Электронная почта остается характерным примером (неправильного) управления электронными документами, и тому есть веские причины. Многие источники отмечают, что 75% всей офисной работы осуществляется с использованием электронной почты, а по более свежим данным эта цифра превышает 80%.
Почему электронная почта должна волновать архивистов и специалистов по управлению документами? Для этого есть несколько веских причин.
Первая причина – поиск и извлечение (retrieval). Значительный процент неструктурированных документов организации проходит через электронную почту. Пусть почтовая система и не является специализированной системой для управления документами, но она функционирует аналогично централизованной канцелярии прошлого. Кроме того, люди отчасти хранят электронные письма для справочных целей.
Ещё одна причина, на противоположной стороне спектра, носит правовой характер. Организации остро ощущают, что электронная почта часто содержит опасные для них улики, и предпочитают быстро избавляться от электронной переписки.
Третьей причиной являются проблемы, связанные с информационными технологиями. Электронная почта требует больших усилий для управления объёмами электронных писем по ходу деловой деятельности.
Последняя причина – проблема отделения зерна от плевел. Иными словами, основная проблема с электронной почтой заключается в том, что, хотя она и содержит много важных материалов, многие из них являются дубликатами и/или имеют ограниченную, краткосрочную ценность.
Организации необходимо балансировать риски. Сохраняют ли они слишком много или слишком мало? Один из подходов к сохранению электронной почты основан на нескольких гипотезах. Во-первых, ни одно решение не будет работать, если оно потребует от сотрудников изменить их методы работы. Управление электронной почтой должно быть прозрачным для пользователя.
Большинство электронных писем можно считать документами, но при этом большинство из них не заслуживает долговременного хранения, даже если их содержание не дублируется где-либо ещё. Большинство электронных писем представляет собой рабочие материалы: они полезны сотруднику для выполнения его (или её) обязанностей, но не представляют ценности для самой организации и не имеют исторического значения.
Недавние судебные дела и призывы к обеспечению прозрачности деятельности государственных органов и учреждений привели к постепенному сдвигу в сторону ожидания общественностью сохранения электронной почты. Общественность расценивает краткосрочное хранение (например, в течение 60-90 дней) как верный признак того, что организации есть что скрывать. Такое восприятие будет и далее усиливаться. Речь идёт не о том, чтобы хранить вечно все электронные письма, - а о том, что их нужно сохранять в течение разумного периода времени, позволяющего осуществлять надзор и контроль.
Четыре основные категории
В большинстве систем электронной почты имеются четыре основные категории документов.
- Первая категория – это письма, в которых передаются важные итоговые документы; однако эти документы имеются где-то в других делах.
- Вторая категория – это указания, инструкции и решения. Эти указания могут иметь как долговременное значение (например, в случае найма работника), так и краткосрочное (например, предоставление оплачиваемого отпуска). Эти решения могут быть, а могут и не быть задокументированы в других делах иными способами.
- Третья категория – «ветки» (цепочки) обсуждения различных тем, которые могут привести, а могут и не привести к принятию решений. Они могут быть, а могут и не быть задокументированы в других делах.
- Последняя категория - различные уведомления и распространение информации.
Приложение для архивирования электронной почты могло бы удалять дубликаты из массива сообщений электронной почты, предоставлять функциональные возможности для проведения уничтожения/передачи и для выполнения поиска, а также иметь возможность помечать некоторые сообщения для их специальной обработки.
Разумное решение
Решение для архивирования электронной почты будет состоять из трёх частей.
Назначьте отдельных сотрудников «ответственными распорядителями» (stewards) документов, связанных с различными аспектами их работы. Их просят управлять не своей электронной почтой, а документами деловых транзакций, ответственными распорядителями которых они являются. Если человек является ответственным распорядителем, это должно быть включено в его должностные обязанности, и его практика работы с документами должна оцениваться как часть оценки эффективности сотрудника.
Установите чёткие стандарты в отношении того, что необходимо сохранить в делах, и дайте указания в отношении «серых зон»: либо «в случае сомнений, сохраняйте», либо «сохраняйте только то, что необходимо для документирования того, что произошло (но не того, почему это произошло)». Обратите внимание, что указания ответственным распорядителям документов различных деловых процессов могут быть неодинаковыми. Например, отдел закупок может дать один набор инструкций, а отдел разработки политики разрешения споров - другой. Данные стандарты основаны на том, что именно сотрудники хотят сохранять в качестве документов деловых процессов.
Если кто-то не является ответственным распорядителем, он может хранить экземпляры своих электронных писем и других документов, - но это необязательно. Ожидается, что по требованию они должны отыскать соответствующие документы, но при этом они свободны вести документацию по своему усмотрению. Эта лицензия на управление обычно каким-то образом ограничена - либо продолжительностью времени (например, документы, которые не открывались в течение нескольких месяцев или лет, уничтожаются), либо объёмом (например, выделяется один гигабайт пространства хранения, который следует разумно использовать).
Можно применяться технологические средства, при этом особое внимание при управлении сроками хранения должно уделяться отдельным лицам и подразделениям, которые выполняют особо важной или «чувствительную» работу. Технологии также позволяют исключить дублирование, что даёт возможность сократить расходы на хранение. Хотя в большинстве организаций электронной почтой управляют плохо, это не означает, что не осуществляется управление основными транзакциями организации. Предоставьте ответственным распорядителям документов инструменты для выполнения своей работы и обеспечьте их подотчётность. Именно так начиналось управление документами, и именно так можно обеспечить его успешность.
Подобное решение не является 100% надёжным, но оно решает некоторые проблемы архивирования электронной почты. У некоторых организаций будут более серьёзные деловые потребности, и они будут устанавливать более жёсткие ограничения. Данный подход достаточно хорош для большинства организаций и может служить основой для дальнейшего совершенствования.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/email-management-and-archiving/
Комментариев нет:
Отправить комментарий