Эксперимент по кадровому электронному документообороту: Локальные нормативные акты организации

«Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», утвержденное приказом Минтруда России от 14 мая 2020 года №240н, устанавливает, что в локальных нормативных актах, регламентирующих проведение эксперимента в организации, использование электронной подписи работодателем и работником, рекомендуется отражать следующие вопросы (п.22):

• Перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;


• Права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;


• Соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;


• Обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;


• Порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;


• Обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи в соответствии с законодательством РФ об электронных подписях, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);


• Порядок хранения и уничтожения электронных документов;


• Порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;


• Порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;


• Порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;


• Обучение работников по вопросам проведения эксперимента;


• Порядок разрешения спорных ситуаций;


• Другие вопросы, связанные с проведением эксперимента.

При проведении контрольно-надзорных мероприятий работодатель предоставляет органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, документы, связанные с работой, в электронном виде.

До начала проведения эксперимента в коллективный договор (при его наличии), в трудовые договоры или в приложения к трудовым договорам либо в отдельные соглашения между работниками и работодателями, заключаемые в письменной форме, включаются сведения и/или условия, предусмотренные частью 1 статьи 8 федерального закона (п.23).

Государственные инспекторы труда имеют право требовать предоставления электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя либо от работодателя - участника эксперимента, либо путем ознакомления с соответствующими документами с использованием системы «Работа в России» (п.28).

Профессиональные союзы имеют право требовать от работодателя - участника эксперимента предоставление электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя.

Мой комментарий: Перечень вопросов, которые должны быть урегулированы в локальных нормативных актах организаций, достаточно интересный и широкий.

Возникает, конечно, вопрос о том, смогут ли кадровые и иные службы работодателей самостоятельно разработать такие локальные правовые акты, или Министерство предоставит им определённую методическую помощь.

Радует, что не забыли о хранения и уничтожении электронных документов. По-хорошему, по данным вопросам было бы правильно получить методические рекомендации и от Росархива! :)

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=355182