Управление документами в период смены президентской администрации США: Ресурсы общего характера, предлагаемые Национальными Архивами и Управлением общих служб правительства США

Данная заметка руководителя направления управления документами Национальных Архивов США Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 9 октября 2020 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Мой комментарий: Для Национальных Архивов США смена президентской администрации означает проведение непростой кампании по приёму на хранение огромного массива как президентских документов, так и документов федеральных органов исполнительной власти – особенно если президент сменится, и в ведомствах пройдёт основательная «перетряска».

Каждые четыре года федеральное правительство проходит через переходный период. Независимо от исхода президентских выборов, правительство вступает в период, когда сменяется высшее руководство различных ведомств. В прошлом году Центр по вопросам смены президентской администрации (Center for Presidential Transition, https://presidentialtransition.org/ ) некоммерческой организации «Партнерство в поддержку государственной службы» (Partnership for Public Service, PPS) опубликовал отчёт (см. https://presidentialtransition.org/wp-content/uploads/sites/6/2019/11/Turnover-Report_11.7.19.pdf ), в котором была подчеркнута  необходимость эффективного планирования и подготовки, ещё до выборов, к значительной смене кадров на высших государственных должностях.

В течение октября 2020 года мы планируем выложить ряд постов о передовой практике управления документами, адресованных должностным лицам, которые приходят на государственную службу и уходят из неё. Сегодня мы хотели бы обратить внимание на ресурсы, которые Управление общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA) предоставляет всем федеральных органам исполнительной власти.

GSA ведёт справочник «Смена президентской администрации» (Presidential Transition Directory,  https://www.gsa.gov/governmentwide-initiatives/presidential-transition-directory ), целью которого является информирование людей, помогающих планировать и формировать следующее федеральное правительство, о соответствующих информации и ресурсах. В состав материалов этого Справочника, в частности, входит Меморандум Административно-бюджетного управления президентской администрации (OMB) M-20-24 «Реализация закона о смене президентской администрации» (Implementing the Presidential Transition Act, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2020/04/M-20-24.pdf ). Наши сотрудники работали совместно с GSA, обеспечивая, чтобы руководство по вопросам управления документами было обновлено и включено в упомянутый Справочник.

«Партнерство в поддержку государственной службы» управляет Центром по воgросам смены президентской администрации, решая задачу предоставления общественности дополнительной информации, позволяющей лучше понять процесс передачи президентских полномочий. Сайт Центра ( https://presidentialtransition.org/ ) также содержит информацию, касающуюся тех действий, которые федеральные органы исполнительной власти должны предпринять в рамках подготовки к смене президентской администрации.

В это период перемен Национальные Архивы США продолжат взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, обеспечивая, чтобы как приходящие, так и уходящие политические назначенцы знали свои обязанности в части управления документами и должным образом хранили свои документы. Управление документами - это повседневная деятельность, требующая постоянного обучения и внимания со стороны государственного органа, в котором работает сотрудник.

Мы хотели бы напомнить федеральным органам о тех касающихся переходного периода продуктах, которые мы создали:

• Меморандум Архивиста США Дэвида Ферьеро от 7 ноября 2016 года для высших должностных лиц государственных органов по вопросам управление документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM), https://recordsexpress.files.wordpress.com/2016/11/saorm-memo-11-7-2016-signed.pdf
  
  
• Веб-редакция 2016 года наставления «Документирование деятельности Вашего государственного органа» (Documenting Your Public Service, https://www.archives.gov/records-mgmt/publications/documenting-your-public-service.html ), включающая руководство по управлению учетными записями в социальных сетях ( https://records-express.blogs.archives.gov/2016/10/31/social-media-guidance-now-in-dyps/ )
  
  
• 6-минутный видеобрифинг (по-нашему, вводный инструктаж) «Руководство по управлению документами для политических назначенцев» (Records Management Guidance for Political Appointees), включающий вступительное слово Архивиста США ( https://www.youtube.com/watch?v=wxyB6M_XdDI – все сказано коротко и по делу, о ключевых обязанностях и ответственности – Н.Х.).
  
  
• Листовка-напоминание «Руководство по управлению документами для политических назначенцев» (Records Management Guidance for Political Appointees), http://www.archives.gov/records-mgmt/publications/rm-for-political-appointees.pdf
  
  
• «Типовые контрольные списки по вопросам управления документами и информацией для лиц, приходящих на федеральную государственную службу и покидающих её» (Model Records and Information Management Entrance and Exit Checklists), https://presidentialtransition.usa.gov/files/2015/11/Model-Records-and-Information-Management-Entrance-and-Exit-Checklists.docx

Напоминаем также, что Закон о федеральных документах (Federal Records Act) не применяется в отношении президентских документов, созданных в соответствии с Законом о президентских документах (Presidential Records Act). Президентские документы управляются отдельно от федеральных. Вопросы, связанные с определением того, являются ли конкретные документальные материалы президентскими документами, следует адресовать юрисконсульту Белого дома.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2020/10/09/transition-post-1-general-resources-from-nara-and-gsa/