Что категории Вашей классификационной схемы говорят о нацеленности Вашей программы управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 01 августа 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Классификация — это то, что мы делаем каждый день, даже не задумываясь об этом.

• Еда.
  
  
• Опасность.
  
  
• Друг.

Всё это мы делаем не задумываясь, - и то, как мы классифицируем вещи, определяет то, как мы действуем. Однако классификация не работает без категорий (рубрик):

• Еда - это категория вещей, которые мы можем съесть.
  
  
• Опасность - это категория вещей, от которых нам следует держаться подальше.
  
  
• Друг - это категория людей, которых мы знаем, которые нам нравятся и которым мы доверяем.

У управления документами есть свой собственный подход к категориям.

У нас есть категории, связанные с хранением - и когда мы их используем, это говорит о том, что наша программа управления документами нацелена на обеспечение сохранности в течение установленных сроков.

Когда мы используем деловые функции, виды деятельности и деловые операции/транзакции (function – activity - transaction, FAT), это говорит о том, что наша программа управления документами ориентирована на нашу организацию.

У управления документами есть огромная проблема с вовлечением и действиями конечных пользователей.

Многие ли люди, когда входят в документную систему, видят там нечто такое, что говорит им: «Это для вас»?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-do-your-categories-say-your