Ответ: К сожалению, мне не удалось в открытом доступе найти документ, который регламентирует вопросы делопроизводства в Правительстве Российской Федерации и порядок использования УКЭП при подписании документов Председателем Правительства. Но факт остается фактом – УКЭП используется для подписания документов постоянного срока хранения.
… Вопрос заключается в том, каким документом регламентируется возможность подписания таких документов посредством УКЭП, и логично вытекающий из первого второй вопрос: а может ли организация подписывать свои ОРД, в том числе приказы по основной деятельности, УКЭП уполномоченного на это лица?
Локальный нормативно-правовой акт организации (название значения не имеет). Исключение составляют только документы, создание которых законодательством предусмотрено только на бумажном носителе, например, завещание (Гражданский Кодекс) и заявление на увольнение (Трудовой Кодекс).
… И не приведет ли это в случае применения к нежелательным последствиям?
Принимая решение об переводе ОРД в электронный вид и подписания их УК
ЭП организация должна просчитать риски, которые в этой связи могут возникнуть. Прежде всего, потому, что ОРД, как правило, являются документами длительного срока хранения. Что означает, что организации придется решать вопросы организации х длительного хранения в электронном виде с обеспечение юридической значимости таких документов на протяжении всего периода хранения и возможности представления их третьим сторонам при необходимости.
Соответственно, необходимо это вопросы прорабатывать и закреплять во внутренних локальных актах. Одновременно придется регламентировать проведение процедур конверсии и миграции в отношении этих документов, особенно тщательно этот вопрос необходимо прорабатывать при подписании документов УКЭП, поскольку при проведении конверсии документов в другие форматы (что неизбежно при длительном хранении документов) электронная подпись останется на подлинники, а мы на руки получаем незаверенную копию.
Для оценки возможности перевода ОРД в электронных вид, как мне кажется стоит изучить вопрос о том:
- Как часто Ваши ОРД используйся Вами в судебных спорах и какова цена этих споров?
- Как часто к этим документам проявляют интерес контролирующие органы и запрашивают ли они именно подлинники?
- Содержат эти документы решения, которые могут оспорить третьи стороны (например, граждане, заключившие оговоры с Вашим Пенсионным фондом)?
С моей точки зрения, переход на электронные ОРД неизбежен, но каждая организации должна самостоятельно оценивать, какие виды ОРД и в какой момент переводить в электронный вид.
Комментариев нет:
Отправить комментарий