Корпорация MITRE: Рекомендации для Национальных Архивов США о будущем управления документами

В июле 2022 года корпорация MITRE - некоммерческая организация, работающая в общественных интересах на уровне федеральных, государственных и местных органов власти, а также в промышленности и научных кругах и реализующая инновационные идеи в различных областях знаний – опубликовала отчёт Элиота Вильчека (Eliot Wilczek), Кристы Ферранте (Krista S. Ferrante) и Майка Флекенштейна (Mike Fleckenstein) «Рекомендации для Национальных Архивов США о будущем управления документами» (Considerations for NARA on the Future of Recordkeeping) объёмом 13 страниц, см. https://www.mitre.org/sites/default/files/publications/pr-22-2103-considerations-for-nara-on-the-future-of-recordkeeping.pdf

В аннотации на документ отмечается следующее:

«В настоящей публикации рассматривается роль Национальных Архивов США (National Archives and Records Administration, NARA) в качестве лидера, который должен привести федеральное правительство к следующему поколению технологий управления документами.

В статье рассматриваются четыре области возможностей для лидерства:

• Укрепление жизнеспособного межпрофессионального сотрудничества в интересах решения различных проблем в сфере управления документами и информацией в государственных органах;
  
  
• Усиление персонала, занимающегося управлением документами, включая специалистов по управлению документами, сотрудников, обеспечивающих исполнение Закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOIA) и должностных лиц, занимающихся рассекречиванием;
  
  
• Формулирование стратегии документирования «без щелчков мышью», когда решения, связанные с управлением документами, встраиваются в системы, поддерживающие деятельность по исполнению миссии государственного органа;
  
  
• Создание для федеральных органов исполнительной власти условий для внедрения искусственного интеллекта и основанных на управлении рисками концепций с целью модернизации инфраструктуры государственных органов, используемой для экспертизы и раскрытия документов.»

В самом документе эти направления описаны более подробно, и по каждому из них дано несколько рекомендаций:

4. Возможности для лидерства

1. Укрепление межпрофессионального сотрудничества (4 рекомендации)

Органы федерального правительства управляют сложными информационными экосистемами, для поддержки которых требуются совместные усилия представителей ряда профессий. Однако многие дисциплины, связанные с управлением информацией, развивались независимо друг от друга. Хотя мы наблюдаем укрепление межведомственного сотрудничества в таких форматах, как Федеральный совет директоров по данным (Federal Chief Data Officers Council, CDO), деятельность подобных советов ограничена рамками сферы профессиональной практики. Национальные Архивы должны играть ведущую роль в налаживании сотрудничества между представителями соответствующих информационных дисциплин.

2. Усиление персонала, занимающегося управлением документами (3 рекомендации)

Руководители служб управления документами федеральных органов исполнительной власти (Agency Records Officer, ARO) и их программы управления документами нуждаются в достаточной поддержке, потенциале и стратегическом партнёрстве для того, чтобы вести свои государственные органы к освоению следующего поколения технологий управления документами. Поддержка такого потенциала требует тщательного и измеримого понимания положения дел с кадрами в сфере управления федеральными документами. Сейчас у Национальных Архивов есть хорошая возможность пересмотреть свою структуру отчетности с тем, чтобы с большей точностью собирать данные о возможностях персонала.

3. Движение государственных органов к автоматическому («без щелчков мышью») документированию (2 рекомендации)

Национальным Архивам следует воспользоваться тенденцией в отрасли управления документами к разработке инструментов, интегрирующих действия по управлению электронными документами в поток работ по выполнению основных задач государственного органа, сформулировав видение документирования «без щелчков мышью». В рамках этого видения правила управления документами интегрируются или встраиваются в деловые системы, с тем,  чтобы выполнять действия по документированию «за кулисами» выполнения сотрудниками своей основной работы.

4. Создание современной инфраструктуры для экспертизы и раскрытия документов (2 рекомендации)

Органы исполнительной власти испытывают трудности, когда пытаются идти в ногу с растущими объёмами запросов на основании Закона о свободе доступа к государственной информации (Аналогичный закон есть и в России; разница лишь в том, что американский закон – реально работающий, и с его исполнением связана значительная нагрузка на федеральные органы власти и их службы управления документами – Н.Х.). Кроме того, многие органы власти испытывают трудности, пытаясь управлять и осуществлять рассекречивание растущих объемов аналоговых и электронных документов, работая на основе предположений и процессов, установленных в 1950-х годах. Национальные Архивы должно вести органы федерального правительства к внедрению новых технологий и стратегий, в частности, инструментов экспертизы с использованием искусственного интеллекта и основанных на анализе рисков подходов, при рассекречивании выполнении запросов на основе Закона о свободе доступа к государственной информации.

Вывод

У Национальных Архивов США есть возможности для того, чтобы и дальше укреплять свои лидирующие позиции в вопросе перехода органов федерального правительства на следующее поколение технологий управления документами. Наиболее важные проблемы, стоящие перед нашим правительством в сфере управления документами и информацией - это не просто управление документами, или управление данными, или вопросы защиты персональных данных. Это коварные, трудоёмкие проблемы, затрагивающие множество направлений деятельности в области управления информацией и требующие сотрудничества представителей широкого диапазона профессий (см. описание возможности 1). Теперь уже недостаточно идти по проторенным дорогам профессиональной деятельности.

Источник: сайт корпорации MITRE
https://www.mitre.org/publications/technical-papers/considerations-for-nara-on-the-future-of-recordkeeping
https://www.mitre.org/sites/default/files/publications/pr-22-2103-considerations-for-nara-on-the-future-of-recordkeeping.pdf