понедельник, 25 мая 2020 г.

Кризис из-за Covid-19 ещё более ярко показывает недостатки управления документами


Данная заметка Дома Никастро (Dom Nicastro – на фото) была опубликована 27 апреля 2020 года на сайте CMSWire.

Согласно данным из «Отчета о положении дел с электронными рабочими местами» (The State of the Digital Workplace Report, https://www2.simplermedia.com/cw-cp-state-of-dw-2019.html?_ga=2.25995451.722126273.1588059559-228825304.1588059551 ), подготовленного в 2019 году медиагруппой Simpler Media Group (которой принадлежит сайт CMSWire – прим. редактора сайта), большинство специалистов-практиков, которым поручено лидерство в сфере технологий и инфраструктуры на рабочем месте, считают управление документами (document management) «очень важной» технологией электронного рабочего места.

«Очень важным» управление документами признали более 73% опрошенных, в результате чего оно опередило в этом плане корпоративный поиск (66,3%), инструменты группового чата / совместной работы (64,4%), управление знаниями (63,5%) и поддержку мобильных технологий (63,4%). При этом менее половины респондентов (42,9%) сочли «очень важными» искусственный интеллект (ИИ) / машинное обучение / автоматизацию. Практики хотя получить управление документами в первую очередь, прежде прочих раскрученных технологий.

Но есть здесь, однако, и подвох: лишь 12,6% опрошенных сообщили о том, что управление документами хорошо проявляет себя с точки зрения обеспечения эффективности электронного рабочего места. И это было в прошлом году, когда не приходилось беспокоиться о внезапно резком наплыве работающих на дому сотрудников, число которых возросло до беспрецедентного уровня из-за всемирной пандемии коронавируса Covid-19. Согласно отчету американского Бюро труда и статистики (Bureau of Labor and Statistic) за 2019 год (см.  https://www.bls.gov/news.release/atus.t06.htm ), по состоянию на прошлый год более 26 миллионов работающих американцев имели определенные возможности для работы на дому, и их число продолжает расти.

Так как обстоит дело сегодня? Что могут организации сделать для того, чтобы обеспечить надлежащую практику управления документами во время кризиса Covid-19, из-за которого сотрудники могут оставаться дома бог знает сколько ещё времени?

Думайте об управлении документами как о электронных деньгах

«В течение длительного времени управление документами игнорировалось и не страдало от избытка любви и внимания», - говорит основатель консультационно-аналитической фирмы Deep Analysis Алан Пельц-Шарп (Alan Pelz-Sharpe). «Однако именно в соответствующих системах хранятся и управляются наиболее ценные и чувствительные документы, которые создают и используют коммерческие организации. Документы по сути дела являются электронными деньгами. Если мы теряем или не можем найти контракты, счета и счета-фактуры, то мы вполне буквально теряем деньги или же деловая деятельность останавливаются. Однако несмотря на исключительную важность управления документами, мало кто вложил существенные средства в эти системы, и ещё меньше тех, кто надлежащим образом управляет ими».

По мнению Пельц-Шарпа, переход на удаленную работу в условиях кризиса Covid-19 выявил слабые стороны этих систем управления документами. В качестве примера он привёл имевший место в этом месяце случай, выявленный в рамках проводимого им исследования, когда работники, которым было приказано оставаться дома, не могли выполнять большую часть своей работы из-за того, что не могли получить доступ к необходимым им для этого документам. В другом случае работники были признаны «необходимыми» и им было приказано приходить в офис лишь потому, что иначе они не могли получить доступ к необходимым для работы документам.

Стратегическое мышление относительно управления документами

По словам Пельц-Шарпа, несмотря на все разговоры о модернизации и трансформации, системы управления документами занимали низкое место в списке приоритетных направлений деятельности. Он добавил, что по-прежнему доминируют унаследованные локальные системы, а их неуклюжие к в настоящему время несколько устаревшие элементы контроля и управления во многих случаях больше не соответствуют своему назначению. «В будущем любая организация должна мыслить стратегически об управлении документами и о том, как-то должно функционировать, чтобы быть неотъемлемой частью усилий по модернизации», - отмечает Пельц-Шарп. «Я слышу, как некоторые, по вполне понятным причинам, утверждают, что всё это можно решить посредством перехода в облако; но, моей точки зрения, это упрощенный подход, который на самом деле не решает ключевые проблемы».

Роли системной и информационной архитектуры и стратегического/полномасштабного управления информацией

Райан Смит (Ryan Smith) - бывший консультант по управлению информацией, ныне работающий старшим менеджером по маркетингу продуктов / OEM в компании OpenText,), - говорит, что его совет для организаций, которым жизнь вынудила действовать в условиях дистанционной рабочей среды и у которых есть потребность в управлении документами, заключается в том, что ключевые решения должны приниматься совместно представителями трёх критически-важных областей: системной архитектуры, информационной архитектуры и стратегического управления информацией (information governance).

Системная архитектура обеспечивает функционирование управления документами

По мнению Смита, под системной архитектурой понимается технология, используемая для реализации программы управления документами. Помимо хранения и организации контента, следует принять во внимание такие аспекты, как технологии удаленного доступа, безопасной коллективной работы и управления обеспечением исполнения законодательно-нормативных требований, которые особенно актуальны в сценариях работы на дому. Смит отмечает, что «Помимо этого, ИТ-службе необходимо будет найти баланс между затратами с одной стороны и безопасностью и соответствием требованиям с другой, одновременно обеспечивая адекватный уровень удобства работы для пользователей».

Информационная архитектура должна учитывать баланс вопросов информационной безопасности и соответствия деловых потребностям

По мнению Смита, под архитектурой в данном случае понимаются используемые в документных системах принципы (например, таксономии), которые обеспечивают управление документами в интересах организации. «Сюда входят способы разработки и организации сайтов, страниц, библиотек и папок, а также стратегии в отношении метаданных и соглашения о наименовании файлов и папок», - говорит Смит. «При принятии решения о том, насколько жесткими или гибкими должны быть таксономические стандарты, организациям необходимо сбалансировать информационную безопасность и соответствие требованиям к удобству использования системы и к доступности информации».

Мой комментарий: Приведу для справки некоторые международные определения понятия «таксономия»:
таксономия - основанная на общих качествах упорядоченная классификация вещей или понятий по группам в рамках более крупной системы

Источник: ISO/TR 23845:2020, п.3.7

таксономия - систематическая классификация объектов в рамках предметной области

Источник: ISO/IEC 25062:2006, п.A.25
Стратегическое управление информацией объединяет всё воедино

Как считает Смит, стратегическое управление информацией (information governance) определяет и обеспечивает исполнение правил для находящихся под управлением документов. Сюда входит, добавляет он, решение вопроса о том, где хранится информация, кто имеет к ней доступ, как долго она должна храниться, как её следует уничтожать либо передавать на архивное хранение, а также о том, какие установлены процессы и обязанности для обеспечения соблюдения этих правил. «Важно интегрировать стратегическое управление информацией в повседневные привычки сотрудников, так, чтобы это была общая ответственность», - подчёркивает Смит. «Тем не менее, должны быть также предусмотрены надзор и принуждение в такой степени, чтобы люди продолжали вести себя честно».

 «Хорошая новость заключается в том, что в этом нет ничего нового», - отмечает Смит. «По моему опыту, действия, предпринимаемые в этих трех областях – это как раз те действия, что исторически определяли успех программ управления документами. Однако в нынешней ситуации необходимость внедрения передовых практик в каждой из этих областей является более насущной, чем когда-либо прежде».

Почему документы являются неотъемлемой частью цепочки поставок

Нынешний кризис демонстрирует то, что всегда знали некоторые специалисты по управлению информацией - документы являются неотъемлемой частью цепочки поставок. По словам Пельц-Шарпа, у всех критически-важных деловых документов есть жизненный цикл. Этот цикл часто начинается за пределами организации и пересекает границы клиентов, партнеров, поставщиков и третьих сторон.

«Сегодня мы располагаем технологией для «новой волны управления информацией», но почти никто её не воспринял», - отмечает Пельц-Шарп. «Например, у нас есть решения на основе искусственного интеллекта для масштабной автоматизации многих, в настоящее время ручных операций. У нас есть технология блокчейна для поддержки коллективного использования информации. Стратегическое управление не должно быть серьёзной проблемой. Большая часть этой работы может быть автоматизирована интеллектуально. Большинство старых систем можно сравнительно легко и безопасно мигрировать. Широко доступной становится возможность кардинального повышения удобство работы пользователей, и плюс к тому возможность обеспечить безопасный и надежный доступ к любой информации, в любое время и из любого места».

Начните концентрировать внимание на критически-важных технических потребностях

По мнению Пельц-Шарпа, есть надежда, что из этой пандемии будут извлечены определенные уроки. Организациям пора перестать зацикливаться на тех технологиях, вокруг которых сегодня поднята наибольшая шумиха, и начать фокусировать своё внимание на критически-важных технологических проектах. «Технологии для решения существующих проблем широко доступны», - отмечает Пельц-Шарп. «Если чего не хватает для решения проблем, так это воли и предвидения; и, что особенно важно, знаний, навыков и опыта для того, чтобы проанализировать деловые потребности и эффективно модернизировать используемые подходы».

Опора на использование знакомых инструментов

Вице-президент по маркетингу компании AODocs Дэвид Джонс (David Jones) полагает, что причина, по которой многие считают, что их системы управления документами не работают должным образом, заключается в том, что многие организации придерживаются «палочного подхода» к мотивации. Им же, по его мнению, следовало бы использовать «морковку», «предоставляя либо те инструменты, которые уже используются сотрудниками, либо те, которые им больше всего нравятся, - а затем добавляя «за кулисами» функциональные блоки для управления документами и обеспечения исполнения законодательно-нормативных и иных требований, так, чтобы пользователи даже не знали об их существовании».

По словам Джонса. «опора на те инструменты, которые уже широко используются в массовом порядке, - подумайте о G-Suite, - это не вызывающий трений способ предоставления сотрудникам ИТ-решений, реализующих принципы управления документами и комплайнса, который не оказывает негативного влияния на удобство использования и производительность».

Дом Никастро (Dom Nicastro)

Источник: сайт CMSWire
https://www.cmswire.com/information-management/covid-19-further-exposes-document-management-weaknesses/#disqus_thread

Комментариев нет:

Отправка комментария