Новости проекта InterPares Trust: Группы готовятся к первой международной пленарной встрече

Первая международная пленарная встреча участников проекта InterPARES Trust пройдёт в канадском городе Ванкувере 17-19 февраля 2014 года. На сайте проекта выложен проект повестки дня встречи.

В преддверии встречи от региональных групп начали поступать отчеты о ходе работ по утвержденным темам, а также дополнительные предложения о проведении исследований.

Североамериканская группа. Поступили, в частности, отчеты о ходе выполнения следующих проектов:

• Проект 01 «Базовая терминология проекта InterPARES Trust». Ричард Пирс-Мозес (Richard Pearce-Moses) в своём отчете сообщает, что в рамках проекта создана необходимая инфраструктура – созданы рабочая и «боевая» базы данных на основе MySQL. Обеспечена поддержка различных наборов символов с использованием кодировки UTF-8. Разработан веб-интерфейс для публичного доступа к базам данных, а также интерфейс для разработчиков. Сайт будет доступен по адресу http://arstweb.clayton.edu/interlex/ .
  
  Редактор подготовил указания и стилевые таблицы для участников проекта (9 человек). Зарезервированы (но не заполнены) записи для 135 терминов, которые были предварительно отобраны на встрече членов Североамериканской группы. Участники проекта уже изучили более ста публикаций, рассматриваемых как терминологические источники, ими подобрано 200 обосновывающих определения цитат.


• Проект 04 «Возвращение «удовольствия» (Fun) в понятие «функциональный» (Functional)». Фьорелла Фоскарини (Fiorella Foscarini) в своём отчете сообщает, что проект начался в октябре 2013 года с анализа литературы по взаимодействию человека и технологий в условиях организации, по управлению личной информацией, по изучению игр и использованию игрового подхода (геймификации). Проведен анализ целого ряда теоретических концепций. Выявлен ряд разнообразных проблемных вопросов (приводится список из 23 пунктов).


• Проект 13 «Патенты и доверие – Переход из традиционной среды в онлайн-среды». Фьорелла Фоскарини (Fiorella Foscarini) в своём отчете сообщает о том, что на начальном этапе проекта (октябрь 2013 – февраль 2014 года) основное внимание было уделено истории изобретения и патентования инсулина в контексте научного сообщества и соответствующих правовых систем. Параллельно изучались вопросы, связанные с переходом на электронные технологии.
  
  В процессе изучения сложной истории диабета и лекарства от него, а также различных системы патентования, существовавших в США и Канаде в 1920-х годах; и в ходе анализа содержания документов Комитета по инсулину, хранящихся в архиве университета г.Торонто, - участники проекта выявили ряд этических вопросов, связанных с патентованием инсулина и противоречивые мнения заинтересованных сторон.
  
  Литература, относящаяся к оцифровке канадских патентов (проводившийся в 1990-х годах проект TechSource Project) раскрывает различные механизмы конверсии, использованные в отношении патентов, поданных до и после 1978 года, и поднимает ряд вопросов, связанных с надёжностью, точностью и аутентичностью документов в связи с решениями, принятыми в ходе оцифровки.
  
  Анализ оцифрованных патентов в базе американского патентного органа (United States Patent and Trademark Office, USPTO), проведенный с точки зрения дипломатики и стилистики, совместно с анализом законодательно-нормативной базы, относящейся к структуре и языку патентов, порядку подачи заявок и к соответствующим ролям (изобретатель, заявитель и т.д.) раскрывают форму и функцию документов данного типа. Выявлены интересные вопросы, связанные с классификацией патентов и использованием иных средств поиска в онлайн-среде.


• Проект 16 «Требования к проектированию метаданных» (Metadata Design Requirements). Джо Теннис (Joe Tennis) и Корин Роджерс (Corinne Rogers) в своём отчете информируют о том, что они посетили предполагаемые места проведения исследований с целью выявить текущую практику применения метаданных и управления ими в этих учреждениях. Ставится задача выяснить, каким образом метаданные используются явным и неявным образом для обеспечения, поддержания и оценки аутентичности.
  
  Ведутся переговоры о проведении исследований в следующих учреждениях:
  
  • Библиотека Вашингтонского университета,
  • Архивно-библиотечная служба Канады,
  • Компания Artefactual Systems (ведущий разработчик открытого программного обеспечения Archivematica),
  • Университет Саймона Фрезера (Simon Fraser University).

Поступило одно новое предложение о проведении исследований: Научно-исследовательский проект 18 «Обеспечение неприкосновенности личной жизни и защищённости управления документами в облачной среде» (Preserving privacy and secure records management in cloud computing). Домен: Безопасность.

Цели данного исследования следующие:

• Изучить проблемы в области обеспечения безопасности и неприкосновенности частной жизни, связанные с хранением персональных данных в облаке,


• Изучить готовность канадских медицинских и государственных учреждений к технологическому переходу к облако,


• Оценить состояние дел в сфере технологий и инструментов, обеспечивающих защиту персональных данных в контексте облачной среды, и


• Сформулировать предложения о том, как решать вопросы обеспечения безопасности и конфиденциальности в деятельности учреждений здравоохранения и государственных органов.

В ходе данного проекта предполагается разработать отраслевые методы и рекомендации по защите персональных данных, позволяющие хранителям документов эффективно управлять документами и данными персонального характера, а также передавать и объединять их.

Европейская группа. Поступил, в частности, отчет о ходе выполнения проекта 01 «Изучение процессов отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении на интернет-сайте правительства Израиля, на примере Министерства иностранных дел».

В презентации, подготовленной Сильвией Шенколевки-Крол (Silvia Schenkolewski-Kroll) и Ассафом Трактински (Assaf Tractinsky) сообщается, что на первом этапе работ были проведены собеседования с рядом сотрудников МИД Израиля (ИТ-специалистами и руководителями среднего звена ИТ-подразделений). Собеседованиям предшествовало детальное изучение веб-сайта МИД и подготовка анкеты.

Исследователи установили, что веб-сайт МИД соответствует стандарту Gov-X –стандарту правительства Израиля по созданию сайтов. Для управления контентом используется SharePoint 2010, который способен выполнять функции системы управления документами (и, как минимум, обеспечить управление контентом).

В целом в МИД существует четкая политика по управлению документами – но не для веб-сайтов. Содержание сайта (за исключением отдельных разделов) определяют веб-мастера, и высшее руководство его не контролирует. Не проводится экспертиза ценности сайта и его контента, отсутствует политика сохранения сайта. Допускается модификация уже выложенных на сайте материалов.

На следующем этапе собеседования предполагается продолжить, и будет проведен отбор и анализ публикаций.

Поступили два новых предложения о проведении исследований:

• Научно-исследовательский проект 11 «Роль архивиста и специалиста по управлению документами в среде открытого правительства Швеции» (The role of the archivist and records manager in an open government environment in Sweden). Домен: Доступ. Проект предложен Средне-шведским университетом.
  
  Проект является дополнением к уже одобренному Европейской группой проекту 03 «Роль специалиста по управлению документами в среде британского «открытого правительства»». Его планируется выполнить в течение 2014 года.
  
  Основная цель проекта заключается в изучении той роли, которую архивисты и специалисты по управлению документами играют в инициативах «открытого правительства», в контексте новых ожиданий и потребностей в отношении доступа к государственным документам, например, в виде открытых данных. Используя материалы, собранные в рамках существующего проекта по открытым данным города Стокгольма, к котором активно участвует городской архив, предполагается определить, какие знания, навыки и компетенции потребуются в будущем представителям данных профессий.
  
  Проект будет в основном касаться ситуации в Швеции. Второй задачей проекта является сопоставление с ситуацией в других странах, в первую очередь с результатами проекта 03.


• Научно-исследовательский проект 12 «Социальные и этические основы сохранения электронного культурно-исторического наследия» (Social and Ethical Foundations of Preservation of Digital Historical-Cultural Heritage). – предложение от Украины. Домен: Политика. Об этом предложении см. также http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/interpares-trust-2.html
  
  Проект предлагается провести в три этапа, в период с февраля 2014 по апрель 2015 года. На первом этапе планируется провести сравнительный анализ национальных и международных документов, относящихся к электронному культурно-историческому наследию, обращая особое внимание вопросам политики, доступа и стратегий обеспечения долговременной сохранности.
  
  Второй этап будет посвящен условиям обеспечения долговременной сохранности электронного культурно-исторического наследия в архивах, библиотеках и музеях Украины.
  
  На третьем этапе планируется разработать рекомендации социально-этического плана по обеспечению долговременной сохранности электронного культурно-исторического наследия в архивах, библиотеках и музеях Украины.

Азиатская группа. От Южной Кореи поступило предложение о проведении научно-исследовательского проекта «Осведомленность специалистов по управлению документами в вопросах безопасности» (Security Awareness of Records Managers). Домены: Безопасность и Политика. Проект предполагается завершить к июню 2014 года.

Поскольку специалисты по управлению документами имеют дело с конфиденциальной информацией, необходимо, чтобы они имели представление о проблемах, связанных с обеспечением безопасности. Главная задача данного исследования – изучить отношение представителей данной профессии к вопросам безопасности и защиты персональных данных при работе с государственными документами (включая медицинские документы).

Предполагается сфокусировать внимание на персонале Министерства здравоохранения и Президентского архива страны.

Латиноамериканская группа. От Бразилии поступило предложение о проведении научно-исследовательского проекта «Обеспечение долговременной сохранности и управление жизненным циклом в государственной электронной среде, объединяющей ряд создателей документов: Изучение практики работы государственной электронной системы» (Preserving and managing the life-cycle in a multi-provenance government digital environment case study on a government electronic system). Домен: Контроль. Проект планируется выполнить в течение 2014-2015 годов.

В рамках инициатив «электронного правительства». Правительство Бразилии создало ряд «структурированных государственных электронных систем», поддерживающих и документирующих виды административной деятельности, типовые для всех государственных органов (управление кадрами, контрактами, деловыми поездками и т.д.). Государственные органы получают доступ к этим система через Интернет; документы хранятся в централизованной базе данных, за поддержание которой отвечает государственная ИТ-компания. В результате документы ряда государственных органов хранятся в единой базе данных, и архивы этих органов никак не контролируют их жизненный цикл. Проблема усугубляется трудностями, связанными с обеспечением долговременной сохранности документов, созданных и хранящихся в базе данных.

В такой ситуации возникает ряд интересных вопросов:

• Являются ли все эти электронные объекты документами?


• Обеспечивается ли хранение документов в течение установленных сроков?


• Обеспечивается ли аутентичность этих документов?


• Каким образом обеспечивается наличие явной архивной взаимосвязи (archival bond) между документами, относящимися к одному виду деятельности, иеё сохранение?


• Кто является создателем документов?


• Могут ли создатели контролировать свои документы на протяжении их жизненного цикла?


• Как отслеживаются сроки хранения документов и выполняются установленные действия по их истечении?


• Кто отвечает за отслеживание сроков хранения и уничтожение/передачу на архивное хранение этих документов? Каким образом это делается?


• Кто является ответственным хранителем неактивных документов?

В качестве примера предполагается изучить разрабатываемую систему управления кадрами, которая должна заменить существующую. Особое внимание будет уделено процессу аттестации персонала (staff evaluation). Целью является разработка рекомендаций по управлению жизненным циклом активных и полуактивных документов различных организаций, хранимых в одной и той же системе.

Источник: сайт проекта InterPARES
http://www.interparestrust.org/