понедельник, 11 мая 2020 г.

Эндрю Ворланд: Почему переход на электронно-цифровые технологии представляет собой проблему для управления документами?


Данная заметка опытного австралийского специалиста с почти 40-летним профессиональным стажем и консультанта по вопросам управления документами Эндрю Ворланда (Andrew Warland – на фото) была опубликована 22 апреля 2020 года на его блоге «Документы о мире» (Records about the world).

В наше время очень немногие организации все ещё создают оригиналы документов на бумаге. Почти все бумажные документы, которые производятся в эти дни, являются печатными копиями изначально-электронных документов.

Довольно ироничным разворотом событий является то, что многие организации стремятся оцифровать (или «отсканировать») эти печатные копии изначально-электронных документов.

И тем не менее, для многих организаций (особенно государственных органов и учреждений) «переход на электронно-цифровые технологии» (или, как сейчас любят говорить, «цифровизация» - Н.Х.) по-прежнему является проблемой.

Почему же «переход на цифру» столь сложен в сфере управления документами?

С одной стороны, одно даже предоставление сотрудникам возможности распечатывать и хранить бумажные копии электронных документов в бумажных делах способствует усугублению проблемы перехода на электронные технологии.

С другой стороны, многие системы управления документами, построенные на основе более старой идеологии, предполагают копирование контента из одной системы, в которой тот был создан, захвачен или сохранен, в другую. Требование копирования документа (если только этот процесс не автоматизирован) требует от конечного пользователя выполнения сознательного, добровольного (и избирательного) действия. При этом не гарантируется, что скопирована окончательная версия документа или, в случае электронной почты, что в цепочке сообщений нет дополнительных ответов. Оригинал же остаётся в исходной системе.

Кроме того, некоторые типы документов может быть сложно скопировать в централизованную систему управления документами. В качестве примеров можно привести твит-сообщения в Twitter, контент в Facebook, тексты мгновенных сообщений, чаты, видеозаписи, текстовые и аудиовизуальные материалы конференций. И даже когда такая возможность имеется, нет уверенности в том, что сохраненная версия является самой свежей.

Слон в комнате – электронное управление документами не сумело эволюционировать

По моему мнению, главная причина продолжающегося распечатывания электронных документов и проблем с переходом организаций на электронные технологии заключается в том, что многие системы и практики управления документами не эволюционировали вместе с цифровым миром.

Вместо этого они по-прежнему основываются на идее о том, что все документы должны храниться, вместе с добавленными к ним метаданными, в централизованней системе управления документами. Всё, что не вписывается в эту модель, и любая система, которая не соответствует всем стандартам управления документами подобным образом, рассматривается как «не соответствующее установленным требованиям» (non-compliant’).

Поставщики этих традиционных централизованных решений делают упор на то, как эти системы отвечают законодательно-нормативным требованиям к управлению документами, что, в свою очередь, еще больше закрепляет отношение к этим системам как к единственному способу исполнения соответствующих требований. Эти решения всё чаще не в состоянии захватить весь спектр цифрового контента, и, как следствие, цифровизация становится проблемой - потому что система не работает.

Это порочный круг.

Как бумажное делопроизводство превратилось в управление электронными документами

До начала 1990-х годов бумажные файлы (и короба) на практике были единственным имевшимся у нас способом хранения документов. В конце 1980-х и на протяжении 1990-х годов многие организации приобрели базы данных для отслеживания этих бумажных дел и коробов, в которых они хранились.

На заре цифрового мира, от начала до середины 1990-х годов, в отсутствие какого-либо иного подхода электронные документы обычно распечатывались и помещались во всё те же бумажные дела.

К концу 1990-х годов базы данных, первоначально использовавшиеся для отслеживания бумажных дел, были адаптированы для управления электронными документами в составе электронных «дел» (папок, контейнеров).

Была, однако, упущена возможность эволюции парадигмы бумажного делопроизводства в нечто более подходящее для электронных документов.

Кроме того, ни один из ведущих производителей программного обеспечения, и особенно Microsoft, не сделал ничего, чтобы включить функциональные возможности для управления документами в свои разнообразные системы и приложения.

Системы управления документами, применявшиеся для управления электронным контентом, сохранили ту же концепцию «размещения в дела», согласно которой конечные пользователи, после прохождения соответствующего обучения, должны были (добровольно) копировать электронные документы (включая электронные письма) в электронные «дела», оставляя на месте оригинал.

Идея централизованной системы управления документами, в которую должны копироваться все документы, практически не имеет смысла в цифровом мире. На протяжении почти двадцати лет в отрасли не обращали внимание или даже игнорировали постоянно нарастающие объемы и растущее многообразие типов цифровых документов, и держались за централизованную модель.

С моей точки зрения, проблема «перехода на цифру» для многих организаций была напрямую связана с тем фактом, что системы управления документами не эволюционировали и не ушли от первоначальной централизованной модели.

Это не имеет смысла в цифровом мире.

Решение проблемы

По моему мнению, одна из ключевых проблем заключается не столько в том, что многие старомодные системы управления документами основаны на парадигме бумажного делопроизводства (поскольку эта парадигма все ещё может быть полезной, особенно в отношении высокоценных или архивных документов), - сколько в том, что организации полагают, что всеми документами следует управлять в соответствии с какой-то единой парадигмой, иначе они не будут «соответствовать» (особенно требованиям к управлению государственными документами).

В реальности же:
  • Документы могут иметь различную «ценность». Существует огромное количество низкокачественных малоценных документов;

  • Некоторые документы очень быстро могут превратиться из преходящих («Согласен» в ответе, присланном по электронной почте) в критически-важные (когда это «Согласен» становится доказательством мошенничества);

  • Не для всех документов нужны сложные метаданные, поддерживающие управление документами. Фактически большинство электронных документов и так имеет обширный «багаж» метаданных;

  • Электронная переписка и дальше будет существовать отделено от других документов;

  • Лишь небольшой процент документов необходимо хранить в течение длительного времени;

  • В течение времени электронные документы могут быть сгруппированы или классифицированы различными способами. Предопределенная классификация, применяемая к электронному документу, может не вполне точно отражать полный контекст (или потенциальный контекст) документа, и даже может его искажать;

  • Электронные документы могут оставаться активными (т.е. использоваться в деловой деятельности – Н.Х.) даже после их захвата, в том числе могут порождаться новые версии, появляться новые ответы в цепочке сообщений электронной почты, модифицироваться графические изображения и т.д.;

  • Электронными документами, при правильном подходе к этому делу, можно управлять «по месту» - в той системе, в которой они были созданы или получены;

  • Требующими особого внимания электронными документами, в числе документами длительного срока хранения, можно по-прежнему управлять с использованием «дел» или «контейнеров», но это должно быть реализовано способом, который легко могли бы понять конечные пользователи.
По моему мнению, организации должны:
  • Освоить электронное управление документами;

  • Отказаться от идеи о том, что все документы следует скопировать в централизованную систему управления документами;

  • Признать, что любая система может содержать документы – включая системы, поддерживающие основную деловую деятельность, которые также захватывают электронный контент в виде документов, - и сосредоточить внимание на том, как управлять документами в этих системах;

  • Использовать функциональные возможности для управления документами, имеющиеся в системах, в которых документы создаются или захватываются;

  • Основные усилия сфокусировать на высокоценных документах и/или на документах, которые необходимо хранить в течение длительного времени, в том числе в архивных целях;

  • Позволить конечным пользователям создавать изначально-электронные документы и работать с ними там, где они были созданы или захвачены, без дополнительных усилий на копирование их в другую систему;

  • Внедрить высокоуровневые архитектурные модели и отслеживать, где сохраняется информация;

  • Использовать сочетание автоматической классификации и глобальных политик в отношении сроков хранения и действий по их истечении, с целью защиты целостности, надежности и аутентичности документов;

  • Использовать средства поиска и обнаружения, обеспечивающие отыскание контента, когда в нём возникнет потребность, где бы он ни хранился.
Эндрю Ворланд (Andrew Warland)

Мой комментарий: Мне, в целом, нравятся идеи Эндрю Ворланда, но с одной оговоркой. Я считаю, что нет методов заведомо «правильных» и «неправильных», «древних» и «инновационных». У любого метода (в том числе и у тех, которые коллега критикует) есть свои ниши, в которых его можно эффективно использовать; и есть ситуации, в которых он работать не будет либо будет неэффективен.

Также нужно понимать, что часто в качестве «инновационных» подаются по сути дела «аварийные» методы и подходы, применяемые в тех случаях, когда у организаций просто нет сил и средств для того, чтобы обеспечить управление огромными объёмами многообразных электронных документов в соответствии с хорошими и разумными, но требующими больших затрат труда и ресурсов традиционными требованиями; и когда организация делает по сути дела то, что в её силах на данный момент :)

Источник: блог Эндрю Ворланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2020/04/22/why-is-going-digital-a-problem-for-records-management/ 

1 комментарий: