среда, 15 июля 2020 г.

Управление документами в США: Национальные Архивы уточняют планы обеспечения сохранности электронных документов, часть 1


Статья Адама Мазманяна (Adam Mazmanian – на фото) была опубликована 30 июня 2020 года на американском сайте Federal Computer Week (FCW, http://fcw.com/ ).

Когда Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) впервые получили на хранение электронные файлы в 1970 году, большая часть этих материалов представляла собой структурированные наборы данных, которые были созданы на больших компьютерах - в основном тексты в кодировках ASCII и EBCDIC (расширенной 8-битовой кодировке, которую использовали решения фирмы IBM и другие системы обработки данных).

Прошло 50 лет, и сегодня уже трудно взять под контроль рост количества и многообразие электронных файловых форматов, в том числе только появляющихся и устаревших. Тем не менее, как и прежде, Национальные Архивы принимать на хранение документы федеральных органов исполнительной власти в различных электронных форматах - даже в тех, которые более не используются или же могут работать только на неподдерживаемых в настоящее время операционных системах.


После нескольких месяцев разработки и рецензирования (о проекте Концепции для публичного обсуждения я писала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2019/09/blog-post_30.html - Н.Х.), Национальные Архивы 30 июня 2020 года опубликовали свою «Концепцию обеспечения электронной сохранности» (Digital Preservation Framework, https://github.com/usnationalarchives/digital-preservation ).

В уточнённом варианте Концепции, в котором были учтены замечания и предложения федеральных органов власти, экспертов и заинтересованных сторон в области управления документами, - выделяется 16 категорий электронных документов и предлагается набор хороших практик менеджмента риска с целью предотвращения утраты или потери правовой и доказательной силы государственных электронных документов.

Типы документов варьируются от электронных архитектурных планов и чертежей до электронной почты, графических образов и видеозаписей, а также программного обеспечения, электронных таблиц, данных геоинформационных систем, календарей, баз данных, текстовых документов и многого другого.

Однако этот мастер-список типов документов на самом деле не отражает в полной мере того, насколько некоторые из проблем, связанных с приёмом-передачей документов на постоянное архивное хранения, сложны как для федеральных органов, так и для Национальных Архивов.

Директор Национальных Архивов по вопросам электронной сохранности Лесли Джонстон (Leslie Johnston) возглавляет усилия по управлению тем, как государственные органы и Национальные Архивы сохраняют электронную информацию для будущего, обеспечивая её доступность в виде, близком к её первоначальному формату. Тем не менее, когда приходится делать выбор, то архивный контент федеральных документов более важен, чем сохранение в первоначальном виде представления информации и функциональных возможностей для работы с ней.

Есть еще один уровень сложности: промежуток времени, в течение которого федеральные органы исполнительной власти осуществляют ведомственное хранение информации, прежде чем она станет считаться архивной и созревшей для передачи в Национальные Архивы.

В октябре 2019 года в интервью, данном в здании отделения Национальных Архивов в Колледж-Парке (College Park), штат Мэриленд, Джонстон рассказала нашему изданию о разработке Концепции, которая как раз проходила в тот момент публичное обсуждение.

«Когда я объясняю людям, чем именно я занимаюсь, мне всегда приходится подчёркивать, что моя работа - думать о самом худшем, что может случиться, и постараться этого не допустить», - сказала тогда Лесли. «Моя работа заключается в выявлении рисков и их смягчении до возможного более низкого уровня. Полностью, на 100% избежать рисков невозможно».

Хотя большинство указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении устанавливает сроки хранения в диапазоне от 7 до 15 лет (ориентируясь на типичный срок хранения документов в налоговых целях – Н.Х.), есть и исключения. Документы проводимых раз в десять лет всеобщих переписей населения, поскольку они содержат персональные данные, раскрываются в полном виде спустя 72 года после переписи (здесь, к сожалению, автор путает «божий дар с яичницей»; сроки хранения и сроки ограничения доступа к документам, как говорят в одном зарубежном городе, это две большие разницы! Документы переписей изначально имеют постоянный срок хранения – Н.Х.). Файл с архитектурным проектом здания, находящегося в собственности Управления общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA), может считаться активно используемым документом в течение всего времени, пока здание существует.

«Мы всё чаще получаем от федеральных органов материалы во множестве менее распространенных форматов, а также в устаревших форматах – из-за того, как работает механизм отслеживания сроков хранения документов», - отметила Лесли. «Они буквально столетиями могут удерживать документы у себя, прежде чем передать их нам. Мы сталкиваемся с настоящим половодьем файловых форматов, которыми мы должны управлять, обрабатывать, обеспечивать сохранность и затем предоставлять к ним доступ», - подчеркнула Джонстон.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2020/07/2.html )

Адам Мазманян (Adam Mazmanian)

Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2020/06/30/mazmanian-nara-johnston-digital-framework.aspx

Комментариев нет:

Отправка комментария