Новый Южный Уэльс (Австралия): Архивно-документационная служба штата отвечает на вопросы , часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/i_15.html )

Что нам делать с унаследованными данными после проведения их миграции? Можно ли их просто уничтожить?

На самом деле унаследованные данные следует сохранять в течение короткого периода времени после миграции.

Управлением государственных документов выпустило типовой перечень GA33 с запоминающимся названием «Первичные документы, прошедшие миграцию» (Source records that have been migrated, см.   http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/general-retention-and-disposal-authorities/source-records-that-have-been-migrated-ga-33/source-records-that-have-been-migrated-ga-33 ).

В данном нормативном документе сказано, что Вы можете уничтожить ваши унаследованные или первичные документы при условии, что:

• Процесс миграции был надлежащим образом спланирован, управлялся и был задокументирован,


• Проведенное до и после миграции тестирование подтвердило успешность процесса миграции,


• Вы обеспечили сохранность исходных документов в течение не менее чем шести месяцев после их успешной миграции (в зависимости от деловой ценности унаследованных данных и связанных с ними рисков, Вы можете принять решение об их сохранении и в течение более длительного периода времени). Этот шестимесячный период дает достаточное время для проверки результатов миграции и, при необходимости, повторного её выполнения.

В разделе «Условия, при выполнении которых исходные документы могут быть уничтожены» (Conditions for the destruction of records) перечня GA33 приведен полный перечень факторов, которые следует принять во внимание, прежде чем уничтожать Ваши унаследованные данные.

В течение многих лет мы сканировали нашу входящую корреспонденцию и оригиналы по дням укладывали в короба, но мы никогда не уничтожали бумажных оригиналов. Что нам следует делать?

Бумажные документы после оцифровки можно спокойно уничтожать.

В разделе 13 выпущенного Управлением государственных документов руководства по оцифровке рассматривается вопрос об уничтожении бумажных оригиналов после их оцифровки  (см.  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-25/guideline-digitisation/15.-disposal-of-original-paper-records ).

В части С этого раздела обсуждается вопрос авторизации такого уничтожения. Там говорится о том, что Вам следует учесть все необходимые факторы, прежде чем проводить уничтожение бумажных оригиналов. В отношении положения о том, что «все требования по обеспечению сохранности оригиналов были проверены и выполнены», в руководстве сказано, что Вам следует «получить и задокументировать разрешение представителя высшего руководства на проведение уничтожения».

Это означает, что вы должны получить письменное разрешение представителя высшего руководства на проведение предлагаемого Вами уничтожения документов. Это разрешение может охватывать все документы за определенный период - нет никакой необходимости в получении разрешения на уничтожение каждого отдельного документа.

Перед уничтожением бумажных оригиналов Вам следует убедиться в том, что в бумажных оригиналах более нет никакой внутренней деловой потребности, и что отсканированные версии всех этих документов разборчивы, доступны и хорошо управляется.

Дополнительную информацию по данному вопросу можно также найти в имеющемся в руководстве по оцифровке разделе ответов на часто задаваемые вопросы (см.  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-25/frequently-asked-questions ).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/iii_17.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-march-and-april-2013/