вторник, 5 мая 2020 г.

Штат Виктория, Австралия: Рекомендации по управлению документами в случае дистанционной работы


Среди архивно-документационных служб государств и регионов встречаются такие (понятное дело, не у нас! ;)), что стремятся оперативно реагировать на изменившиеся обстоятельства и подсказывать заинтересованным сторонам, как тем работать с документами в новых условиях. Одной из самых активных является Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), которая 23 апреля 2020 года на своём сайте открыла специальную страницу «Дистанционная работа и управление документами» (Working remotely and recordkeeping).

Управление государственных документов начинает с напоминания о том, что при дистанционной работе обязанности в части управления документами остаются прежними:
«Независимо от того, работаете ли Вы удалённо от случая к случаю или в течение длительного периода времени, Ваши обязательства в отношении документов остаются прежними.

Вы обязаны продолжать надлежащим образом создавать документы и управлять ими с тем, чтобы информация о решениях и действиях сохранялась, и можно было получить к ней доступ и понять её. Это крайне важно для непрерывного функционирования государственных органов и учреждений; и исполнение этого требования обеспечит наличие у Вас, Ваших руководителей и у общественности информации, которая необходима им сейчас и потребуется в будущем.

Обеспечить это может быть сложно, особенно если Вы не можете получить доступ к своим деловым системам или каналам связи. Вы и Ваше министерство или ведомство должны совместно подумать и определить наиболее эффективные способы выполнения Вами Ваших обязательств по управлению документами.

Ниже перечислены обязанности по управлению документами сотрудников, руководителей и высшего руководства министерств и ведомств. Мы знаем, что при удаленной работе исполнить эти требования будет непросто, поэтому мы собрали на данной странице соответствующие советы и рекомендации.
Помните! К государственным документам штата относится любая информация, созданная, отправленная и полученная сотрудниками государственного сектора в ходе выполнения ими своих обязанностей.

В состав государственных документов, в частности, входят (список является открытым) электронные письма (включая присоединённые файлы), базы данных, сгенерированные системой документы, документы, созданные на мобильных устройствах, веб-сайты, посты в социальных сетях, а также физические документы и дела.»
Далее следуют два раздела с «раскрывающимися» пунктами:
Обязанности по управлению документами
  • Персонала

  • Руководителей

  • Глав министерств и ведомств
Советы и рекомендации, касающиеся дистанционной работы
  • Какие документы мне необходимо создать и сохранить?

  • Наименование документов и контроль версий

  • Создание документов хорошего качества

  • Захват и хранение документов

  • Отслеживание созданных Вами документов

  • Использование сервисов Office 365

  • Отсканированные документы

  • Обеспечение безопасности документов

  • Когда я могу уничтожить документ?
Вот что говорится в первом из этих пунктов:
Какие документы мне необходимо создать и сохранить?

Вам необходимо создавать и хранить документы о решениях, которые Вы принимаете, и действиях, которые Вы выполняете в рамках своей работы. Любая информация, которая впоследствии может понадобиться для объяснения того, что произошло, и почему были приняты конкретные решения или предприняты действия, должна быть задокументирована. Это особенно важно в тех случая, когда Вы от имени своего органа или подразделения принимаете обязательство о совершении действий или выполнении решению, или же когда решения или действия влияют на общественность.

Типы документов, которые Вам необходимо создавать и хранить, зависят от Вашей роли. Большинство документов создаётся автоматически в рамках рабочего процесса (например, создание проектов политик, добавление данных в систему, отправка электронных писем и т.д.), - однако иногда необходимо намеренно создать документ. Примером может служить служебная записка, документирующая важный телефонный разговор, или же посланное другим лицам электронное письмо с подробным описанием действий, с которыми Вы все согласились. В этом случае важно создать документ, пока события свежи у Вас памяти, включая в него также сведения о предыстории и контекстуальную информацию. Фиксируйте информацию чётко и полно.

Для объяснения и обоснования Ваших решений и действий Вам может потребоваться авторизация (т.е. согласование или утверждение – Н.Х.). Если Вы работаете удаленно, Вы, возможно, не сможете получить авторизацию посредством обычных систем или процессов (например, с помощью рабочего процесса авторизации в системе или посредством получения физической подписи). Если Вы получаете авторизацию:
  • по электронной почте - сохранить электронное письмо со всеми присоединёнными файлами;

  • устно - создайте и сохраните служебную записку о ней, указав дату, сведения об давшем авторизацию лице и том, что именно было разрешено;

  • используя приложение или инструмент, который не позволяет захватывать взаимодействие каким-либо иным способом – сделайте снимок экрана (скриншот) авторизации и сохраните его.
Как можно скорее сохраните задокументированную авторизацию в соответствующей системе, используемой организацией (например, СЭД, CMS).

Если Вы участвуете во встрече с людьми, которые работают удаленно, заранее определите, кто будет вести протокол встречи, и убедитесь, что он сохранён. Кроме того, определите, где протоколы будут храниться, с тем, чтобы к ним мог получить доступ каждый, кому это требуется.
После этого сообщается, где можно найти дополнительную информацию:
Дальнейшие советы и помощь

Любые вопросы в первую очередь обсудите с Вашим руководителем. Важно понять, каким образом Вы и Ваша группа будут обеспечивать надлежащее создание, захват и коллективное использование документов в условиях удаленной работы.

Если в Вашем органе или учреждении имеется служба управления документами, её представители смогут помочь Вам и дать рекомендации. Работая удалённо, Вы обязаны обеспечить исполнение правил и соблюдение требований Вашей организации.

Помните, что на Ваш орган или учреждение могут распространяться и иные государственные требования, такие как требования «Концепции штата Виктория по  вопросам обеспечения безопасности данных» (Victorian Protective Data Security Framework, см. https://ovic.vic.gov.au/wp-content/uploads/2018/07/VPDSF-Framework-V1.1.pdf ) и обязательства по обеспечению свободы доступа к государственной информации, установленные Управлением уполномоченного штата Виктория по вопросам защиты информации (Office of the Victorian Information Commissioner, https://ovic.vic.gov.au/ ).
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/working-remotely

Комментариев нет:

Отправка комментария