Новый Южный Уэльс (Австралия): Архивно-документационная служба штата отвечает на вопросы , часть III

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/ii_16.html )

Существует ли стандартная практика для архивирования постов в Facebook?

Такой стандартной практики пока нет.

Некоторые посты (сообщения) в Facebook имеют незначительную ценность и носят «технический» характер, поэтому сохранять их не требуется. Другие сообщения могут представлять ценность для текущей деловой деятельности, фиксировать вклад общественности, подтверждать проведение консультаций с общественностью или  её вовлечение, а также представлять собой важную составную часть документации, отражающей деловые операции.

В отношении таких сообщений каждая организация должна определить стратегию документирования, наилучшим образом соответствующую её деловым целям.

В некоторых организациях до сих пор может использоваться достаточно жёсткий формализованный процесс одобрения сообщений в Facebook, и в этом случае такие сообщения могут документироваться в составе официальной документации, разрешающей их публикацию.

Организации могут также ежедневно, еженедельно или ежемесячно делать снимки экрана и сохранить их в виде PDF-файлов в своей EDRMS-системе управления электронными документами и информацией.

Возможно использование появляющихся сейчас инструментов для управления документами, способных взаимодействовать с Facebook и рядом других социальных сетей.

Организации также могут воспользоваться предложениями ряда поставщиков облачных услуг, способных обеспечить регулярное скачивание контента социальных сетей.

Можно также использовать имеющиеся в социальных сетях инструменты мониторинга для захвата информации об опубликованных организацией сообщениях и о реакции на них общественности. Таким образом, существуют различные варианты действий, многие из которых упомянуты в выпущенном Управлением государственных документов руководстве «Как захватить документы, имеющиеся в социальных сетях?» (How do I capture social media records? см. http://futureproof.records.nsw.gov.au/strategies-for-managing-social-media-information-how-do-i-capture-social-media-records/ ). В этом руководстве рассматривается ряд систем, которые в настоящее время используются для подготовки и сохранения информации социальных сетей.

Независимо от того, какой инструмент или процедуру Вы будете применять, следует  убедиться в том, что сохраняется ключевая информация, обеспечивающая доказательную силу и проверяемость документа. Вам нужно, как минимум, зафиксировать имя учетной записи пользователя, текст Вашего сообщения, и дату и время публикации. В зависимости от потребностей Вашей деловой деятельности, могут появиться дополнительные требования, такие, как необходимость в точности знать выложенные ссылки (полный текст ссылок, а не только «укороченный» URL), необходимость сохранять ответы на Ваше сообщение, сведения о его популярности или воздействии, и т.д.

Более полную информацию о документировании деятельности в социальных сетях можно найти в выпущенном Управлением государственных документов проекте руководства «Стратегии управления информацией в социальных сетях: Как сохранить документы, отражающие деятельность государственных органов в социальных сетях?»  ( http://futureproof.records.nsw.gov.au/strategies-for-managing-social-media-information-how-to-keep-records-of-government-social-media-business/ , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/i_10.html  - Н.Х.).

Являются ли проекты документов официальными документами?

К «официальным» относятся документы, созданные или полученные государственным органом в ходе его деловой деятельности. Согласно этому определению, черновики и проекты также являются документами.

Тем не менее, проекты не всегда нужно сохранять. Управление государственных документов рекомендует сохранять проекты и черновики в тех случаях, когда в этом есть выявленная делопроизводческая потребность в связи с тем, что они документируют значимые решения, причины и действия либо содержат важную информацию, не присутствующую в окончательной редакции документа. Примерами таких проектов могут быть:

• Черновики, содержащие значительные или существенные изменения или аннотации;


• Черновики, связанных с разработкой политик и процедур, свидетельствующие о происходивших при этом процессах или содержащие существенно больше информации, чем окончательная редакция документа.

Решая вопрос о том, следует ли сохранять проекты документов в Вашей корпоративной документной системе, желательно подумать о том, какую деловую деятельность они документируют, и о сроках их хранения - не все проекты одинаковы!

Например, проектов политик и стратегий управления и администрирования кадрами государственных органов, содержащие значительные изменения / модификации или официально распространявшиеся для обсуждения, подлежат сохранению как документы архивного фонда согласно типовому перечню FA329 (см. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/topics/disposing-of-records/functional-retention-and-disposal-authorities/files/fa0329 ). В то же время для проектов внутренней политики организации в области управления документами установлен минимальный срок хранения 3 года после окончания работы над ними, согласно типовому перечню GA28 (см. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/general-retention-and-disposal-authorities/administrative-records-ga28 ).

Управление государственных документов опубликовало две брошюры на государственных органов, в которых приведены сводные данные об ответственности персонала за управление документами и надлежащее создание и сохранение документов. Эти брошюры могут быть полезным дополнением для Ваших руководств по процедурам управления документами:

• «Что мне надо знать о документах?» (What have records got to do with me? См.  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-13/files/what-have-records-got-to-do-with-me-state-government-agencies )


• «Памятка по делопроизводству» (Recordkeeping reminders, См.  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/files/rk-reminders-0409.pdf )

Они напоминают сотрудникам об их обязанностях, а в «Памятке» есть небольшой раздел о видах проектов и черновиков, которые следует захватывать и сохранять в качестве документов.

(Окончание следует, см. часть IV, http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/iv_19.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-march-and-april-2013/