Национальные Архивы США опубликовали ежегодный отчёт о положении дел в управлении документами

Данная заметка руководителя направления управления документами Национальных Архивов США Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 28 сентября 2020 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Мы рады сообщить о публикации ежегодного отчёта Национальных Архивов США (NARA) о положении дел с управлением документами в федеральных органах исполнительной власти за 2019 год объёмом 112 страниц, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/2019-federal-agency-records-management-annual-report.pdf . В этом консолидированном отчете содержится сводный анализ состояния программ управления документами в органах федерального правительства.

Камапния сдачи отчётности за 2019 год началась в январе 2020 года и была продлена до мая 2020 из-за пандемии COVID-19. Национальные архивы затребовали у федеральных органов исполнительной власти представления трёх отчетов: ежегодный отчет старшего должностного лица федерального органа по вопросам управления документами» (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM), отчёт о ежегодной самооценке федеральным органом исполнительной власти положения дел в управлении документами (Records Management Self-Assessment, RMSA) и дополнительный отчёт о зрелости управления федеральными электронными документами и электронной почтой (Federal Electronic Records and Email Management Maturity Report).

В совокупности эти три документа отражают достижения, а также проблемы, с которыми сталкиваются федеральные органы исполнительной власти по мере того, как они продолжают свой переход на полностью электронное управление документами, согласно требованиям совместно опубликованного в июне 2019 года Административно-бюджетным управлением президентской администрации  (Office of Management and Budget, OMB) и Национальными Архивами Меморандума M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/06/M-19-21.pdf ).

Данный сводный отчёт содержит новую информацию и анализ положения дел в управления электронными документами, опираясь в первую очередь на сведения из нового отчета о зрелости управления федеральными электронными документами и электронной почтой.

Хотя большинство федеральных органов соблюдает требования к управлению документами, предписанные федеральными законами и нормативными актами, есть возможности для дальнейшего совершенствования, особенно в управлении исторически ценными электронными документами. Национальные Архивы, в свою очередь, намерены обеспечивать нормативно-методическую поддержку и надзор, необходимые для обеспечения дальнейшего совершенствования всеми федеральными органами исполнительной власти своих политик и практик управления документами.

Свои вопросы и комментарии по поводу отчёта, пожалуйста, направляйте по адресу rmselfassessment@nara.gov .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Наибольший интерес, на мой взгляд, представляет приведенная в отчёте диаграмма, показывающая степень зрелости федеральных органов исполнительной власти. На диаграмме показана доля федеральных органов, отнесённых к группам высокого, среднего и низкого риска соответственно в плане управления электронными документами (синий цвет) и электронной почтой (оранжевый цвет).

Любопытно, что с управлением электронной почтой дела обстоят сейчас намного лучше – лишь четверть федеральных органов находится в зоне высокого и среднего риска; в то время, как в плане управления электронными документами в целом существенные проблемы имеются у половины ведомств.

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2020/09/28/release-of-annual-records-management-report-2/