воскресенье, 3 мая 2020 г.

Ответ на вопрос коллеги: Номенклатуры дел акционерных обществ и новый Перечень


Вопрос:  Может ли изменение сроков хранения в номенклатуре дел акционерных обществ (АО, ОАО, ПАО) проводиться не только по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236), но и по «Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, в том случае, если их нормы не противоречат друг другу (так как в постановлении 2003 г. есть сроки хранения документов по уже утратившему силу перечню типовых 2000 г.)? Или же в данном случае организация может проигнорировать Перечень 2020 года в части тех сроков хранения, где они различаются, и руководствоваться постановлением ФКЦБ РФ 2003 года?

Ответ: Ключевым, в данном случае, является то, что по закону именно Банк России устанавливает для акционерных обществ порядок и сроки хранения документов, а вовсе не Росархив. При этом на текущий момент:
  • В июле 2017 года из статьи 89 «Хранение документов общества» закона «Об акционерных обществах» был исключен перечень документов, которые должны сохраняться. Теперь в статье просто перечислены законы, требования которых в отношении документов следует исполнять: «Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации». Обратите внимание, что Закон об архивном деле здесь не упомянут.

  • Единственный действующий документ, в котором перечислена часть документов акционерных обществ - это «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс. У Банка России так и не дошли руки до разработки более современного нормативно-правового акта, а состав документов «Положения» сильно устарел.

  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000, утратил силу в связи с изданием приказа Росархива от 26.08.2010 №63, и его использовать и ссылаться на него неправомерно.
В результате получается следующее: Представляется, что большинство коллег не будут заниматься «творческими изысканиями» и за неимением лучшего будут использовать новый Перечень. Если, однако, установленные в нём сроки хранения их по тем или иным причинам не устроят, они на совершенно законных основаниях могут отказаться его применять.

Есть еще один важный момент заключается в том, что часть сроков хранения у нас установлена напрямую законами, Постановлениями Правительства и нормативно-правовыми актами органов государственной власти. На эти нормативно-правовые акты на совершенно законных основаниях можно и нужно ссылаться при составлении номенклатур дел, актов о выделении документов к уничтожению и т.д. К сожалению, этот момент Росархив также не учитывает, что может привести к конфликтным ситуациям при взаимодействии архивов и организаций.

5 комментариев:

  1. Анонимно4 мая 2020 г., 13:33

    "....а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации». Обратите внимание, что Закон об архивном деле здесь не упомянут."
    Наталья, как же не упомянут? ФЗ "Об архивном деле в РФ" разве не является нормативным правовым актом РФ, предусматривающим хранение документов???

    "В результате получается следующее: Представляется, что большинство коллег не будут заниматься «творческими изысканиями» и за неимением лучшего будут использовать новый Перечень. Если, однако, установленные в нём сроки хранения их по тем или иным причинам не устроят, они на совершенно законных основаниях могут отказаться его применять."
    Наталья, а новый Перечень так вообще является нормативным правовым актом РФ, который прямо предусматривает хранение определенных документов. На каких таких законных основаниях его можно не применять???

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. По первой части Вашего вопроса: Закон «Об архивном деле в РФ» является нормативно-правовым актом, но в специальном, имеющим большую юридическую силу в конкретных обстоятельствах законе «Об акционерных обществах» он явным образом не упомянут. Обратите внимание на то, что в данном случае речь идет о тех документах, которые акционерные общества обязаны хранить согласно требованиям касающегося их законодательства.

      Если внимательно изучить Закон об архивном деле, то единственная упоминаемая в нём группа документов, имеющая отношение к АО - это документы по личному составу (статья 22.1).

      Кроме того, в статье 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение» перечислен ещё ряд видов документов, которые могут храниться в акционерных обществах (а могут и не храниться!): Проектная документация по капитальному строительству; технологическая и конструкторская документация; патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец; научная документация; кино- и фотодокументы; видео- и фонодокументы

      Но главное то, что в Законе об архивном деле ничего не говорится о том, какие документы должны создаваться в процессе деловой деятельности акционерных обществ :) Даже создание документов по личному составу, срок хранения которых установлен законом, предусмотрено Трудовым Кодексом.

      Из этого можно сделать вывод, что закон об архивном деле не содержит требований к акционерным обществам в части создания каких-либо документов, сохранность которых они обязаны обеспечить.

      Удалить
    2. По второй части Вашего вопроса: Перечень, конечно, является нормативно-правовым актом. Применять его обязаны все, на кого он распространится (как консультант добавлю – с учётом анализа рисков, в том числе смешных наказаний именно за утрату архивных документов как таковую, и правоприменитьной практики). Однако порядок и сроки хранения документов акционерных обществ устанавливает Банк России согласно Закону об акционерных обществах, и пока Банк России не даст прямое распоряжение использовать для установления сроков хранения АО именно этот Перечень, его существование можно игнорировать. Кроме того, нормы Перечня можно и даже нужно игнорировать в тех случаях, когда установленные в нём сроки хранения противоречат срокам хранения установленным нормативно-правовыми актами большей юридической силы, например, законами РФ.

      Удалить
  2. Анонимно5 мая 2020 г., 15:15

    "По первой части Вашего вопроса: Закон «Об архивном деле в РФ» является нормативно-правовым актом, но в специальном, имеющим большую юридическую силу в конкретных обстоятельствах законе «Об акционерных обществах»". Наталья, какой из федеральных законов имеет бОльшую юридическую силу может установить только суд в конкретных данных обстоятельствах. А так вот взять и поставить один закон выше другого... Как-то это с юридической точки зрения совсем никак.
    Например, посмотрим определение КС РФ от 03.02.2000 N 22-О "...Ни один федеральный закон в силу статьи 76 Конституции Российской Федерации не обладает по отношению к другому федеральному закону большей юридической силой." А Вы с ходу определили что имеет бОльшую юридическую силу.
    И если изучить ФЗ "Об архивном деле в РФ", то мы увидим статью 17:
    "1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона." Это еще раз про обязательность применения Перечня, если в организации (неважно какой формы собственности и существования) образуются документы, включенные в него.

    Так где же ЗАКОННЫЕ основания делать вот это: "...большинство коллег не будут заниматься «творческими изысканиями» и за неимением лучшего будут использовать новый Перечень. Если, однако, установленные в нём сроки хранения их по тем или иным причинам не устроят, они на совершенно законных основаниях могут отказаться его применять."?
    Про документы, не указанные в Перечне, речи не идет, это понятно.
    И смешные наказания за нарушение архивного законодательства тоже вопрос отдельный. Мы сейчас говорим об обязательности или необязательности применения НПА РФ.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. В законодательстве специальный закон имеет преимущество перед общим, это общее правило.

      Удалить