Новый Южный Уэльс (Австралия): Архивно-документационная служба штата отвечает на вопросы , часть I

Заметка Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликована 2 мая 2013 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Как обычно, в марте и апреле 2013 года специалисты по управлению документами органов государственной власти задали Управлению государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс (State Records NSW) много интересных вопросов, касающихся управления электронной информацией и документами (ответы на вопросы за предыдущие месяцы см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/i.html  - Н.Х.).

Позволит ли предварительное преобразование сообщений электронной почты в формат PDF перед сохранением их в нашей документной системе сделать документы более аутентичными, подотчётными и более пригодными к длительному хранению?

Хотя PDF - хороший, стабильный, подходящий для долговременного хранения формат, мы не рекомендуем Вам преобразовывать в него сообщения электронной почты перед их сохранением в документной системе.

Подобное преобразование аналогично распечатыванию сообщений и сохранению их в делах в бумажном виде. Это лучше, чем вообще не сохранять сообщения, но это не идеальное решение с точки зрения управления документами.

Рекомендуемым методом захвата и сохранения сообщений электронной почты как документов является их захват непосредственно из почтового программного приложения (например, Groupwise или Microsoft Outlook) в электронную систему управления информацией и документами (EDRMS – в нашей терминологии, это может быть СЭД или ECM-система с подходящими функциональными возможностями – Н.Х.).

В зависимости от конкретной EDRMS-системы и от особенностей её интеграции с почтовым приложением, такой подход, скорее всего, даст возможность захватить все метаданные, необходимые для понимания впоследствии контекста и содержания сообщений, так что на них можно будет полагаться как на свидетельства деловой деятельности.

При преобразовании в PDF подобного полноценного автоматического захвата метаданных может не получиться.

В недавнем отчете об обеспечении долговременной сохранности сообщений электронной почты, подготовленный Крисом Промом (Chris Prom «Preserving email», DPC Technology Watch Report 11-01, December 2011, http://dpconline.org/component/docman/doc_download/739-dpctw11-01pdf ) на стр.26 сказано следующее:

«При установке профессиональной версии программы Adobe Acrobat на локальной рабочей станции, на которой уже имеется Microsoft Outlook, в Outlook добавляется пункт меню, дающий пользователям возможность сохранять отдельные сообщения или группы сообщений в PDF-файл или PDF-портфолио. Тем не менее, сохраненные в этих форматах сообщения не в полной мере соответствуют оригиналу. В частности, не сохраняется часть заголовка сообщения, а присоединенные файлы будут закодированы (в непонятно каком формате) внутри PDF-файла. Такой «окольный» способ обеспечения сохранности сообщений чреват рисками».

В этом же отчете отмечается, что в ходе проведенного в 2009 году в Великобритании исследования выяснилось, что 14 свойств заголовка сообщения и 50 свойств тела сообщения дают информацию, позволяющую установить аутентичность и целостность сообщения электронной почты. Некоторые из этих свойств могут быть потеряны или лишь частично представлены в PDF-версии сообщения электронной почты.

Поэтому наш совет - захватывать электронные письма в Вашу EDRMS-систему в их исходном формате.

Мы внедряем деловую систему для поддержки одного из наших основных направлений деловой деятельности высокого риска. Какие функциональные возможности по управлению документами такая система должна поддерживать?

В первую очередь такого рода система должна обеспечивать выполнение Ваших деловых потребностей. Независимо от того, какое технологическое решение Вы внедряете, следует убедиться, что соответствующие деловые подразделения будут иметь необходимую им информацию, в настоящее время и в будущем.

По большому счету, Вы можете выбрать один из двух вариантов.

В первом варианте, Вам следует убедиться в том, что Ваша деловая система способна выполнять функции системы управления документами. Это означает, что система должна соответствовать выпущенному Управлением государственных документов стандарту управления электронными документами (Standard on digital recordkeeping, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/standards/digital-recordkeeping ), обеспечивая исполнение следующих основных требований стандарта:

• Система способна захватывать доступные в последующем только для чтения версии электронных документов,


• Система способна извлекать и представлять запрошенные электронные документы в человеко-читаемой форме,


• Система, при необходимости, способна ограничивать или разрешать доступ к определенным документам,


• Система способна создавать и сохранить метаданные, благодаря которым информацию можно понимать, использовать и управлять ею,


• Система способна при необходимости экспортировать документы и их метаданные.

При использовании второго варианта, если деловая система сама не может обеспечить исполнение требований стандарта, то следует разработать программу, в соответствии с которой Вы будет регулярно экспортировать необходимые деловые документы из деловой системы и вводить их затем в свою корпоративную EDRMS-систему. Таким образом Вы  обеспечите сохранность документов, необходимых для поддержки текущей деловой деятельности и для исполнения соответствующих законодательно-нормативных требований.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/ii_16.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-march-and-april-2013/