вторник, 12 мая 2020 г.

ИСО: Завершается работа над второй редакцией стандарта ISO 16175-1 функциональных требований к программному обеспечению для управления документами


21 апреля 2020 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о начале голосования по финальному проекту второй редакции стандарта ISO/FDIS 16175-1 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами - Часть 1: Функциональные требования и связанные с ними рекомендации для всех приложений, управляющих электронными документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records - Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records) объёмом 46 страниц, см. https://www.iso.org/standard/74294.html . Голосование завершится в конце мая, и в июне можно ждать официальной публикации стандарта.

Новая, существенно переработанная редакция, подготовленная техническим подкомитетом TC46/SC11 «Управление документами», заменит действующую сейчас редакцию ISO 16175-1:2010.

О работе над этим стандартом я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2019/03/iso-16175.html . Напомню, что параллельно продолжается работа над второй частью стандарта ISO 16175-2 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами - Часть 2: Руководство по отбору, проектированию, внедрению и эксплуатации программного обеспечения для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records - Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records), см. https://www.iso.org/standard/74293.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:74293:en

Во вводной части документа, в частности, сказано:
«В настоящем документе представлены, вместе с соответствующими пояснениями и рекомендациями по использованию, типовые высокоуровневые функциональные требования к любым программным приложениям, предназначенным для управления электронными документами. Вторая часть стандарта ISO 16175-2 содержит рекомендации по выбору / проектированию, внедрению и эксплуатации программного обеспечения для управления документами в организациях.

С точки зрения формулирования типовых функциональных требований, в настоящем документе не проводится различий между программными приложениями, используемыми для каких-либо деловых целей, и приложениями, специально предназначенными и спроектированными для управления документами.

В числе примеров деловых приложений можно назвать корпоративные системы управления контентом (Enterprise Content Management, ECM), а также приложения, в которых создание документов входит в состав их функциональных возможностей, такие, как системы управления контрактами (Contracts Management Systems), системы управления досье/заказами/запросами на обслуживание (Case Management Systems) или транзакционные системы.

По этой причине в документе повсеместно используется термин «деловые приложения», с намерением охватить всю совокупности приложений, которые управляют документами в качестве составной части их обычного функционирования.

Предполагается, что практически все деловые приложения генерируют данные, которые необходимы в качестве свидетельства / подтверждений деловых функций и процессов, для их последующего использования в справочных целях, - и, как таковые, эти приложения должны, помимо прочего, создавать документы, хранить их и управлять ими.

Целью настоящего документа является оказание помощи тем, кто разрабатывает и внедряет эти приложения, с выявлением и формулированием функциональных требований, помогающих обеспечить возможность использования создаваемым и хранящихся в таких приложениях данных в качестве адекватных документов деловых функций и процессов.

Помимо типовых высокоуровневых функциональных требований к управлению документами в деловых приложениях, настоящий документ содержит рекомендации по выявлению и удовлетворению потребностей в документах. Он направлен на то, чтобы:

а) помочь организациям понять требования к управлению электронными документами, затрагивающие используемые организациями программные приложения;

b) помочь ИТ-специалистам и специалистам в области основной деловой деятельности учесть связанные с документами соображения при проектировании и / или закупке приложений; и

c) оценить возможности существующих деловых приложений для управления документами, включая помощь в выявлении пробелов и областей риска в рамках текущих функциональных возможностей этих приложений.

Настоящий документ является частью комплекта руководств по внедрению документных систем, поддерживающих основной международный стандарт управления документами ISO 15489-1, в котором объясняются полезность и характеристики документных систем.

Основной целевой аудиторией настоящего документа являются специалисты, отвечающие за проектирование, разработку, закупку, анализ и/или внедрение программных приложений, такие, как бизнес-аналитики, разработчики приложений, архитекторы решений и лица, принимающие решения в области закупок информационных технологий. В состав целевой аудитория также входят специалисты по управлению документами, которые привлекаются к консультированию или оказанию помощи в таких процессах.

Область применения

В настоящем документе представлены, вместе с соответствующими рекомендациями, типовые высокоуровневые функциональные требования к программным приложениям, предназначенным для управления электронными документами (включая электронные копии аналоговых оригиналов), - будь то в качестве основной задачи приложения либо в качестве части [функциональных возможностей] приложения, которое в первую очередь предназначено для поддержки иных деловых функций и процессов.

В документе не рассматриваются:
  • функциональные требования к приложениям, которые управляют аналоговыми документами;

  • общие требования к проектированию, такие как подготовка отчётов, администрирование приложений и производительность;

  • требования к обеспечению долговременной сохранности электронных документов в специализированной среде обеспечения долговременной сохранности;

    Примечание: Типовые требования предназначены для того, чтобы поощрять развертывание приложений, не создающих препятствия для обеспечения долговременной сохранности документов. В этом плане некоторые из требований поддерживают цели обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

  • рекомендации по внедрению приложений, захватывающих документы и/или управляющих ими. Такие рекомендации, охватывающие программное обеспечение для управления документами во всех форматах, можно найти в стандарте ISO 16175-2.
Содержание документа следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Основные результаты управления документами и опции настройки
5. Высокоуровневые требования к программному обеспечению, управляющему электронными документами
6. Типовые функциональные требования к приложениям, которые управляют электронными документами
7. Понимание типовых функциональных требований
8. Использование типовых функциональных требований
Приложение A (справочное): Пример шаблона для документирования функциональных требований
Приложение B (справочное): Взаимосвязь принципов управления документами с типовыми функциональными требованиями
Библиография
Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/74294.html

Комментариев нет:

Отправка комментария