На чём застревает почти каждая программа управления документами?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 20 июля 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

На чём же застревает почти каждая программа управления документами? Есть две распространённые ситуации:

Ситуация 1: Сотрудники, которые должны выполнять работу, не считают её важной; или

Ситуация 2: Сотрудники считают, что тот способ, которым Вы пытаетесь заставить их это делать, делает эту работу неважной.

Всякий файловый сервер в Вашей организации является свидетельством существования одной из этих ситуаций.

Если люди говорят вам, что верят в документы и считают информацию важной, но при этом не выполняют работу [по управлению своими документами – Н.Х.], это ситуация 2.

Ситуация 1 – это вопрос ценности документов.

Ситуация 2 – это вопрос о том, как Вам получить отдачу от документов.

У большинства людей нет проблем с обсуждением первой темы. Они понимают (или же им можно очень быстро объяснить), что качество их документов во многом определяет, насколько хорошо они могут выполнять свою работу.

Обсуждение второй темы представляет собой серьезную проблему для служб управления документами.

Если способ, при помощи которого Вы хотите получать отдачу от документов, оказывается настолько сложным, что это съедает любую ощущаемую сотрудниками отдачу, то Вам нужна либо «палка» побольше, либо изменение подхода, чтобы заставить людей выполнять работу по управлению документами.

Урок последних 20 лет заключается в том, что «палка» становится всё меньше.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/where-almost-every-records-program