационной системы формате. Для Дании типична передача материалов на архивное хранение по истечении 5 лет. В отличие от бумажных документов, электронные документы передаются на архивное хранение вне зависимости от того, продолжается ли их активное использование ведомством или нет. Датские архивисты подчеркивают необходимость вовремя захватывать соответствующую техническую документацию – пока эти знания все ещё сохраняются в государственном органе.
  
  Таким образом, Национальные Архивы осознанно идут на то, что копии одних и тех же данных хранятся как у них (возможно, в нескольких экземплярах), так и в государственном органе.
  
  Документы принимаются в виде структур файловой системы, а данные – в виде реляционных баз данных.
  
  Центральные органы государственной власти обязаны сдавать свои документы в Национальные Архивы. У региональных и местных властей есть альтернатива – они могут создать собственный архив, но в любом случае при сдаче материалов должны соблюдаться установленные Национальными Архивами требования.
  
  Физическая сохранность электронных документов обеспечивается путем сохранения в территориально-удаленных друг от друга хранилищах экземпляров документов, записанных на ряде различных носителей информации.


• Постоянное планирование действий, обеспечивающих долговременную сохранность, и периодическая миграция в новые форматы, подходящие для долговременного хранения.
  
  В случае выбора Национальными Архивами нового формата для длительного хранения, в течение нескольких ближайших лет должна быть проведена миграция имеющихся материалов в этот формат.

Источник: сайт Национальных Архивов Дании
http://www.sa.dk/media%284826,1033%29/Strategy_for_archiving_digital_records.pdf