Установление сроков хранения для значительной части документов строится на том, что необходимо обеспечить их сохранность в течение определенного количества лет после создания. Однако сроки хранения других документов и дел отсчитываются от наступления определенных событий-триггеров, и до тех пор, пока это событие не произойдёт, срок их хранения даже не начнёт отсчитываться. И если не обратить на условия отсчёта сроков хранения, то повышается риск преждевременного уничтожения документов, порой даже ещё до начала отсчёта их срока хранения.
В российском делопроизводстве и архивном деле условные сроки хранения установлены, в том числе:
- Для кадровых дел - отсчет сроков хранения начинается с даты прекращения трудовых отношений;
- Для договорной документации - отсчет сроков хранения начинается с даты прекращения или истечения срока действия договора или контракта;
- Для научно-технической документации - отсчет сроков хранения начинается с даты вывода из эксплуатации оборудования или объекта;
В новом «Перечне документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном Положением Федерального архивного агентства №1 и Центрального банка Российской Федерации №801-П от 12 июля 2022 года, условных сроков хранения тоже хватает.
Отмечу, что значительная часть групп документов имеет стандартные сроки хранения:
- Постоянно – 61;
- 15 лет – 1;
- 10 лет – 68;
- 5 лет – 385;
- 3 года – 20;
- 1 год – 11;
- До минования надобности – 2.
Среди документов 5-летнего срока хранения есть и документы с условным сроком, например:
- 5 лет после прекращения обязательств по договору – 56;
- 5 лет после окончания ведения книги на бумажном носителе от руки или с даты распечатывания листа книги в случае ее ведения с использованием технических средств и программного обеспечения – 2;
- 5 лет при условии завершения проверки – 34.
Если первый вариант ни у кого у специалистов возражений не вызывает, то два других являются спорными и вызывают вопросы.
Начнем с того, что для того, чтобы отсчитывать срок хранения от «даты распечатывания листа книги», нужно для начала будет задокументировать эту дату. Боюсь, что в большинстве организаций об этом вряд ли кто задумается.
Ещё больше вопросов вызывает условие уничтожения документов «при условии завершения проверки» - при этом, согласно скверной старой традиции (и игнорируя многолетнюю критику специалистами данного пережитка времён царя Кощея), не уточняется, о какой именно проверке идёт речь!
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Положением Федерального архивного агентства №1 и Центрального банка Российской Федерации №801-П от 12 июля 2022 года
421. Первичные учетные документы - 5 лет при условии завершения проверки
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
В Перечне только для 6 видов документов явным образом «допускается хранение в электронном виде», это:
- Лицевые счета (выписки из лицевых счетов) по всем счетам, кроме счетов по учету уставного капитала;
- Книги регистрации открытых счетов;
- Ведомости остатков по счетам кредитной организации;
- Банковская и иная отчетность кредитных организаций, представляемая в Банк России, за исключением отчетности, указанной в пункте 425 настоящего Перечня;
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность кредитных организаций, представляемая в Банк России;
- Ежедневные балансы и оборотные ведомости.
При этом еще в 3 статьях упоминается, что документы «создаются в электронном виде»:
21. Документы по конкурсам, аукционам, запросам котировок в электронной форме, проводимым Минфином России
389. Документы (договоры, акты, распоряжения в электронном виде) по участию кредитной организации в платежной системе Банка России
473. Документы, сведения, сообщения, отчеты, предусмотренные законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения (далее - ПОД/ФТ):
б) отчеты и извещения в виде электронного сообщения, формализованные электронные сообщения, квитанции, уведомления.
Отмечу, что банковская сфера – один из лидеров использования электронных документов. Значительная часть операций проводится с клиентами удаленно и онлайн, и документируется электронным образом. Печально, что этот факт практически не нашёл отражения в Перечне.
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=422444
Комментариев нет:
Отправить комментарий