Подход «не читал, потому что слишком длинно» (“too long; didn't read”, TLDR – см. также Википедию: https://ru.wikipedia.org/wiki/TL;DR – Н.Х.) , на мой взгляд, так же стар, как и архивные учреждения.
Я пытался понять, почему вся риторика управления документами в наши дни, похоже, вертится вокруг документов, которые могут потребоваться в случае событий, которые могут произойти, - и вокруг людей, которым эти документы могут понадобиться.
Или взять обеспечение исполнения законодательно-нормативных или иных требований (комплаенса) – здесь идея заключается в том, что кому-то в какой-то момент может понадобиться нечто для прохождения возможного аудита.
Суть здесь в том, что документы существуют ради какого-то события, которое может произойти в будущем, - и в этот момент нам нужно будет оглянуться назад.
Однако когда я смотрю на историю управления документами, я не вижу организаций, которые хотели бы оглянуться назад. Я вижу организации, которые хотели предсказать будущее.
Такие организации вели документацию о деревьях, посаженных ими в государственных лесах, - чтобы знать, какой доход они могут ожидать в будущем от своих лесных ресурсов.
Они вели документы о своих армиях, - потому что им нужно было платить военным зарплату, и нужно было знать, во сколько им это обойдется, сколько еды потребуется, чтобы накормить солдат, и воды, чтобы напоить их.
Организации хранили контракты, потому что это был единственный способ обеспечить, чтобы все знали, как им следует вести себя в будущем.
Попросту говоря, это были практичные люди, которым нужно было выполнять свою работу, - и документы были единственным способом, позволявшим им делать это эффективно.
Все впечатляющие истории о документах, которые я нахожу — те, в которые документы оказали реальное влияние и действительно помогли добиться лучших результатов, - все они касаются ведения документов сегодня для того, чтобы быть эффективными в будущем. Они о тех событиях, которые произойдут с высокой степенью уверенности. Они напрямую связывают эффективное управление документами с эффективным управлением организацией.
Это не те сюжеты, которые типичны для области управления документами. Так почему же мы застряли с этой точкой зрения, ориентированной на прошлое?
Я полагаю, что это идёт от архивных учреждений, которых интересуют только документы, имеющие историческое значение, - и они регулируют связанную с документами профессиональную деятельность таким образом, чтобы создавались такого рода документы. Им нужны документы, рассказывающие об истории, и об этом и идёт профессиональный разговор - даже если при этом они полностью игнорируют реальную стратегическую силу управления документами.
С «архивной» точки зрения архива, единственная причина, по которой мы создаем, скажем, список покупок - это в надежде на то, что такой список окажется имеющим историческое значение. Что смешно.
Где же оказалась профессия управления документами из-за такой, ориентированной на прошлое точки зрения?
Лично я думаю, что профессия слишком занята «техническим» управлением документальными материалами, при полном игнорировании всех тех аспектов документов, которые делают документы и управление ими важными.
До эпохи регулирования архивами работы с документами, управление документами осуществлялось потому, что организации были неуправляемыми в отсутствие высококачественных документов.
Эффективное управление организацией и управление документами неразрывно связаны между собой. Организации знали, что единственный способ сделать что-либо управляемым в любом сколько-нибудь разумном масштабе - это иметь отличные документы. Записи были для организаций стратегическим активом - это было частью их стратегии, направленной на обеспечение их эффективности.
А что теперь? Лучше ли то, что мы имеем сейчас? В какую сторону мы меняемся?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-old-is-the-backward-looking-view
Комментариев нет:
Отправить комментарий