Документы о системах являются свидетельством того, как ведётся деловая деятельность: Управлять нужно не только информацией в деловой системе, но и информацией о ней

Заметка Кейт Камминг (Kate Cumming – на фото) была опубликована 29 апреля 2012 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Мы провели несколько очень интересных бесед с представителями ряда организаций по поводу их деловых информационных систем и типов документов, которые они создают и хранят в этих системах.

В частности, мы разговаривали с сотрудниками одной организации, которая сейчас выводит из эксплуатации основную деловую систему. В этой деловой системе хранились персональные данные клиентов,  и она использовалась для обеспечения единообразного отображение этих данных в масштабе всей организации. Содержащиеся в системе актуальные деловые данные о клиентах дублирует информацию, имеющуюся в делах клиентов. По этой причине отсутствует необходимость, с точки зрения делопроизводства,  в сохранении введенной в систему информации, поскольку эффективное управление ею обеспечивается в делах клиентов. Создание дополнительной справочной копии приведёт к ненужному дублированию и усилиям по управлению данными.

Но вот чем, однако, необходимо управлять как официальными документами, так это информацией о самой системе. Поскольку система использовалась в качестве портала для обеспечения необходимого делового доступа к конфиденциальным персональным данным, в такой ситуации важно сохранить документы, показывающие, как эта система работала, и какие системные правила были реализованы для обеспечения защиты и управления безопасностью и доступом к информации.

Кроме того, в создание этой большой, сложной и успешной системы были вложены большие средства, поэтому также важно в кратко- или среднесрочной перспективе сохранить проектную документацию на систему в качестве справочной информации, которая может быть полезна для будущих крупномасштабных системных проектов в этой организации.

Персонал службы управления документами может, однако, упустить из виду необходимость сохранения этих типов специфических для системы документов, и об этом могут не подумать и сотрудники ИТ-подразделений, раз уж система выводится из эксплуатации. Но такие документы о системах могут оказаться столь же важными, как и сама содержащаяся в системах информация.

В мире электронной деловой деятельности на документы все чаще приходится смотреть как на данные в определенном контексте. Вводимая в систему информация представляет собой данные, а сама система обеспечивает контекст. Если мы собираемся иметь как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе полную, точную, полезную, имеющую доказательную силу и содержательную информацию, то нам следует подумать о сохранении информации как о данных, так и о системе. Потребность принимать во внимание как системные, так и управленческие условия, в которые выполнялась деловые операции, в будущем будет только увеличиваться, и поэтому нам следует уже сейчас принять меры по созданию и управлению этим типом информации. Фактически деловые системы сами по себе являются документами, показывающими, как организация выполняла свои деловые операции, и все чаще нам будут нужны хорошая, проверяемые документы, касающиеся этих систем.

Всем организациям, развертывающим деловые системы для использования в ключевых или высокорискованных деловых операциях, следует подумать о том, какую системную документацию и системные спецификации следует сохранить в качестве необходимого контекста и для обеспечения подотчетности деловых операций; а также о том, какие документы система должна будет создавать о выполняемых ею деловых транзакциях.

Если Вы сами работаете в этой увлекательной области, то мы с удовольствием познакомились бы с Вашей точкой зрения и опытом по этому вопросу.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/systems-are-records-of-how-we-do-business-managing-the-information-about-your-business-system-not-just-the-information-in-your-business-system/