понедельник, 27 июля 2020 г.

Национальные Архивы США: Три опоры программы трансформации управления документами, часть 1


Данная заметка исполнительного директора «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network) Джейсона Миллера (Jason Miller - на фото) была опубликована 3 июня 2020 года на сайте FederalNewsNetwork.com. Замечу, что в оригинальном названии речь идёт о трёх ножках «табуретки» трансформации управления документами :)
  
Мой комментарий: Данный пост представляет собой комбинацию видеозаписей дискуссии, организованной «Сетью федеральных новостей» и ключевых цитат из выступлений участников, за которыми следует резюме по итогам обсуждения. Ссылки на видеозаписи приведены в конце поста.

Директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer), и директор по политике управления документами и информационно-пропагандистской деятельности Лиза Харалампус (Lisa Haralampus) считают, что цель перехода к обработке и предоставлению исключительно электронных документов должна проходить красной линией через все миссии и административными усилия государственных органов.


Цели управления документами

От федеральных органов исполнительной власти мы слышим уверения о том, что у них есть прогресс. Когда обсуждаются общие тенденции, темы и проблемы, то ... ключевой вопрос, с которым мы сталкиваемся как правительство, это вопрос ресурсов, как финансовых, так и кадровых. Нам следует и дальше прикладывать усилия для решения этой проблемы, работая с ИТ-директорами (CIO) и директорами по данным; и искать способы использования существующих систем и существующих решений, а также пытаться определить, где мы можем выделить конкретные решения, позволяющие создавать общекорпоративные решения для управления документами.

Лоренс Брюер (Laurence Brewer), директор по управлению документами в федеральном правительстве США, Национальные Архивы США


Изменение необходимых специалистам знаний и навыков

Иногда теми знаниями, навыками и новыми инструментами, которые требуются специалистам по управлению документами, - является глубокое понимание типов инструментов, используемых для создания документов, информации и данных в их учреждениях для выполнения стоящих перед ними задач. Если Вы не в состоянии обсуждать географические информационные системы, или если Вы не знаете в деталях, как на самом деле работает электронная почта, - тогда Вы окажетесь в невыгодном положении, если захотите обсудить вопросы управления документами.

Лиза Харалампус (Lisa Haralampus). директор по политике управления документами и информационно-пропагандистской деятельности Национальных Архивов США

Разработанный Национальными Архивами метод «верхушки пирамиды» (Capstone)

[Программа Capstone Национальных Архивов США] снимает с пользователя бремя управления каждым сообщением электронной почты в соответствии с его содержанием, и обеспечивает более систематический и эффективный способ управления электронной почтой.

Мой комментарий: Если говорит по-честному, то данный метод является аварийным – американские ведомства заведомо идут на резкое снижение качества управления документами (в том числе на отказ от ряда фундаментальных принципов) и на существенные риски утраты важных документов, ради того, чтобы хоть как-нибудь справится с колоссальными объёмами неупорядоченных сообщений электронной почты. Когда у Вас архив забит мешками с неразобранными документами, а рабочих рук нет – ну что же, придётся управлять мешками; а выдать это за передовую технологию – очень по-американски :)

Лоренс Брюер (Laurence Brewer), директор по управлению документами в федеральном правительстве США, Национальные Архивы США


Управление документами на стратегическом уровне

У нас есть инициатива под названием «Федеральная инициатива по модернизации управления электронными документами» (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI).

Мой комментарий: Об инициативе FERMI см. посты https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html и https://rusrim.blogspot.com/2019/05/federal-electronic-records.html

Одним из направлений, которые мы успешно развили, было наше партнерство с Управлением общих служб правительства (U.S. General Services Administration, GSA). Мы взаимодействуем с Управлением общих решений и повышения эффективности (Office of Shared Solutions and Performance Improvement, OSSPI), которое работает с федеральными органами исполнительной власти, управляющими различными портфелями, такими как командировки, гранты или выплата заработной платы. Мы пытались работать вместе с OSSPI над разработкой стандартов и требований… таким образом, чтобы эти требования могли вписаться в предлагаемые ведомствам общие услуги и сервисы, тем самым изначально закладывая в эти сервисы управление документами.

Лиза Харалампус (Lisa Haralampus). директор по политике управления документами и информационно-пропагандистской деятельности Национальных Архивов США


Отраслевой анализ

Мы считаем себя теми, кто отвечает на вопрос «как» - как будут реализованы эти инициативы и начинания; и мы действительно смотрим на Национальные Архивы как на тех, кто должен ответить на вопрос «что».

Скотт Свидерски (Scott Swidersky), Вице-президент по управлению корпоративным контентом компании Konica Minolta Business Solutions (США)
(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2020/07/2_28.html )

Джейсон Миллер (Jason Miller)

Источник: сайт FederalNewsNetwork.com
https://federalnewsnetwork.com/federal-insights/2020/06/naras-three-legged-stool-to-transform-records-management/
https://www.youtube.com/watch?v=syXevTkA8VY&feature=youtu.be (сегмент 1)
https://www.youtube.com/watch?v=lK2GEw6qT-k&feature=youtu.be  (сегмент 2)
https://www.youtube.com/watch?v=YC20bvzdcWw&feature=youtu.be (сегмент 3)
https://www.youtube.com/watch?v=qQTR87ScUyo&feature=youtu.be (сегмент 4)
https://www.youtube.com/watch?v=Q3ot8O25FJY&feature=youtu.be (сегмент 5)

Комментариев нет:

Отправка комментария