вторник, 28 июля 2020 г.

Национальные Архивы США: Три опоры программы трансформации управления документами, часть 2


(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2020/07/1_27.html )

В августе этого года Национальные Архивы США выпустят свой ежегодный отчет о том, как федеральные органы исполнительной власти управляют документами в электронном виде. Отчет, вероятно, отразит продолжающийся, но медленный прогресс в деятельности государственных органов, по мере того, как они пытаются выполнить задачу перейти после 31 декабря 2022 года к передаче на хранение в Национальные Архивы исключительно электронных документов.

Такого рода отчёт о проделанной работе (см. нашу статью https://federalnewsnetwork.com/agency-oversight/2018/08/nara-most-agencies-on-track-to-transition-from-paper-to-digital-records/ ) не может, однако, служить истинной метрикой для измерения усилий ведомств.

Директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer) отмечает, что цель, лежащая в основе наступающего через 18 месяцев крайнего срока, заключается в способствовании трансформации.

«Это трансформация, которая обязательно должна произойти, потому что здесь мы говорим не просто об управлении документами, мы говорим о переконструировании процессов. Мы говорим о создании потоков электронных рабочих процессов и о действительно коренных изменениях того, как мы работаем», - сказал Брюер в интервью программе «Спроси ИТ-директора» (Ask CIO , https://federalnewsnetwork.com/category/radio-interviews/ask-the-cio/ ) «Сети федеральных новостей» (Federal News Network), спонсором которой является фирма Kodak Alaris.

«Для осуществления этой трансформации мы должны быть уверены в том, что в критически важных для их миссии программах наших органов исполнительной власти учитываются вопросы управления документами. И я думаю, что [разработанная Национальными Архивами США] концепция сформулирована на понятном ведомствам уровне, потому что она предлагает им стратегический подход к управлению информацией, в рамках которого ведомства разрабатывают планы управления информационными ресурсами и планы управления данными. С точки зрения Национальных Архивов, наша цель заключается в том, чтобы найти способы внедрить управление документами в эти планы на этом стратегическом уровне».

Трехногая табуретка трансформации

По словам Брюера, трансформационный и стратегический подходы к управлению документами зависят от технологий, кадров и от понимания высшим руководством ценности этих усилий.

«Мы всегда приходим «в гости» к органам исполнительной власти, когда я встречаюсь с их высшими руководителями, и, конечно, я мог бы делать упор на требования закона; говорить о нормативных документах и о соответствии установленным законодательно-нормативным требованиям, - но обычно мы строим разговор вокруг пользы, которую управление документами может принести государственному органу с точки зрения совершенствования процесса принятия решений. Этого можно добиться благодаря улучшению поиска и извлечения документов, которые ведомствам необходимы для принятия правильных решений, что подчеркивает ценность технологий», - отметил он.

«Чтобы способствовать управлению электронными документами не только внутри государственного органа в процессе принятия решений, но и при взаимодействии с общественностью, крайне важно, чтобы они понимали, каким образом электронное управление документами может лучше поддерживать такое взаимодействие, - потому что, давайте говорить честно, люди не хотят писать письма государственным органам. Они не хотят, чтобы их вынуждали посещать кирпичные здания ради взаимодействия с их правительством. Люди используют веб-сайты и другие электронные каналы, и нам нужно уметь работать с электронными документами для того, чтобы иметь возможность поддерживать как нашу внутреннюю деятельность, так и внешнее взаимодействие с общественностью. Таким образом, это современный и прогрессивный подход, и я действительно считаю, что это веский аргумент в разговоре с ИТ-директорами и директорами по технологиям, который находит отклик ».

Технологическая часть трансформации обычно начинается с чего-то простого, вроде электронной почты.

По мере того, как все больше и больше органов исполнительной власти переносит свою электронную почту в облако - по данным Административно-бюджетного управления (Office of Management and Budget, OMB) администрации США, по состоянию на март 2020 года, 79% всей федеральной электронной почты ( https://www.performance.gov/data/#cap ) обслуживалось на аутсорсинге,– у них появляется возможность использовать свои внутренние ресурсы для улучшения управления документами.

«Я полагаю, что именно об этом думают многие государственные органы. Что мы можем сделать в общекорпоративом масштабе, используя имеющиеся у нас инструменты?»  -говорит Брюэр. «Если мы не можем этого сделать, или если у нас есть возможность что-то закупить, то каков наилучший для нас способ действий, и как нам собрать данные, необходимые для того, чтобы иметь возможность сделать это эффективно?».

Директор Национальных Архивов по политике управления документами и информационно-пропагандистской деятельности Лиза Харалампус (Lisa Haralampus) считает, что ещё одной частью головоломки является «Федеральная инициатива по модернизации управления электронными документами» (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI).

Благодаря партнерству с Управлением общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA). Национальные Архивы добиваются того, чтобы управление документами являлось частью всех инициатив внедрения общих служб и сервисов в масштабе федерального правительства.

«Мы стремились найти различные способы разработки стандартов и требований, поскольку, как мы знаем, именно так эти требования можно внедрить в предлагаемые общие службы и сервисы, тем самым изначально заложив в них управление документами. Если Вы закупаете инструмент общих служб для кадровой службы, Вы знаете, что необходимо обеспечить сохранность кадровых документов, относящихся к увольнениям, в течение нескольких десятилетий. Это требование уже «встроено» в систему.»

«Мы также публикуем «Универсальные требования к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management Requirements); мы подготовили несколько сценариев использования для управления электронными документами - для документов в электронной почте, в социальных сетях, - и теперь мы адаптируем наши сценарии использования, чтобы отразить жизненный цикл управления документами и информацией».

Лиза добавила, что Национальные Архивы также работает над адресованными ведомствам стандартами данных и над документами о поддержке делового жизненного цикла, с тем, чтобы ведомствам было проще обеспечивать надлежащее управление документами.

Национальные Архивы также готовит органы исполнительной власти к использованию нарождающихся технологий для управления документами, таких, как роботехническая автоматизация процессов (robotic process automation, RPA).

«Как нам извлечь уроки из знаний, которыми располагают директора по управлению данными и сообщество специалистов по данных? Что ж, я могу рассказать Вам, как «работают» данные, и тогда мы вернемся к тому же вопросу, который мы всегда задаём: в чём заключается отдача, как ею поделиться, как её получить и как долго она будет сохраняться?» - сказала Харалампус. «Я полагаю, что многие государственные органы всё ещё работают над своими программами управления данными, развивают их и делаю более зрелыми, вводя соответствующую должность и думая о том, как её заполнить и каким образом она вписывается в их программу стратегического управления информацией. Мы видим, что разговор уже начался, но пока ещё не видим каких-либо тенденций организационной перестройки. Так что мы наблюдаем и ведём своего рода мониторинг этой области, чтобы увидеть, какие организационные формы принимает управление документами, информацией и данными, сидят ли они по-прежнему изолированно друг от друга, - а затем мы работаем, как обычно, в среде коллективной работы, чтобы поделиться тем, что мы узнали».

Третья ножка этой табуретки трансформации - люди. Харалампус отметила, что это как специалисты по управлению документами, так и те сотрудники, которые управляют документами по ходу выполнения их основной работы.

«За последние два года Национальные Архивы изменила свою программу обучения. Раньше специалисты приезжали на наши объекты, и мы обучали тысячи человек. Это был очень системный подход», - сказала она. «Итак, мы могли взять Вас практически с нулевым уровнем знаний и через пять дней обучения выпустить с приличным кругозором. Думаю, мы соответствуем духу перехода к электронному правительству, когда ставим перед собой вопрос: Можем ли сделать нечто больше, чем просто личное обучение, что было бы более эффективным? Нам необходимо переосмыслить весь подход, предложив учебный контент онлайн с помощью различных инструментов, с тем, чтобы каждый мог подключиться и пройти обучение, в котором он нуждается».

Лиза отметила, что специалисты в области управления документами нуждаются в более глубоком понимании типов инструментов, которые органы исполнительной власти применяют для создания документов, а также данных, которые их учреждения используют для выполнения своей миссии.

Брюер добавил, что нет недостатка в желающих получить дополнительную подготовку по управлению электронными документами.

«В последние пару лет мы действительно сфокусировали внимание на расширении для всех клиентов Национальных Архивов доступа к контенту, который мы разработали по вопросам управления электронными документами; и мы всегда смотрим, где нам может потребоваться действовать на опережение»,- отметил он. «Мы всегда собираем такие сведения, и мы всегда стараемся сделать так, чтобы наше целевое сообщество, -  специалисты по управлению документами, - имело всё им необходимое для того, чтобы взаимодействовать со своими коллегами в ведомствах».

Джейсон Миллер (Jason Miller)

Источник: сайт FederalNewsNetwork.com
https://federalnewsnetwork.com/federal-insights/2020/06/naras-three-legged-stool-to-transform-records-management/
https://www.youtube.com/watch?v=syXevTkA8VY&feature=youtu.be (сегмент 1)
https://www.youtube.com/watch?v=lK2GEw6qT-k&feature=youtu.be  (сегмент 2)
https://www.youtube.com/watch?v=YC20bvzdcWw&feature=youtu.be (сегмент 3)
https://www.youtube.com/watch?v=qQTR87ScUyo&feature=youtu.be (сегмент 4)
https://www.youtube.com/watch?v=Q3ot8O25FJY&feature=youtu.be (сегмент 5)

Комментариев нет:

Отправка комментария