ИСО: Технический подкомитет TC46/SC11 опубликовал «белую книгу» под названием «Руководство по проведению уничтожения/передачи документов по истечении сроков их хранения»

21 февраля 2014 года на сайте технического подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО), занимающегося стандартизацией в области управления документами и архивного дела, была выложена в свободном доступе белая книга «Руководство по проведению уничтожения/передачи документов по истечении сроков их хранения» (Implementation guidelines for disposition of records).

Документ объёмом 24 страницы доступен по адресу http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=16460748&objAction=browse&viewType=1

[Дополнение от 27.02.2014] 27 февраля 2014 года без каких-либо объяснений секретариат технического подкомитета сообщил о том, что документ с сайта удалён. В данный момент документ доступен здесь: http://www.nen.nl/web/file?uuid=13c90652-6b55-4d4c-9ba9-658e0fe24bde&owner=447a52e8-6579-498c-a51b-04cfb9334d51

Белая книга опубликована согласно принятой на встрече в Париже в июне 2013 года резолюции 7/2013-06 о прекращении работы группы WG10 технического подкомитета TC46/SC11 над проектом одноименного технического отчета ISO/DTR 18800 и о подготовке вместо этого «белой книги» и проведения её широкого обсуждения.

Предыстория вопроса такова: Работа над технически отчетом ИСО, посвященным вопросам организации проведения уничтожения/передачи документов в конце их жизненного цикла, идёт с 2012 года.

Проект был подготовлен на основе опубликованного в 2010 году и предназначенного для органов исполнительной власти новозеландского стандарта по решению судьбы документов (Records Management Standard S9: Disposition Standard, о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/12/blog-post_2736.html . В настоящее время Архивы Новой Зеландии осуществляют проект пересмотра существующих стандартов управления документами, в т.ч. и стандарта S9, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_674.html ). Как следствие, в проекте плохо была отражена специфика работы по экспертизе ценности (которую затем было решено вообще не рассматривать), уничтожению и передаче на архивное хранение документов организациями коммерческого сектора.

В данном документе были сформулированы рекомендации по хорошей практике проведения организацией работы по уничтожению/передаче на архивное хранение документов, а также приведены критерии для проведения самооценки, позволяющие организации оценить положение дел в этой области и определить области для улучшений.

В сентябре 2012 года во время голосования по первоначальному тексту проекта, при в целом положительном отношении к нему, был высказан ряд опасений, касающихся:

• Применимости документа в различных юрисдикциях;


• Необходимости согласовать терминологию с ISO 15489 и другими стандартами ИСО;


• Необходимости упомянуть существующие стандарты в этой области;


• Необходимости учёта особенностей и потребностей частного сектора.

В июне 2013 года, вследствие негативной оценки документа представителями ряда стран, было решено работу над техническим отчётом приостановить, а подготовленный текст опубликовать в виде «белой книги».

Наш технический подкомитет ТК459/ПК6 ( http://www.pk6.eos.ru/ ) активно участвовал в обсуждении данного документа в рамках процесса стандартизации ИСО.  С нашей точки зрения, у документа, безусловно, есть ряд существенных недостатков, но для государственных органов он в целом подходит. Учитывая очень небольшое число стандартов, опубликованных в мире по этой теме, и отсутствие отечественных документов такого рода, мы считаем, что данный документ заслуживает внимания и что усилия по его доработке будут оправданы.

По сравнению с последней редакцией проекта технического отчета ИСО в «белую книгу» каких-либо серьёзных изменений не внесено, что, впрочем, вполне понятно – во время последнего голосования мнения серьёзно разошлись, и сейчас технический подкомитет намеревается использовать публичное обсуждение «белой книги» для того, чтобы попытаться доработать документ и прийти к консенсусу.

Источник: портал ИСО
http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=16460748&objAction=browse&viewType=1