Оговорка автора: Данный пост предназначен только для тех специалистов, к которым их регулятор не придёт с тем, чтобы проконтролировать и обеспечить эффективное исполнение законодательно-нормативных требований. Если Ваш регулятор сделает это, то Вам не нужно читать этот пост.
Слишком часто мы пытаемся направить работу с документами в правильном направлении, заставляя людей решать наши проблемы.
Проблема с подобным подходом в том, что позитивный цикл (virtuous cycle – о циклах см. пост Мелроуза здесь: http://rusrim.blogspot.com/2022/03/1_01074951229.html - Н.Х.) Вы начинаете не с того, что берёте, а с того, что даёте - и кто-то должен этот цикл запустить.
Вот простое упражнение, которое я включаю в абсолютно каждый вводный курс обучения сотрудников организации, с которого, как я считаю, и начинается запуск позитивного цикла, успешность которого нам необходимо обеспечить, - оно помогает объяснить, что документы приносят пользу и существуют для решения проблем сотрудников.
Начните с объяснения сотрудникам того, что документы нужны для того, чтобы нужная информация имелась в нужном месте и в нужное время, с тем, чтобы люди могли выполнять свою работу.
Затем дайте им небольшой блокнот и попросите их в течение недели записывать в него все случаи, когда информация:
- Вообще недоступна,
- Находится не там, где они ожидали / где она должна была быть,
- Неполна,
- Не того качества, которое бы позволило им хорошо выполнять свою работу.
Если для Ваших подопечных это слишком сложно, Вы можете просто сказать им, что всякий раз, когда им приходится у кого-либо узнавать, где находится определённая информация – об этом, вероятно, стоит сделать запись.
В конце недели попросите их вернуть Вам блокнот.
Блокнот будет наполнен разнообразными возможностями для службы управления документами улучшить деловую деятельность организации. Чтобы обещаемая службой управления документами отдача представляла интерес для Вашей организации, Вам просто нужно начать решать имеющиеся проблемы.
Одна из самых больших проблем для управления документами заключается в том, что мы слишком часто начинали с нашего собственного блокнота (т.е. не с решения проблем организации, а с решения внутренних задач службы управления документами – Н.Х.) - и создали системы для устранения проблем, записанных в нём. Все хорошее начинается с решения проблем других людей и с приучения их к тому, чтобы они ценили нас и то, что мы делаем.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-get-records-started-in-the
Комментариев нет:
Отправить комментарий