пятница, 1 мая 2020 г.

Эксперимент по кадровому электронному документообороту: Права и обязанности работодателей


Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» установил права и обязанности работодателей в связи с проведением эксперимента (ст.5).

Дату начала проведения эксперимента в организации работодатель определяет самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

До начала проведения эксперимента работодатель:
  • Утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

  • Определяет структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

  • Не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомляет каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте;

  • Формирует и утверждает список работников;

  • С учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такого представительного органа) принимает или вносит изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

  • Знакомит работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

  • Подготавливает и обсуждает с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ (при необходимости);

  • В целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».
При заключении трудового договора работодатель уведомляет лицо, поступающее на работу, о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента. Работодатель также уведомляет в письменной форме лицо, поступающее на работу, о его праве путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.

Работодатель обеспечивает защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. В случае прекращения деятельности (ликвидации) работодателя передача электронных документов, связанных с работой, в государственные или муниципальные архивы осуществляется в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

Мой комментарий: С моей точки зрения, авторы закона таким образом «подставляют» работодателя, поскольку всем известно, что в законодательстве об архивном деле у нас нет никаких норм, разъясняющих как обеспечивать сохранность электронных документов со сроком хранения 50 или 75 лет, и тем более нет порядка передачи их на государственное архивное хранение.

Разработчики закона также подставляют и архивистов, поскольку, ссылаясь на эту норму, при ликвидации организаций от государственных и муниципальных архивов будут требовать приема на хранение электронных документов.

Работодатель при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), предоставляет им соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом).

Заявления подаются работником в письменной форме или направляются в порядке, установленном работодателем, с использованием информационной системы работодателя либо по адресу электронной почты работодателя.

Направление работнику или лицу, поступающему на работу, уведомлений в форме электронного документа и ознакомление их с электронными документами, связанными с работой, осуществляются работодателем только в рабочее время.

Работодатель несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе "расходы по получению и использованию электронной подписи работника". Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Мой комментарий: Вопрос о том, кто будет нести расходы по обеспечению работников электронными подписями, весьма интересен. Дело в том, что, согласно новым нормам закона «Об электронной подписи», работники организации должны будут использовать свои подписи физических лиц. Сразу возникает проблема, насколько будет правомочно тратить деньги организации на оплату гражданам приобретения ими средств создания личных электронных подписей.

Мой комментарий: Работодателю, который захочет принять участие в эксперименте потребуется приложить достаточно много усилий, чтобы обеспечить нормативно-правовое и организационное обеспечение эксперимента. Будет интересно посмотреть, много ли организаций решаться принять участие в нём и что из этого получится.

Источник: Консультант Плюс
http://static.consultant.ru/obj/file/doc/fz_240420-1.pdf

Комментариев нет:

Отправка комментария