В Гражданском Кодексе установлены требования к порядку оформления протоколов собраний

Федеральный закон от 7 мая 2013 года № 100-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»  внес в Гражданский Кодекс целую новую главу 9-1 «Решения собраний».

Глава состоит из пяти статей, и они распространяются на любые собрания, проведение которых связано с гражданско-правовыми последствиями или порождают правовые последствия.

Статья 181-1. Основные положения

1. Правила, предусмотренные настоящей главой, применяются, если законом или в установленном им порядке не предусмотрено иное.

2. Решение собрания, с которым закон связывает гражданско-правовые последствия, порождает правовые последствия, на которые решение собрания направлено, для всех лиц, имевших право участвовать в данном собрании (участников юридического лица, сособственников, кредиторов при банкротстве и других, далее  – участников гражданско-правового сообщества), а также для иных лиц, если это установлено законом или вытекает из существа отношений.

Статья 181-2. «Принятие решения собрания» содержит требования, которые необходимо соблюсти для того, чтобы принятое решение было признано правомочным:

1. Решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в собрании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества.
Решение собрания может приниматься посредством заочного голосования.

2. При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания.

3. О принятии собранием решения составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания.

Отдельно стоит остановиться на требованиях к оформлению протокола собрания. Гражданский Кодекс теперь требует наличия в протоколе следующих реквизитов:

4. В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:
1)    дата, время и место проведения собрания;
2)    сведения о лицах, принявших участие в собрании;
3)    результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
4)    сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
5)    сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

5. В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:
1)    дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;
2)    сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
3)    результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
4)    сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
5)    сведения о лицах, подписавших протокол.

Мой комментарий: Мне кажется, что по пункту «сведения о лицах, принявших участие в голосовании» в ряде случаев могут возникнуть конфликтные ситуации, поскольку в Кодексе не уточнено, что понимается под такими сведениями: поименный список присутствовавших на собрании или просто указание количества принявших участие в собрании.

Организациям стоит обратить серьезное внимание на новые требования к оформлению протоколов собраний, поскольку решения собраний могут быть признаны судом недействительными, если  будут установлены существенные нарушения правил составления протокола:

Статья 181-4. Оспоримость решения собрания

1. Решение собрания может быть признано судом недействительным при нарушении требований закона, в том числе в случае, если:
1)    допущено существенное нарушение порядка созыва, подготовки и проведения собрания, влияющее на волеизъявление участников собрания;
2)    у лица, выступавшего от имени участника собрания, отсутствовали полномочия,
3)    допущено нарушение равенства прав участников собрания при его проведении;
4)    допущено существенное нарушение правил составления протокола, в том числе правила о письменной форме протокола (пункт 3 статьи 181-2).

Кроме того, решение собрание может быть признано ничтожным, в том числе и тогда, когда решение собрания было принято по вопросу, не включенному в повестку дня:

Статья 181-5. Ничтожность решения собрания

Если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случаях, если оно:
1)    принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества;
2)    принято при отсутствии необходимого кворума;
3)    принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания;
4)    противоречит основам правопорядка или нравственности (!).

Изменения вступают в силу с 1 сентября 2013 года.

Мой комментарий: Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) всего несколько раз упоминает о протоколах:

• Стандарт относит проколы к организационно-распорядительной документации,
• Датой документа для протокола является дата заседания (принятия решения) (п. 3.11),
• Текст протокола требуется излагать от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили") (п.3.20).

Вот и все.

Теперь же как к оформлению, так и к обеспечению сохранности документов данного вида придется относиться более внимательно,.

В законодательстве уже установлены отдельные требования к порядку оформления протоколов некоторых видов собраний. Так, например, в законе о «О несостоятельности (банкротстве)» содержатся следующие требования к протоколу собрания кредиторов:

Федеральный закон от 26.10.2002 N 127-ФЗ  «О несостоятельности (банкротстве)»

Статья 12. Собрание кредиторов

7. Протокол собрания кредиторов составляется в двух экземплярах, один из которых направляется в арбитражный суд не позднее чем через пять дней с даты проведения собрания кредиторов, если иной срок не установлен настоящим Федеральным законом.

В случае проведения собрания кредиторов в порядке, предусмотренном пунктом 5 настоящей статьи, протокол собрания кредиторов составляется в трех экземплярах, первый из которых направляется в арбитражный суд, второй - арбитражному управляющему не позднее чем через пять дней с даты проведения собрания кредиторов.

Третий экземпляр протокола собрания кредиторов хранится у лица, проводившего собрание.

К протоколу собрания кредиторов должны быть приложены копии:

• реестра требований кредиторов на дату проведения собрания кредиторов;
• бюллетеней для голосования;
• документов, подтверждающих полномочия участников собрания;
• материалов, представленных участникам собрания для ознакомления и (или) утверждения;
• документов, являющихся доказательствами, свидетельствующими о надлежащем уведомлении конкурсных кредиторов и уполномоченных органов о дате и месте проведения собрания кредиторов;
• иных документов по усмотрению арбитражного управляющего или на основании решения собрания кредиторов.

Оригиналы указанных документов подлежат хранению арбитражным управляющим или реестродержателем до завершения производства по делу о банкротстве, если иной срок не установлен настоящим Федеральным законом, и представляются по требованию арбитражного суда или в иных предусмотренных федеральным законом случаях.

Арбитражный управляющий обязан обеспечить доступ к копиям указанных документов лицам, участвующим в деле о банкротстве, а также представителю работников должника, представителю учредителей (участников) должника, представителю собственника имущества должника - унитарного предприятия.

В Жилищном Кодексе упоминаются о протоколах следующих видов собраний:

• Общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме,
• Собрания учредителей жилищного кооператива,
• Общего собрания членов жилищного кооператива,
• Общего собрания членов товарищества собственников жилья.

К протоколу общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме Жилищным Кодексом установлены дополнительные требования:

Жилищный кодекс Российской Федерации от 29 декабря 2004 года № 188-ФЗ

Статья 46. Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме

1. Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование, принимаются большинством голосов от общего числа голосов принимающих участие в данном собрании собственников помещений в многоквартирном доме, за исключением предусмотренных пунктами 1 - 3.1 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса решений, которые принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме. Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме оформляются протоколами в порядке, установленном общим собранием собственников помещений в данном доме.

Так что в ряд законодательных и нормативно правовых актов нужно будет вносить изменения, а сотрудников, отвечающих за составление протоколов собраний, придется переучивать.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=145981