Что такое «документная система»? Если люди полагаются на содержащуюся в информационной системе информацию при выполнения своей работы, то это документная система.
Единственный вопрос заключается в качестве документов, которые система позволит Вам хранить в ней, и в том, какие возможности у Вас есть для управления документами впоследствии.
Существует точка зрения, поддерживаемая определенными стандартами и государственными органами, что только определённые системы «достаточно хороши».
На практике это означает, что люди проводят 95% своего времени, работая в системах, которые некоторые группы лиц не признают «документными системами». Это означает, что в 95% случаев службы управления документами рассматриваются как не имеющие к системам отношения – итак будет до тех пор, пока мы не признает тот простой факт, что если в системе имеется информация, которую люди используют для выполнения своей работы, то это документная система.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: В настоящее время именно такое понимание термина «документная система» (records system) продвигается профильным техническим подкомитетом Международной организации по стандартизации (ИСО). Согласно определению 3.6.4 в терминологическом стандарте ISO 30300:2020 (см. https://www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:30300:ed-2:v1:en:term:3.6.4 ), документная система – это информационная система, которая управляет документами во времени (при этом управление документами может быть для неё побочной функцией). Практически все используемые для деловой деятельности информационные системы можно считать документными, в отличие от специализированных систем управления документами (типа наших СЭД), имеющих в обязательном порядке гораздо больший набор функциональных возможностей, поддерживающих, в том числе, профессиональную деятельность специалистов по управлению документами и архивистов.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-is-a-records-system
Комментариев нет:
Отправить комментарий