Точка зрения: «Документы не являются центром Вселенной»

Заметка Джеффри Льюиса (Jeffrey Lewis – на фото), аналитика по вопросам управления документами из фирмы Zimmerman Associates, Inc,, была опубликована 23 апреля 2013 года на блоге «Информация- это валюта» (Information Is Currency).

Уже неоднократно ставился вопрос о том, не пора ли специалистам по управлению документами отказаться от проведения различия между документами (records) и информационными материалами, не имеющими статуса документов (non-record). Этот неоднозначный и вызывающий разногласия вопрос упоминался и на недавнем семинаре, проведенного отделением ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International ( http://www.arma-metromd.org/ ) , действующим в штате Мериленд. С моей точки зрения, дискуссия во многом вертится вокруг вопроса «Есть ли у нас будущее как у специалистов по управлению документами?» По мере роста потребности в управлении контентом и электронными документами, граница между документами и не-документами становится всё более размытой. Крис Уолкер (Chris Walker) в заметке у себя на блоге под названием «Документы – Имеют ли они значение?» (Records – Do They Matter? См.   http://christianpwalker.wordpress.com/2011/01/18/records-do-they-matter/ ) сказал следующее:

«Если в рамках процесса выявления и представления электронных документов в ходе судебного разбирательства (э-раскрытия) от организации требуется представить определенный контент, заявление организации о том, что  «мы никогда не объявляли эти материалы документами» не может служить основанием для их исключения из процесса э-раскрытия.

Таким образом, даже с юридической точки зрения, «документность» контента становится, как мне кажется, менее критичной. Я считаю, что по мере того, как мы будем все более и более уверенно чувствовать себя, имея дело с электронным контентом, его статус как документа будет иметь все меньшее значение. Дело в том, что используя надлежащие инструменты и процедуры, мы можем обеспечить, защищённость, аудит и аутентификацию не имеющих документный статус электронных материалов ничуть не хуже, чем в случае, когда эти материалы были бы объявлены документами.

Применяя подходящие инструменты, мы можем весьма эффективно управлять жизненным циклом любого материала (имеется в виду, в первую очередь, отслеживание сроков хранения и своевременное уничтожение – Н.Х.). Посмотрим правде в глаза; жизненный цикл контента не очень сложен: его создают/получают, затем используют, после чего от него избавляются».

Важная роль, которую выполняют специалисты по управлению информацией, заключается не в отделении документов от не-документов, а в установлении сроков хранения для каждого информационного материала. В заметке «Документы важны, официальное объявление документами – нет» (Records Matter, Declaration Doesn’t, http://www.aiim.org/community/blogs/expert/Records-Matter-Declaration-Doesnt ) Уолкер раскрывает эту мысль следующим образом:

 «Формальное объявление части электронного контента документом – искусственный и ненужный анахронизм. Если исходить из общепринятого определения термина «документ», то, посылая контрагенту счет, мы уже знаем, что это документ, поскольку он является свидетельством деловой транзакции. Когда я посылаю сообщение электронной почты, в котором сказано, какие именно действия я хочу, чтобы были выполнены, - мы уже знаем, это документ, исходя из контекста, содержания и отправителя письма. Единственное, что нам действительно нужно сделать - это определить, в течение какого срока нам следует сохранять эти материалы.»

Моника Крокер (Monica Crocker) , пишущая на блоге на сайте ассоциации AIIM, также очень помогла мне осознать, что документы не являются центром Вселенной. Всеми материалами, - как документами, так и не-документами, - следует управлять независимо от того, насколько длительным или кратковременным окажется жизненный цикл этой информации. Именно поэтому перечни документов с указанием сроков хранения включают в себя не-документы и устанавливают, что они могут быть уничтожены по миновании надобности. Моника отмечает следующее:

«Недостаток различения документов и не-документов связан с тем, что для определения срока хранения материалов мы отсылаем пользователей к перечням. Если исключить из этих перечней не-документы (копии для удобства работы, сообщения и переписка, имеющие мимолётную ценность и т.д.), то как пользователи должны будут определить, что им делать с этой информацией – нужно ли им будет обращаться ещё к какому-то документу за соответствующими инструкциями?

Если же мы включим не-документы в перечень документов с указанием сроков хранения, то нам потребуется его переименовать, поскольку эти материалы документами не являются.

Полноценная политика в области хранения и уничтожения документов и информации определяет окончательную судьбу любой информации (это может быть уничтожение, передача на архивное хранение и т.д. – Н.Х.), даже той, которая статус документа не имеет. Так что если имеется единый перечень, устанавливающий, следует ли сохранять определенную информацию; и один набор процедур, регламентирующих, как это делать (сохранить материалы или избавиться от них), - то есть ли необходимость в течение жизненного цикла информации помечать материалы как «документы» и «не-документы»?»

В заметках Моники очень полезными являются диаграммы, с помощью которых она показывает, как объявление материалов документами добавляет в деловой процесс ненужные шаги. Я бы рекомендовал Вам, при возможности, прочитать её заметки «Всё есть документы … Ну вот, я это сказала» (Everything is a Record…there, I said it, см. http://www.aiim.org/community/blogs/expert/everything-is-a-recordthere-i-said-it ) и «Документ или не документ – имеет ли это значение?» (Does "record" or "non-record" really matter? - см. http://www.aiim.org/community/blogs/expert/does-record-or-non-record-really-matter ).

Джеффри Льюис (Jeffrey Lewis)

Мой комментарий: Хочу подчеркнуть важный момент – американские специалисты ставят вопрос о неоправданности проведения различия между документами и не-документами (records vs documents) потому, что, с точки зрения современного законодательства США и некоторых других стран, такое различие на практике в большинстве случаев уже ничего не даёт.

Ситуация, однако, была совершенно иной вплоть до начала 21-го века. Долгое время организации обязаны были раскрывать в ходе судебных споров и расследований только те материалы, которые они официально объявили своими документами. Умение отделять «плевелы от пшеницы» было необходимо не только профессионалам в области управления документами, но и большинству работавших с документами и информацией сотрудников деловых подразделений. Лишь сравнительно недавно обязательным стало раскрытие всей имеющейся у организации и относящейся к спору информации (вне зависимости от её статуса и вида носителя).

Самое важное в опыте коллег, на мой взгляд, то, что по мере перемен в обществе и, соответственно, в законодательстве, начинают стремительно уходить в прошлое, казало бы, незыблемые концепции делопроизводства. Такой процесс сейчас начался и в нашей стране.

Источник: блог «Information Is Currency»
http://infocurrency.wordpress.com/2013/04/23/records-are-not-the-center-of-the-universe/