Вопрос коллеги: Где хранить документы нотариусов?

Вопрос: Наталья, интересно Ваше мнение в связи с 339-ФЗ. В силу части первой новой статьи 39.1 «Основ законодательства о нотариате» нотариальные документы - созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами, и подлежащие хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.

Однако в процессе нотариальной деятельности образуются не только нотариальные документы (непосредственно нотариальные акты, созданные нотариусом в рамках профессиональной деятельности), а также и документы по личному составу, финансово-хозяйственные документы, организационно-распорядительные документы и т.п.

Как Вы полагаете какова судьба этих документов, должны ли они тоже передаваться в нотариальный архив (нотариальную палату) или они будут сдаваться в государственные и муниципальные архивы?

Ответ: Действительно, новые нормы законодательства, закрепленные нормах 339-ФЗ касаются только комплекса «нотариальных документов».

Работа с остальными комплексами документов, которые создаются нотариусом в рамках своей профессиональной деятельности, регламентируется другими федеральными и подзаконными нормативно-правовыми актами, такими, как

• Правила нотариального делопроизводства (утв. Приказом Минюста России от 16.04.2014 №78, ред. от 30.09.2020)
  
  
• Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. Приказом Минюста России от 19.12.2013 №229)

Можно надеяться, что эти подзаконные документы будут уточнены с учётом новых положений законодательства.

Большая часть этой документации – документы временного срока хранения, и нотариусы сами определяют условия их хранения и порядок уничтожения.

Часть комплексов документов (организационно-распорядительная, отчётность, кадровая) относится к документам постоянного и длительного срока хранения

Поскольку нотариусы занимаются частной практикой, то документы, которые они создают, не относятся к государственному архивному фонду и в государственные архивы могут поступить на хранение по общим правилам - на основании договоров и за деньги.

С созданием на базе нотариальных палат нотариальных архивов ситуация изменится, поскольку эти архивы будут создаваться и финансироваться за счёт взносов нотариусов и они, с моей точки зрения, будут иметь право хранить в них свои документы, в том числе и не относящиеся к нотариальным действиям.

Что касается электронных документов, то здесь ситуация еще более сложная. Поскольку нотариальные документы будут размещаться в единой электронной система нотариата, то обеспечивать сохранность электронных документов, относящихся ко всем прочим комплексам документов, должен будет сам нотариус.

Конечно, многое будет зависеть от содержания регулирующих работу с архивными документами нотариусов подзаконных нормативно-правовых актов, которые должны появиться до конца этого года. Тогда ситуацию можно будет оценить более конкретно.

Исходя из сказанного, я бы ответила на Ваш вопрос так: будут ли нотариальные архивы принимать на хранение иные комплексы документов, и на каких условиях, - это мы узнаем, когда эти архивы начнут реально работать.