среда, 26 февраля 2014 г.

США: Тенденции в управлении федеральными документами – Три принципа успешного управления


Данная статья Джил Сингер (Jill Tummler Singer – на фото) была опубликована 2 февраля 2014 года на сайте Sys-Con Media.

Приведенный ниже текст – это краткое изложение сказанного мною 29 января 2014 года на мероприятии «Alfresco Content.Gov» в Вашингтоне (см.  http://www.alfresco.com/events/contentgov-2014/agenda ).

За 27 лет на федеральной службе я наблюдала рост объёмов федеральных документов и внедрение новых указов и нормативных актов, направленных на улучшение управления документами в федеральном пространстве. Существуют огромные проблемы, связанные с судебными разбирательствами, экспертизой и раскрытием, поиском фактических данных для анализа, управлением информацией и контролем за множеством санкционированных и несанкционированных раскрытий секретной и/или конфиденциальной информации.

Федеральные специалисты по управлению документами - это настоящие невоспетые герои, помогающие нашей нации защищать информацию, а также защищающие гражданские свободы и неприкосновенность частной жизни граждан нашей страны. Эта работа стала куда более трудной в нынешнюю эпоху «больших данных». В 1980-е годы управлять документами и информацией было трудно, и тогда мы считали, что большие данные - это сотни гигабайт.  Сорок лет спустя, рассматривая текущее положение с данными, мы видим, что федеральные специалисты по управлению документами несут ответственность за управление десятками тысяч гигабайт, петабайтами и зетабайтами данных. Это особенно тяжкая задача.


Решающее значение для успешной работы в федеральном пространства в будущем имеют три принципа управления документами:
  • Захват в момент создания,

  • Управление и защита с использованием workflow-процессов, и

  • Ответственное архивирование.
Пункт 1: Захват в момент создания

Сотрудники федеральных органов создают контент каждую секунду каждого дня, с использованием формальных и неформальных способов. Это и электронная почта, и инструменты планирования встреч, обмен мгновенными сообщениями, голосовая связь, видеоконференции, презентации в PowerPoint, протоколы заседаний, сеансы коллективной работы, меморандумы, рукописные заметки, аналитические записки и так далее.

Сотрудники федеральных органов сохраняют данный контент с использованием не менее разнообразных формальных и неформальных способов. Он хранится на локальных жестких дисках, на мобильных телефонах, в корпоративных хранилищах, в зеркальных ИТ-системах хранения, в публичном и частном облаках.

Короче ... это беспорядок, с которым приходится иметь дело профессионалам в области управления документами.

Что требуется, так это надёжные системы и функциональные возможности, требующие проведения захвата контента в момент его создания. Страшно помогли бы упрощенные и ненавязчивые способы, побуждающие создателя информации её описывать. Ненавязчивость не означает добровольный характер; необходимо требовать выполнения действий по созданию контента и обеспечивать их соблюдение. Не все является документом, но многое заслуживает сохранения для последующего анализа, извлечения уроков и использования для обучения в рамках управления знаниями.

Многие из технологий сегодняшнего дня слишком облегчают создание контента и чересчур затрудняют управление им во времени. Как для профессионалов в области управления документами, так и для федеральных органов исполнительной власти в целом очень важно, чтобы контент создавался с учетом длительности его использования.

Первостепенное значение имеет внедрение технологий, совместно позволяющих обеспечить сохранение и доступность контента в течение установленного времени. Ни одно федеральное ведомство не сможет обойтись одним-единственным инструментом; один инструмент редко способен удовлетворить разнообразные существующие требования и потребности конечных пользователей. Выявление и внедрение технологий с простыми интерфейсами, открытыми API-интерфейсами прикладного программирования, и целенаправленно организованным обменом данными принесет большую пользу федеральным органам. Часто это означает использование инструментов с открытым исходным кодом, которые изначально созданы таким образом, чтобы их легко можно было развивать и интегрировать с другими инструментами.

Пункт 2: Управление и защита с использованием workflow-процессов

Очень мало что происходит в федеральных органах исполнительной власти без привязки к workflow-процессу.
  • Рабочее время сотрудника представляет собой workflow-процесс, завершающийся выплатой зарплаты;

  • Малые и крупные закупки - это workflow-процессы, результатом которых является получение поставщиком оплаты и доставка товаров;

  • Управление активами – это workflow-процесс, идущий от потребности в активах, через приобретение активов, и вплоть до окончательного решения судьбы активов;

  • Аналитические продукты – это workflow-процессы, идущие от инициирования работы, через анализ и редактирование до публикации;

  • Встречи и заседания – это workflow-процессы, идущие от инициализации, через формирование повестки дня до подготовки протоколов и отслеживания соответствующих действий;

  • Формирование федерального бюджета -это супер-workflow-процесс, охватывающий планирование, формирование программ, бюджетирование и исполнение;

  • Управление грантами - это workflow-процесс, идущий от подачи идеи, через её анализ и одобрение и до отслеживания хода её реализации;

  • Оказываемые гражданам услуги включают много workflow-процессов, таких, как выплаты по социальному страхованию, обработка паспортов, выдача виз, кредитование малого бизнеса и т.д.
Включение хорошего управления документами в эти макро- и микро-workflow – дело необходимое и важное.

Федеральным органам требуются инструменты, которые «понимают» сложные workflow-процессы и естественным образом захватывают происходящие в рамках всего workflow-процесса, от его начала до завершения, изменения, одобрения, согласования и действия. Набор таких инструментов - построенных на открытых платформах для удобства обмена данными - вероятно, понадобится каждому федеральному органу. Действуя с использованием как больших ERP-систем, так малых специализированных систем, workflow-платформы могут захватывать информацию, необходимую для утверждения документов и для обеспечения долговременной сохранности.

В равной степени необходимы workflow-инструменты, поддерживающие целостность данных, обеспечивающие защиту неприкосновенности частной жизни и безопасность федерального органа исполнительной власти. Федеральное правительство требует абсолютной безопасности в workflow-процессах обработки, особенно когда дело касается услуг для граждан, охватывающих государственные и частные среды обработки информации. Совершенно недостаточно иметь workflow-инструменты, которые принципиально защищены в условиях частной среды (т.е. при использовании во внутренней деятельности государственного органа – Н.Х.). Федеральным органам нужна уверенность при обмене данными между мобильными платформами, принадлежащими гражданам, и частной платформой государственного органа.

Пункт 3: Ответственное архивирование

Основой нашей формы государственного управления является доверие. Основополагающими является доверие нашего народа и доверие сотрудников федеральных органов. В равной степени важно доверие к нашим документам и информации. Когда [президентская] Администрация, [Капитолийский] холм (т.е. Конгресс США – Н.Х.) и/или народ хотят знать, что и когда мы знали, федеральные органы исполнительной власти должны быть готовы сказать правду – и предъявить подтверждающие её факты и документы.

Федеральное правительство и его органы - не частные учреждения. Хотя и есть информация, которую мы не должны хранить, однако федеральные органы власти должны по-прежнему, в случае сомнений, предпочитать ошибки в сторону избыточной осторожности и хранить всё, что кажется заслуживающим сохранения. Мы должны быть готовы сохранять больше информации и документов, чем требуется по закону, в интересах обеспечения доверия и понимания исторических решений и последствий.

Опять же, нам нужны инструменты и технологии, которые делают ответственное управление документами и архивирования проще для всех. Количество ресурсов, которое федеральное правительство тратит на экспертизу и цензурирование федеральных документов, просто ошеломляет. Если найти технологии, сокращающие затраты ресурсов хотя бы на 10 процентов, результат был бы впечатляющим. Достижение 20% или 30% экономии стало бы феноменальным результатом.

Ключом к сокращению рабочей силы, занятой в процессах архивации, экспертизы и раскрытия, является добротная основа, опирающаяся на эти принципы. Рискуя создать замкнутый круг, я отошлю читателя к первому пункту - управлению контентом в момент его создания.

Итоги
  • Федеральные органы создают больше данных и контента, чем мы может себе представить;

  • Далеко не все эти данные полезны, и пробраться через горы данных, чтобы разобраться и сохранить то, что важно - нелёгкая работа;

  • Нужно, чтобы федеральным органом стало проще обеспечивать защиту данных во избежание злоупотреблений и незаконного раскрытия;

  • Кроме того, нужно, чтобы федеральным органам было проще определить, в каких случаях утечка наносит ущерб;

  • Реагировать на запросы о раскрытии информации, - будь то на основе законодательства о свободе доступа к государственной информации или на основе запросов Конгресса, - не должно быть так сложно, как сейчас;

  • Обеспечение безопасности и защиты личных данных граждан - не пожелание ... это требование!
Основные потребности федеральных органов исполнительной власти следующие:
  • Наборы инструментов, позволяющих выполнить значительную часть деятельности по управлению контентом;

  • Открытые интерфейсы и инструменты с открытым исходным кодом, допускающие недорогие и расширяемые дополнения для выполнения специальных задач;

  • Инструменты, способствующие упрощению работы как конечных пользователей, так и ИТ-подразделений, а также

  • Инструменты, упрощающие повседневную работу специалиста по управлению документами и конечного пользователя.
Джил Сингер (Jill Tummler Singer)

Источник: сайт Sys-Con Media
http://www.sys-con.com/node/2948121

Комментариев нет:

Отправка комментария