Арбитражная практика: Заверенная копия с нотариально заверенной копии – допустимый вариант копии

Делопроизводство – дисциплина прикладная. Делопроизводческие термины активно используются в деловой деятельности и регулярно становятся предметом рассмотрения в ходе судебных разбирательств, и порой от их трактовки судами зависит судьба дела.

На этот раз в августе 2012 года в Арбитражном суде Красноярского края был вопрос о том, можно ли считать понятие «копия с копии» соответствующим понятию «копия» (дело № А33-8612/2012).

Суть спора

При рассмотрении в апреле 2012 года конкурсной комиссией Министерства природных ресурсов и лесного комплекса Красноярского края заявок на участие в открытом конкурсе на право выполнения мероприятия «Разработка и актуализация регионального кадастра отходов производства потребления Красноярского края» было принято решение об отказе в допуске к участию в открытом конкурсе краевому государственному предприятию «Красноярский научно-исследовательский институт геологии и минерального сырья» (ГП КК «КНИИГиМС») в связи с тем, что к заявке были приложены копии учредительных документов, не заверенных налоговыми органами, что, по мнению заказчика, противоречит действующему законодательству.

Для справки: В соответствии с требованиями федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ заявка на участие в конкурсе должна содержать копии учредительных документов участника размещения заказа (для юридических лиц).

Институт обратился в Красноярское Управление Федеральной антимонопольной службы (УФАС) с жалобой на действия конкурсной комиссии. В ходе плановой проверки было установлено, что конкурсная комиссия также приняла решение об отказе ФГУП «Госцентр «Природа» в допуске к участию в открытом конкурсе в связи с тем, что в составе и его заявки также были представлены копии учредительных документов, не заверенные налоговыми органами.

УФАС сочло, что решения конкурсной комиссии об отказе институту и ФГУП «Госцентр «Природа» в допуске к участию в конкурсе являются необоснованными и нарушают права и законные интересы участников размещения заказа, признало жалобу обоснованной, выдало предписание об устранении выявленных нарушений и решило передать материалы по жалобе для рассмотрения вопроса о возбуждении административных дел в отношении членов конкурсной комиссии. УФАС также потребовало отменить протокол рассмотрения заявок и повторно рассмотреть конкурсные заявки участников размещения заказа.

Министерство обратилось в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда Красноярского края

Суд начал разбираться в деле с изучения вопроса о том, что такое «копия документа».

• В соответствии с пунктом 4 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, «копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы».


• Пунктом 2.1.30 ГОСТа Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28, предусмотрено, что заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Суд установил, что заявка института содержит копию устава, исполненную с нотариально заверенной копии документа, т.е. верность копии устава подлиннику документа засвидетельствовал нотариус Красноярского нотариального округа Российской Федерации.

Согласно ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных Постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 11 февраля 1993 года № 4462-1, нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами.

Институтом была представлена копия устава, снятая с нотариально заверенной копии устава, имеющей юридическую силу. Таким образом, суд пришел к выводу о том, что понятие «копия с копии» соответствует понятию «копия».

По мнению суда, поскольку заявка института соответствует требованиям федерального закона № 94-ФЗ, то решение конкурсной комиссии об отказе институту в допуске к участию в конкурсе является необоснованным и нарушает права и законные интересы предприятия.

Суд отказал в удовлетворении заявления Министерства природных ресурсов и лесного комплекса Красноярского края к Управлению Федеральной антимонопольной службы по Красноярскому краю о признании недействительным решения и предписания.

Позиция Третьего арбитражного апелляционного суда

Не согласившись с принятым решением, Министерство обратилось в Третий арбитражный апелляционный суд с апелляционной жалобой, в которой обосновывало свою позицию тем, что:

• Предприятием была представлена копия с копии Устава, копия Устава не была заверена,


• Федеральный закон № 94-ФЗ не предусматривает возможность представления документа в виде копии с копии.

Третий арбитражный апелляционный суд рассмотрел дело в декабре 2012 года и отметил, что копия устава предприятия была представлена в составе заявки за подписью уполномоченного лица и была скреплена печатью юридического лица. Суд отметил, что из анализа законодательных норм не следует, что представляемая в составе заявки копия учредительных документов должна быть заверена налоговым органом. Следовательно, указанное основание отказа в допуске предприятия к участию в торгах не основано на положениях действующего законодательства.

Довод министерства о том, что Федеральный закон № 94-ФЗ не предусматривает возможность представления документа в виде копии с копии, суд признал неправомерным, отметив при этом, что данное обстоятельство не указывалось в качестве основание отказа в допуске предприятия к участию в торгах.

Кроме того, изучив законодательные и нормативные требования о порядке свидетельствования нотариусом верности копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами, суд сделал вывод о том, что  нотариально удостоверенная копия документа обладает такой же юридической силой, что и подлинник документа.

Суд счел, что копия документа, снятая с нотариально удостоверенной копии тождественна копии, снятой с подлинника документа, и поддержал мнение суда первой инстанции о том, что понятие «копия с копии» соответствует понятию «копия».

Третий арбитражный апелляционный суд оставил решение Арбитражного суда Красноярского края без изменения, а апелляционную жалобу – без удовлетворения.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Мой комментарий: Здесь мы сталкиваемся с одной из «серых зон», до сих пор плохо отрегулированных законодательством. Традиционно в российском делопроизводстве создание копий с копий допускалось лишь в отдельных специфических случаях (при этом иногда требуется явно указывать, что копия снята с копии); в общем случае копию следовало снимать с подлинника документа (см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2011/04/blog-post_14.html ).  Станет ли новая трактовка общепринятой? Время покажет.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/