Обязательные для исполнения требования к управлению документами в сравнении с тем, что происходит на самом деле: Что теряется в процессе?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 19 июля 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Есть установленные требования к управлению документами, которым нужно соответствовать - и есть то, что происходит в реальном мире.

Эти требования гласят, например, что «всё, что Вы используете, является документами» и что документы «должны храниться в официально одобренной системе управления документами» - и всё же мы знаем, что лишь небольшой процент всех документов когда-либо попадает в официально одобренную систему управления документами.

На практике мы знаем, что подобное требование смехотворно, и так продолжается уже 20 лет. Причина проста: сказать, что некоторые из требований к управлению документами, с которыми мы работаем, нереалистичны - значит сильно преуменьшить проблему.

Последствия этого огромны.

Люди тратят свои жизни и огромное количество энергии, толкая свою организацию к тому, что эта организация просто не видит необходимости делать, и в чём для неё нет никакой отдачи.

Это трагедия эпических масштабов, потому что всё это время и энергия сотрудников могли были быть потрачены на усилия, направленные на повышение качества тех документов, которые они создают и с которыми работают каждый день.

Это ставит всех в ужасное положение.

С одной стороны, у нас есть нормы и правила, которые необходимо исполнять - даже если никто никогда не придёт, чтобы проконтролировать соблюдение; и при этом наши организации этого не хотят.

С другой стороны, польза, которую мы могли бы принести нашим организациям [если бы вместо этого занялись качеством документов – Н.Х.], огромна.

Документы действительно являются «валютой» в большинстве наших организаций, а также основным фактором, определяющим, насколько хорошо мы оказываем осмысленные услуги нашей публике.

Таким образом, выбор, как правило, состоит в следующем: либо обеспечивать соответствие установленным требованиям, либо приносить пользу - и при этом всё время беспокоиться о том, что однажды нас могут привлечь к ответственности за создание, использование и продвижение методов работы, которые не в полной мере отвечают всем требованиям.

Как Вы справляетесь с этой проблемой?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-compliance-standards-vs-what