воскресенье, 19 мая 2013 г.

Новый Южный Уэльс (Австралия): Архивно-документационная служба штата отвечает на вопросы , часть IV


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/iii_17.html )

Не будет ли сканирование бумажных документов и их последующее сохранение в электронном виде более эффективных использованием средств, чем финансирование дополнительного хранения бумажных документов?

Во-первых, для всех организаций важно держать под контролем объёмы управляемых ими документов путем регулярного проведения уничтожения документов с истекшими сроками хранения в соответствии с утвержденными типовыми и ведомственными перечнями, применимыми в Вашей организации.

Когда такой процесс налажен, то программа оцифровки документов может дать возможность снизить затраты на хранения бумажных документов, однако на налаживание такой программы также требуются значительные затраты.

В этой связи важно до начала программы подготовить экономическое обоснование, обеспечив учет всех требований и расходов, в частности, для того, чтобы можно было четко определить отдачу на вложенные инвестиции.

Следует принять решения о том, какие материалы будут оцифровываться по мере их получения организацией - почта, счета, заявления, подаваемые документы и т.д.; и/или решения о ретроспективной оцифровке имеющихся документов для того, чтобы получить возможность уничтожить бумажные оригиналы, сделать документы более доступными или же обеспечить сохранение старых и хрупких документов.

Процесс подготовки экономического обоснования также важен тем, что в его ходе требуется оценить зрелость управления документами в организации и её EDRMS-системы. Оцифрованные документы должны сохраняться в EDRMS-системе, которая, в свою очередь, должна быть способна поддерживать захват и обеспечение сохранности электронных документов во времени.

Управление государственных документов опубликовало подробное руководство по оцифровке (http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-25/introduction ), содержавшее детальные рекомендации по оценке жизнеспособности и по внедрению полномасштабной программы оцифровки.

Какие критерии контроля качества мы должны реализовать в нашем проекте сканирования?

Подготовленное Управлением государственных документов руководство по оцифровке ( http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-25/introduction ) состоит из двух частей, в одной из которых акцент делается на оцифровку в рамках деловых процессов (т.е. на постоянно идущий процесс оцифровки в интересах текущей деловой деятельности), а в другой – на ретроспективную оцифровку (т.е. на выполняемую в виде отдельного проекта оцифровку существующих бумажных документов).

Разделы, посвященные оцифровке в ходе текущей деловой деятельности (  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-25/guideline-digitisation/11.-benchmarks-and-quality-assurance ) и ретроспективной оцифровке (  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-25/managing-back-capture-digitisation-projects/13.-benchmarks-and-quality-assurance) содержат рекомендации по контролю качества, в том числе следующие предложения:

Если будет использоваться выборочный контроль качества, то параметры и частоты выборки должна быть определены исходя из характера использования системы сканирования и ожидаемого или предполагаемого периода, по истечении которого начнется ухудшение характеристик. Контроль качества должен охватывать как графические образы, так и их метаданные. Рекомендации поставщиков систем могут помочь в определении частоты контроля. Объём и частота отбора выборок должны быть задокументированы.

Первоначально контроль качества целесообразно проводить чаще. Однако по мере стабилизации показателей тестов, оборудования и процессов контроль качества может быть сведен к проверке к случайной выборки объёмом от 5 до 10% всех сканируемых материалов.

Необходимо позаботиться о том, чтобы выборка была представительной и отражала разнообразие оцифровываемых документов, например, включая образцы, где качество оригинальных бумажных документов ниже среднего. В некоторых случаях (например, после ремонта оборудования или при привлечении новых сотрудников или поставщиков услуг), может проверяться каждый графический образ – до тех пор, пока не появится уверенность в соответствии стандартам.

Кейт Камминг (Kate Cumming)


Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-march-and-april-2013/

Комментариев нет:

Отправка комментария