Австралия: Джудит Эллис о проблемах управления документами

Данная маленькая, но довольно любопытная заметка была опубликована 6 мая 2013 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (PROV).

На прошедшем недавно в штате Виктория торжественном открытии месячника знаний об информации (Information Awareness Month) Джудит Эллис (Judith Ellis – на фото, известный австралийский специалист, один из ведущих разработчиков стандартов серии ISO 30300 системы менеджмента документов – Н.Х.) рассказала о тех проблемах, с которыми, по её мнению, сталкивается управление документами.

Многие из отмеченных Джудит проблем перекликаются с вопросами, выявленными группой Управления государственных документов штата Виктория по стандартам и политике. В их число входят следующие:

• Управление документами, обеспечивающие исполнение законодательно-нормативных требований, обходится слишком дорого, особенно для небольших организаций. Особенно острым вопросом является масштабируемость стандартов для организаций различного размера;


• Проведение анализа рисков является ключевым компонентом, позволяющим государственным органам сосредоточить свои усилия на действительно важных документах;


• Системы управления электронным контентом и документами (EDRM) часто не включены в процессы реального ведения государственными органами их основной деятельности. Слишком часто помещение документа в дело является дополнительным действием, которое выполняется после завершения работы. Было бы лучше встроить процессы делопроизводства/управления документами в те системы, в которых люди работают;


• Люди сейчас отыскивают и используют информацию совершенно новыми способами, которые быстро меняются. Это имеет последствия для управления документами.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-only/recordkeeping-challenges